Workflows

Workflows sind wiederverwendbare, automatisierte Aktionspunkte, die einmalig oder nach einem Wiederholungsplan ausgeführt werden. Unusual Suite nutzt Workflows zum Importieren und Exportieren von Daten, zum Benachrichtigen von Benutzern über Eigentümer- oder Verantwortlichkeitsänderungen sowie zum Bereinigen veralteter E-Mails.

Einen neuen Workflow erstellen

1. Wechseln Sie zum Modul Konfiguration und wählen Sie Workflows im Dropdown oben links.
2. Klicken Sie auf das Symbol 'Hinzufügen' , um den Workflow-Vorlagenbrowser zu öffnen.
3. Um eine Vorlage zu finden, geben Sie einen Namen in das Suchfeld oben links ein oder wählen Sie eine Kategorie aus dem Dropdown oben rechts.
4. Klicken Sie auf die gewünschte Workflow-Vorlage und vergeben Sie einen Namen.
5. Konfigurieren Sie die erforderlichen Parameter — diese sind mit einem Unterstrich gekennzeichnet. Klicken Sie auf jeden Parameter, um ihn zu bearbeiten.
6. Falls der Workflow einen zusätzlichen Authentifizierungsschritt erfordert, führen Sie diesen wie angezeigt durch.
7. Klicken Sie auf das Symbol 'Speichern' oben rechts, um den Workflow zu speichern.
8. Klicken Sie im Power-Grid auf die Umschalttaste links neben dem Workflow-Eintrag, um ihn zu aktivieren.

Wichtig: Ein Workflow tut nichts, bis er aktiviert ist. Vergessen Sie nicht, den Umschalter nach dem Speichern einzuschalten.

Import-Workflows

Die folgenden Importquellen stehen zur Verfügung:

• Mailchimp: Kontakte importieren.
• Mailerlite: Kontakte importieren.
• Apple iCloud, Google oder Microsoft 365: Kontakte importieren (es werden nur Kontakte mit einer E-Mail-Adresse importiert) und Kalendereinträge als Unusual Suite-Tätigkeiten importieren.

Export-Workflows

Die folgenden Exportziele stehen zur Verfügung:

• Google Kalender oder Microsoft 365 Kalender: Tätigkeiten exportieren.
• Apple iCloud, Google oder Microsoft 365: Kontakte exportieren.

Umgang von Imports mit doppelten und vorhandenen Datensätzen

Alle Import-Workflows verwenden einen etag-ähnlichen Mechanismus: Es werden nur neue oder geänderte Datensätze verarbeitet. Bereits importierte Datensätze werden nicht erneut importiert.

Wenn Sie einen Import-Workflow löschen, haben Sie die Möglichkeit, die durch diesen Workflow importierten Datensätze zu löschen. Datensätze, die bereits vor dem Import in der Unusual Suite-Datenbank vorhanden waren oder durch den Import nur geändert (nicht erstellt) wurden, sind von dieser Löschung nicht betroffen.

Umgang von Exports mit gelöschten Datensätzen

Export-Workflows löschen einen Datensatz im Zielsystem, wenn dieser Datensatz in Unusual Suite gelöscht wird. Es werden jedoch nur Datensätze dort gelöscht, die ursprünglich von Unusual Suite erstellt und an das Zielsystem exportiert wurden. Datensätze im Zielsystem, die Unusual Suite nicht erstellt hat, werden durch einen Export-Workflow niemals gelöscht.