E-Rechnungs­pflicht: Fristen, Ausnahmen und was für Klein­unternehmer gilt

Was die E-Rechnungs­pflicht verlangt

Der Gesetzgeber hat mit dem Wachstumschancengesetz den Rechnungsbegriff in § 14 UStG neu gefasst. Seither unterscheidet das Umsatzsteuerrecht zwei Sorten von Rechnungen. Eine E-Rechnung wird in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen und erlaubt eine automatische Verarbeitung. Alles andere heißt sonstige Rechnung, und darunter fällt die Papierrechnung genauso wie das PDF im Mailanhang.

Maßstab für das Format ist die europäische Norm EN 16931. In Deutschland erfüllen zwei Formate sie sicher: die XRechnung als reine Datendatei und ZUGFeRD als PDF mit eingebetteten Daten. Auch andere Formate sind zulässig, solange sie die Norm erfüllen oder die nötigen Angaben richtig und vollständig in das Format der Norm überführt werden können.

Der Unterschied ist keine Formsache. Ein eingescanntes Blatt und ein normales PDF bestehen aus Bildpunkten oder aus Text ohne Bedeutung. Eine Software kann daraus keinen Rechnungsbetrag lesen, sondern höchstens raten. Genau das soll die Pflicht abschaffen, denn am Ende steht ein steuerliches Ziel: Umsätze sollen maschinell abgleichbar werden.

Ab wann gilt die E-Rechnungs­pflicht für Sie?

Die Pflicht ist kein einzelnes Datum, sondern eine Treppe mit drei Stufen. Eine davon liegt bereits hinter uns.

Die meisten Übersichten im Netz zählen genau diese Jahreszahlen auf und lassen den Leser selbst zuordnen. Das hilft wenig, wenn man in seinem Betrieb steht und wissen will, was für den nächsten Januar zu tun ist. Zwei Angaben genügen, um Ihren eigenen Stichtag zu finden.

Die folgende Tabelle zeigt dieselben Regeln im Überblick, samt der Fälle, die in den zwei Fragen oben nicht vorkommen.

Der Zusatz „inländisch“ ist dabei keine Floskel. Als inländisch gilt ein Unternehmen, das Sitz, Geschäftsleitung oder eine am Umsatz beteiligte Betriebsstätte in Deutschland hat. Wer an ein Unternehmen im Ausland fakturiert, fällt nicht unter die Pflicht, auch wenn der Kunde eine E-Rechnung natürlich verlangen darf.

Zwei weitere Dinge sind leicht zu übersehen. Erstens ist die Papierrechnung während der Übergangszeit immer erlaubt, das PDF dagegen nur, wenn der Empfänger zustimmt. Zweitens entscheidet der Umsatz des Rechnungsstellers, nicht der des Kunden. Wer 2026 die Grenze von 800.000 Euro reißt, stellt ab Januar 2027 um, auch wenn die Kunden noch Papier akzeptieren würden.

Empfangen müssen Sie schon heute

Der Teil der Pflicht, der sofort greift, wird am häufigsten übersehen, weil er so unspektakulär ist. Seit Anfang 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen entgegennehmen können. Ausnahmen sind dafür ausdrücklich nicht vorgesehen, weil sie nach Auffassung des Bundesfinanzministeriums nur neue Abgrenzungsfragen schaffen würden.

Die gute Nachricht steckt in der Formulierung. Verlangt wird die Fähigkeit zum Empfang, nicht die Anschaffung einer Software. Ein einfaches E-Mail-Postfach genügt bereits, und die Beteiligten dürfen jeden anderen Weg vereinbaren, der ihnen passt. Wer heute Rechnungen per Mail bekommt, erfüllt diesen Teil also längst.

Ein Punkt dreht die übliche Erwartung um. Für eine E-Rechnung braucht der Absender Ihre Zustimmung nicht. Zustimmungspflichtig ist der umgekehrte Fall, also das PDF oder ein anderes nicht normkonformes elektronisches Format. Sie können eine E-Rechnung damit nicht abwehren, indem Sie sie nicht haben wollen.

