Formato XRechnung explicado: la factura electrónica en Alemania y cómo crear una XRechnung

¿Qué es la XRechnung?

La XRechnung es un formato de datos para facturas electrónicas que Alemania introdujo como estándar para facturar a su administración pública. Describe cada parte de la factura como un campo de datos propio: número de factura, periodo de prestación, tipo de IVA, condiciones de pago, datos bancarios. El software del destinatario lee estos campos y los procesa automáticamente.

Factura electrónica es el término general para cualquier factura que se emite, se transmite y se recibe en un formato estructurado que permite procesarla de forma automática. La XRechnung es una de las formas de cumplir ese requisito. Una factura en papel escaneada o un PDF normal no son facturas electrónicas, porque para el software su contenido son solo píxeles o texto sin significado.

Al ser un formato de datos puro, no tiene diseño. No hay tipografía, ni logotipo, ni maquetación de página. Esa es precisamente la idea: el destinatario decide si muestra la factura, la imprime o la pasa directamente a su contabilidad. Para que una persona pueda leerla hace falta un visor, del que hablamos más abajo.

El nombre es alemán: Rechnung significa factura. También verás grafías como X-Rechnung o xRechnung. Todas se refieren al mismo estándar. La grafía oficial es XRechnung, en una sola palabra.

Formato XRechnung: estructura, sintaxis y campos obligatorios

El formato funciona en dos niveles. Arriba está el modelo de datos semántico de la EN 16931, la lista de todos los elementos de una factura y su significado. Debajo está la sintaxis, la forma técnica de escribir esos elementos en XML. La XRechnung concreta el modelo para Alemania, añade reglas propias y admite dos sintaxis.

Una es UBL 2.1 y la otra UN/CEFACT CII. Las dos son igual de válidas y describen el mismo contenido. Así que, al crear una XRechnung, no eliges entre dos significados, sino solo entre dos formas de escribirlo. Los destinatarios de la administración pública alemana tienen que poder procesar ambas.

Además de los datos que toda factura necesita según la normativa del IVA, el estándar exige cinco datos adicionales. Precisamente estos cinco son el motivo más habitual por el que una factura se rechaza al primer intento.

Cada versión del estándar incluye un conjunto de reglas de validación. Con ellas, un validador detecta no solo campos que faltan, sino también combinaciones incoherentes, por ejemplo una cuota de IVA que no coincide con la suma de las líneas. El estándar se actualiza con regularidad y se publica en versiones, cada una con un periodo de validez fijo. Si usas un software para crearla, comprueba qué versión genera.

¿Qué aspecto tiene una XRechnung? Un ejemplo XML

Si abres el archivo en un editor de texto, verás XML: elementos anidados con nombres descriptivos y los valores entre ellos. No es una lectura cómoda, pero es la factura en sí. Legalmente, este archivo es el original, no su copia impresa.

Este es un extracto abreviado del comienzo de una XRechnung en sintaxis CII. Muestra el identificador del estándar, el número de factura, el tipo de factura y la fecha de emisión:

<rsm:CrossIndustryInvoice>
  <rsm:ExchangedDocumentContext>
    <ram:GuidelineSpecifiedDocumentContextParameter>
      <ram:ID>urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:xeinkauf.de:kosit:xrechnung_3.0</ram:ID>
    </ram:GuidelineSpecifiedDocumentContextParameter>
  </rsm:ExchangedDocumentContext>
  <rsm:ExchangedDocument>
    <ram:ID>INV-2026-0142</ram:ID>
    <ram:TypeCode>380</ram:TypeCode>
    <ram:IssueDateTime>
      <udt:DateTimeString format="102">20261002</udt:DateTimeString>
    </ram:IssueDateTime>
  </rsm:ExchangedDocument>
  ...
</rsm:CrossIndustryInvoice>

El código de tipo 380 identifica una factura comercial, y la fecha sigue el patrón año, mes, día. Una factura completa continúa con emisor, comprador, líneas, desglose de IVA y totales, cada uno en su propio elemento. Para facilitar la lectura, aquí se omiten las declaraciones de espacios de nombres del inicio del archivo.

Para revisar una factura a simple vista se usa un visor. Presenta los datos en una vista de factura habitual, con encabezado, líneas y totales. Muchos programas de facturación, los portales de la administración y varias herramientas gratuitas incluyen uno. Solo conviene tener clara la diferencia: la vista es una representación, los datos son la factura.

Si facturas a clientes que todavía no pueden procesar el formato, en la práctica sueles enviar ambas cosas: el archivo XML adjunto para su procesamiento y una versión legible para la persona que la aprueba. Para el archivo y la conservación, lo que cuenta es el archivo estructurado.

XRechnung frente a ZUGFeRD: la diferencia

Ambos formatos cumplen la EN 16931, pero siguen enfoques distintos. La XRechnung es un archivo de datos puro. ZUGFeRD es un formato híbrido: un PDF con los mismos datos incrustados en XML. La persona ve el PDF y el software lee el XML que lleva dentro. Su equivalente francés, Factur-X, es técnicamente idéntico.

