Unusual Suite unterstützt Mehrbenutzerumgebungen, in denen Personen Daten gemeinsam nutzen, aber unterschiedliche Zugriffsebenen haben. Zwei Mechanismen steuern, was jeder Benutzer sehen und tun kann: Rollen (welche Datensätze ein Benutzer verwalten kann) und Profile (welche Datentypen und Felder ein Benutzer lesen oder ändern kann).
Rollen spiegeln Ihre Teamhierarchie wider. Sie können einem Benutzer eine oder mehrere Rollen zuweisen, und eine Rolle kann einer anderen Rolle unterstellt sein. Eine Rolle erbt Berechtigungen von allen Rollen, die ihr unterstellt sind — die Vererbung erfolgt entlang der Kette.
Datensätze wie Kontakte, Organisationen, Projekte und Tätigkeiten können einen Eigentümer haben. Wer einen Datensatz verwalten kann, hängt davon ab, ob ein Eigentümer festgelegt ist:
Rollen geben Ihnen eine vertikale Sicht auf Ihre Daten — sie bestimmen, welche Datensätze eines Typs Sie erreichen können.
Benutzer A hat die Rolle CTO. Benutzer B hat die Rolle SW-Ingenieur. Die Rolle SW-Ingenieur ist der Rolle CTO unterstellt. Benutzer A ist Eigentümer der Tätigkeit Mittagessen mit Kunde; Benutzer B ist Eigentümer der Tätigkeit Projektstatusbericht.
Benutzer A kann beide Tätigkeiten sehen und verwalten, weil SW-Ingenieur der Rolle CTO unterstellt ist. Benutzer B kann nur Projektstatusbericht sehen und verwalten, weil die Rolle von Benutzer B nicht über der Rolle von Benutzer A in der Hierarchie steht.
Profile steuern, was Sie mit jedem Datensatztyp tun können — ob Sie ihn lesen, bearbeiten oder hinzufügen oder löschen dürfen. Sie können auch den Zugriff auf Feldebene steuern: Zum Beispiel kann das Feld Projektwert für ein Profil beschreibbar und für ein anderes schreibgeschützt sein. Ein Benutzer kann ein oder mehrere Profile zugewiesen bekommen, und seine aktiven Berechtigungen sind die kombinierte Obermenge aller zugewiesenen Profile.
Profile geben Ihnen eine horizontale Sicht auf Ihre Daten — sie bestimmen, auf welche Felder und Datensatztypen Sie zugreifen können.
Profil Vertrieb kann das Feld Projektwert bei Projekten lesen und schreiben. Profil Engineering kann dieses Feld nur lesen. Benutzer A hat das Profil Vertrieb; Benutzer B hat das Profil Engineering. Beide Benutzer können Projekt P1 lesen. Benutzer A setzt Projektwert bei P1 auf 99 €. Benutzer B kann diesen Wert sehen, aber nicht ändern.
Einige Datentypen unterliegen strengeren Eigentümerschaftsregeln. Zeiterfassungseinträge können nur von ihrem Eigentümer und von Benutzern verwaltet werden, deren Rolle der Rolle des Eigentümers übergeordnet ist.
E-Mail-Konten funktionieren wie folgt: Hat ein E-Mail-Konto einen Eigentümer, können der Eigentümer und alle Benutzer mit dem Profil Administrator es verwalten. Ist kein Eigentümer zugewiesen, können es nur Benutzer mit dem Profil Administrator verwalten.
Benutzer können nicht gelöscht werden — historische Daten müssen konsistent bleiben. Sie können sie stattdessen deaktivieren. Wenn Sie einen Benutzer deaktivieren, werden alle seine Rollen und Profile entfernt. Alle aktiven Datensätze in seinem Besitz werden auf einen anderen Benutzer übertragen, den Sie vor dem Start des Vorgangs auswählen müssen.
Zu aktiven Datensätzen zählen: Projekte in einer nicht abgeschlossenen Phase, Issues in einer nicht abgeschlossenen Phase, Tickets in einer nicht abgeschlossenen Phase, nicht abgeschlossene Tätigkeiten sowie alle Kontakte und Organisationen.
Nicht geteilte E-Mails und E-Mail-Konten im Besitz des deaktivierten Benutzers werden entfernt. Sobald ein Benutzer deaktiviert ist, kann er nicht mehr als Eigentümer eines Datensatzes festgelegt werden.
Die Übertragung der Eigentümerschaft aktiver Datensätze kann Workflows auslösen. Erwägen Sie, die betreffenden Workflows vorübergehend zu deaktivieren, bevor Sie den Benutzer deaktivieren.
Nur Benutzer mit dem Profil Administrator können benutzerdefinierte Felder verwalten.