Wer von der E-Rechnungs­pflicht ausgenommen ist

Die Pflicht greift nur, wenn überhaupt eine umsatzsteuerliche Pflicht zur Rechnungsstellung besteht. Damit fallen Rechnungen an Endverbraucher heraus und ebenso die meisten steuerfreien Umsätze nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG, etwa steuerfreie Finanzdienstleistungen oder die Vermietung von Wohnraum. Darüber hinaus nennt das Gesetz fünf Fälle, in denen auch weiterhin eine sonstige Rechnung genügt:

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto nach § 33 UStDV. Das ist die Ausnahme mit dem größten Praxisanteil.
• Fahrausweise, die nach § 34 UStDV als Rechnung gelten.
• Leistungen von Kleinunternehmern nach § 34a UStDV, dazu gleich mehr.
• Leistungen an juristische Personen, die keine Unternehmer sind, also zum Beispiel an viele Vereine oder an staatliche Einrichtungen.
• Bestimmte Leistungen an Endverbraucher im Zusammenhang mit einem Grundstück.

Wichtig ist die Leserichtung dieser Liste. Sie erlaubt Ihnen, weiter eine sonstige Rechnung zu stellen, sie verbietet die E-Rechnung aber nicht. Wer seine Abläufe ohnehin umstellt, kann auch Kleinbeträge elektronisch abrechnen und spart sich die Fallunterscheidung im Alltag.

E-Rechnungs­pflicht für Klein­unternehmer

Für Kleinunternehmer nach § 19 UStG gilt eine Sonderregel, die oft zur Hälfte zitiert wird. Richtig ist: Sie sind vom Ausstellen einer E-Rechnung befreit, dauerhaft und nicht nur während der Übergangszeit, weil Leistungen von Kleinunternehmern nach § 34a UStDV ausgenommen sind. Ebenso richtig ist: Sie müssen E-Rechnungen empfangen können, und zwar seit Anfang 2025 wie jedes andere Unternehmen auch. Dafür genügt ein E-Mail-Postfach.

Eine Stolperstelle liegt im Wechsel der Besteuerungsform. Wer die Kleinunternehmerregelung verlässt und zur Regelbesteuerung wechselt, ist ab diesem Zeitpunkt unter den übrigen Voraussetzungen auch zur Ausstellung verpflichtet. Das passiert selten geplant, sondern meist dann, wenn das Geschäft wächst und die Umsatzgrenze fällt. Wer sein Rechnungswesen vorher schon elektronisch aufgestellt hat, merkt von diesem Wechsel nichts.

Was passiert, wenn Sie keine E-Rechnung ausstellen?

Diese Frage wird oft gestellt und selten ehrlich beantwortet. Es gibt kein eigenes Bußgeld für eine Rechnung im falschen Format, und das Bundesfinanzministerium droht in seinen Erläuterungen keine Sanktion an. Wer daraus schließt, dass nichts passiert, verwechselt allerdings Strafe mit Folge.

Die Folge steht im Nebensatz: Solange eine sonstige Rechnung ausgestellt werden darf, gilt sie für den Vorsteuerabzug weiterhin als ordnungsmäßige Rechnung. Nach Ablauf der Übergangsfrist fällt diese Absicherung weg. Das Risiko landet dann vor allem bei Ihrem Kunden, der aus einer nicht ordnungsmäßigen Rechnung keine Vorsteuer ziehen will.

Praktisch heißt das: Der Druck kommt nicht vom Finanzamt, sondern vom Geschäftspartner, der Ihre Papierrechnung zurückschickt. Bei einer konkreten Rechnung, bei der Sie unsicher sind, fragen Sie Ihre Steuerberatung. Dieser Ratgeber ersetzt keine steuerliche Beratung.

Wie lange Sie eine E-Rechnung aufbewahren müssen

Mit der Pflicht ändert sich auch, was Sie eigentlich aufbewahren. Nach § 14b Absatz 1 UStG muss jede Rechnung, die Sie stellen oder bekommen, acht Jahre lang archiviert bleiben. Bei einer E-Rechnung gilt das zumindest für den strukturierten Teil, und der muss unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegen.