Si necesitas trabajar con ambos, guíate por lo que necesita el destinatario, no por preferencias personales. Los clientes públicos alemanes indican el formato y el Leitweg-ID en los pliegos de la licitación, y las empresas se quedan con lo que su contabilidad puede procesar.

¿Las empresas de fuera de Alemania tienen que usar la XRechnung?

Hay dos casos distintos. En las facturas a organismos federales alemanes, la factura electrónica es obligatoria desde el 27 de noviembre de 2020, y la XRechnung es el formato esperado. Esto se aplica con independencia de dónde esté el proveedor, salvo algunas excepciones, como los pedidos directos de importe reducido. Los estados federados y los municipios tienen sus propias normas, por lo que los umbrales y los portales varían. Si ganas un contrato público, los requisitos figurarán en la licitación.

En la facturación entre empresas, las normas alemanas solo afectan a las operaciones entre empresas establecidas en Alemania. Desde el 1 de enero de 2025, todas ellas tienen que poder recibir facturas electrónicas, sin periodo de transición ni umbral de facturación. La emisión se introduce de forma gradual. Para 2025 y 2026, las facturas aún pueden enviarse en papel o, con el consentimiento del destinatario, en PDF. En 2027, esta excepción solo se aplica si la facturación del año anterior no superó los 800.000 €. A partir de 2028, la factura electrónica es obligatoria en todas las operaciones B2B nacionales.

Según el Ministerio Federal de Finanzas alemán, las empresas sin domicilio social, sede de dirección ni establecimiento permanente en Alemania no están obligadas a emitir facturas electrónicas. Un estudio de diseño de Valencia que factura a un cliente de Múnich puede seguir enviando PDF.

En la práctica, esto es solo la mitad de la historia. Tus clientes alemanes han preparado su contabilidad para facturas estructuradas, y muchos prefieren recibir una XRechnung a tener que teclear un PDF en su sistema. Poder enviarla cuando te la pidan te convierte en un proveedor con el que es más fácil trabajar, y no te cuesta nada si tu programa de facturación ya genera el formato.

La factura electrónica en Europa: ¿la XRechnung sirve en otros países?

Como tal, no. La XRechnung es un formato alemán, pero la idea que hay detrás es europea. Según la directiva de la UE sobre facturación electrónica en la contratación pública, las administraciones de todos los Estados miembros deben aceptar facturas conformes a la EN 16931. Cada país lo aplica a su manera. Francia acepta Factur-X entre otros formatos, España usa Facturae para facturar al sector público, y muchos países intercambian facturas a través de la red Peppol.

El siguiente paso ya está decidido. Con el paquete de la UE «El IVA en la era digital», conocido como ViDA, la factura electrónica pasará a ser obligatoria en las operaciones B2B transfronterizas dentro de la UE a partir del 1 de julio de 2030. Hasta entonces se aplican las normas nacionales. En la práctica, una XRechnung te sirve para tus clientes alemanes, pero no cubre automáticamente las facturas a Francia, Italia o España.

Cómo crear una XRechnung

Hay tres formas de hacerlo, y se diferencian sobre todo en el esfuerzo que exige cada factura. La primera es introducir la factura en un portal. El Gobierno federal y los estados federados ofrecen formularios en línea en los que se rellena la factura campo a campo. No cuesta nada y sirve para un puñado de facturas al año. Primero hay que registrarse, y en cada nueva factura vuelves a teclearlo todo.

La segunda es convertir facturas existentes con un conversor. Parece cómodo, pero tiene trampa: un conversor solo puede adivinar los datos de un PDF, no leerlos con fiabilidad. Alguien tiene que revisar igualmente lo que acaba en los campos. Como solución permanente es la vía más cara, porque la revisión de errores nunca desaparece.

La tercera es un programa de facturación que genere el formato directamente. Creas la factura como siempre y el software genera el archivo estructurado y lo envía. Es la única vía que no se encarece a medida que crece el número de facturas, y tiene una segunda ventaja: los datos salen del sistema en el que se generan de todos modos.

Elijas la vía que elijas, valida el archivo antes de enviar tu primera factura real, y para ello no tienes que comprar nada. La herramienta oficial es el validador de la KoSIT, publicado por la misma oficina que mantiene el estándar. Es de libre acceso y comprueba un archivo con las reglas de la versión vigente, aunque se ejecuta en local, en tu propio ordenador. Los validadores en línea son más cómodos: subes el archivo XML y recibes al momento una lista de errores. Además, los portales de facturación federales comprueban cada factura antes de aceptarla. Cuando allí se rechaza una factura, casi siempre se debe a que falta la referencia del comprador, a datos de pago incompletos o a totales que no cuadran.

Cinco errores por los que se rechaza una primera XRechnung

Falta la referencia del comprador

Es el motivo más habitual de rechazo. En los clientes públicos, la referencia del comprador es el Leitweg-ID, y no va en la carta de presentación, sino en un campo específico. Si la escribes en el asunto o en el pie de página, para las reglas de validación no existe.

Datos de pago como texto libre

En una factura en papel basta con «pagadero en 14 días en la cuenta indicada abajo». En una XRechnung, vencimiento, IBAN y forma de pago son campos de datos separados. Una frase en el pie de página es invisible para el software, y la factura no supera la validación.

Totales que no cuadran

Como cada línea lleva su propio tipo de IVA, los totales de línea, las cuotas de IVA y el importe total tienen que coincidir exactamente. Las pequeñas diferencias de redondeo pasan desapercibidas en un PDF, pero la validación las detecta de inmediato. Un software que redondea por línea y otro que redondea sobre el total llegan a resultados distintos.

Se olvida el periodo de prestación

El periodo de prestación es obligatorio en los servicios y se olvida a menudo, porque las plantillas de factura tradicionales solo lo mencionan de pasada. Si generas las líneas a partir del tiempo registrado, se incluye automáticamente.

Se archiva la copia impresa en lugar del archivo

La factura no es la copia impresa ni la vista legible, sino el archivo estructurado. Debe conservarse sin cambios, en un sistema donde puedas volver a encontrarlo. Una carpeta con vistas impresas no cumple este requisito.

¿Qué software para la XRechnung?

No hay una única respuesta correcta, pero cinco preguntas te dirán si un programa está a la altura. Separan el software que domina de verdad el formato de las herramientas que solo generan un PDF con «factura electrónica» en el nombre del archivo.

1. ¿El software genera un archivo XML real? Deberías poder verlo y descargarlo. Si solo obtienes un PDF, no tienes una XRechnung.
2. ¿El proveedor se mantiene al día con las nuevas versiones del estándar? El estándar se actualiza con regularidad y cada versión solo es válida durante un tiempo. Pregunta qué versión genera hoy el software.
3. ¿Hay un campo para la referencia del comprador? Importa sobre todo si entre tus clientes hay organismos públicos. Allí la referencia del comprador se llama Leitweg-ID y es obligatoria en cada factura según el artículo 5 del Reglamento alemán de facturación electrónica (E-Rechnungsverordnung).
4. ¿Cómo llega la factura al destinatario? ¿Puede enviarse directamente por correo con el archivo adjunto, o exportas un archivo y lo reenvías tú?
5. ¿De dónde salen los datos de la factura? Es la pregunta con más impacto en el día a día. Si las líneas se generan a partir de proyectos y del tiempo registrado, desaparece la mitad del trabajo, porque nadie copia horas de una hoja de cálculo a un formulario de factura.

Solo después deberían entrar en juego el precio y las condiciones del contrato. Un software barato que solo genera un PDF en lugar de un archivo estructurado te costará más de lo que ahorraste la primera vez que te rechacen una factura. Lo mismo vale para un software empresarial que hace bien todo lo demás, pero cuyo módulo de facturación solo produce PDF.

Ejemplo: crear una XRechnung con Unusual Suite

Unusual Suite no es solo un programa de facturación, sino un software empresarial en el que contactos, proyectos, documentos, horas y facturas están en el mismo sistema. Para la XRechnung, esto importa por una razón: la factura se crea donde se documentó el trabajo.

En un borrador de factura eliges un proyecto y un periodo, defines el redondeo, y las entradas del control de horas por proyecto se convierten en líneas de factura. No se teclea nada, y las líneas siguen vinculadas al proyecto. En las empresas de servicios, este paso es el que de verdad se come el tiempo de la facturación.

Igual de importante es lo que el software no hace. No genera PDF ZUGFeRD, no tiene conexión con la red Peppol y no incluye un validador para facturas de terceros. Las facturas recibidas se guardan como documentos y pueden encontrarse mediante la búsqueda de texto completo con OCR, pero sus datos XML no se leen. Para un procesamiento específico de facturas recibidas necesitarás otra herramienta. Unusual Suite se centra en las facturas entre empresas. Si facturas con regularidad a organismos públicos alemanes, aclara antes cómo llega el Leitweg-ID a la factura.

Conclusión: primero entender el formato, después elegir la herramienta

La XRechnung no es un formulario más, sino otra forma de entregar la misma factura: como datos estructurados en lugar de una imagen. Una vez claro esto, el resto de decisiones es sencillo. El formato depende del destinatario, los campos obligatorios están definidos y las reglas de validación son públicas.

Para una empresa de fuera de Alemania, la pregunta no es tanto si está obligada como qué esperan sus clientes. Las empresas alemanas ya tienen que poder recibir facturas electrónicas, y a partir del 1 de enero de 2027 muchas también las emitirán. Los proveedores que pueden enviar una XRechnung encajan sin fricciones en estos procesos. Tiene sentido probar el proceso una vez con una factura real en lugar de esperar a que un cliente te lo pida.