Der Ausdruck ist damit ein Hilfsmittel und kein Beleg. Wer die Datei in einem Mailpostfach liegen lässt und sich auf den Papierstapel im Ordner verlässt, erfüllt die Anforderung nicht. Praktisch gehört die Datei in ein System, in dem sie unverändert und wiederauffindbar liegt.

E-Rechnung korrigieren: Gutschriften und Berichtigungen

Ein Detail geht in fast allen Übersichten unter, kostet aber im Alltag Nerven. Wenn eine E-Rechnung falsch war, muss die Berichtigung ebenfalls als E-Rechnung erfolgen, und zwar mit dem dafür vorgesehenen Rechnungstyp. Eine korrigierte Papierrechnung zu einer elektronischen Originalrechnung passt formal nicht zusammen.

Während der Übergangsfristen ist das noch entspannt, denn in dieser Zeit darf eine Berichtigung auch ohne E-Rechnung vorgenommen werden. Danach gilt die strengere Regel. Erlaubt bleibt allerdings ein Weg, den viele nicht kennen: Sie dürfen einzelne Positionen auch in einer späteren E-Rechnung berichtigen, solange sich das Berichtigungsdokument eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung bezieht.

Für die Praxis heißt das vor allem eines: Das Programm, das Ihre Rechnungen schreibt, sollte auch Korrekturen im selben Format ausgeben können. Wer das erst merkt, wenn die erste Reklamation auf dem Tisch liegt, korrigiert im Zweifel von Hand. In Unusual Suite übernimmt das die Funktion Rechnung berichtigen: Sie erzeugt eine elektronische Gutschrift, die auf die ursprüngliche Rechnung verweist, statt die alte Rechnung zu ändern.

Was Sie jetzt für die E-Rechnungs­pflicht tun sollten

Der Zeitplan sieht entspannter aus, als er ist. Wer 2026 über der Umsatzgrenze liegt, hat bis zur ersten Pflichtrechnung nur noch wenige Monate, und in dieser Zeit muss ein Ablauf entstehen, der jeden Monat funktioniert. Vier Schritte reichen für den Anfang.

Erstens den Empfang prüfen. Legen Sie eine feste Adresse für Rechnungseingänge fest und klären Sie, wer dort hineinschaut. Das ist in einer halben Stunde erledigt, und der Teil der Pflicht, der heute schon gilt, ist damit abgehakt.

Zweitens den eigenen Umsatz nachsehen. Die Grenze von 800.000 Euro entscheidet über ein ganzes Jahr Aufschub. Diese Zahl kennt Ihre Buchhaltung, und sie gehört in die Planung, nicht ins Bauchgefühl.

Drittens das Rechnungsprogramm ansehen. Erzeugt Ihre Software eine echte strukturierte Datei, oder nur ein PDF mit dem Wort E-Rechnung im Namen? Wer ohnehin wechselt, sollte auch fragen, woher die Rechnungsdaten kommen. Ein Rechnungsprogramm, das Positionen aus erfassten Projektzeiten bildet, spart im Alltag mehr Zeit als jede Formatdiskussion. Welche Arten von Programmen es überhaupt gibt, steht in unserem Überblick zur E-Rechnung Software.

Viertens die Stammdaten aufräumen. Eine E-Rechnung fällt durch, wenn Pflichtfelder fehlen, und die häufigsten Lücken stecken nicht in der Software, sondern in den Kundendaten: veraltete Anschriften, fehlende Rechtsform, keine hinterlegte Mailadresse für den Rechnungsversand.

Unusual Suite ist eine Unternehmenssoftware, in der Kontakte, Projekte, Dokumente, Zeiten und Rechnungen im selben System liegen. Rechnungen werden nach dem XRechnung-Standard in der Syntax CII erzeugt und lassen sich direkt per Mail verschicken. Ebenso wichtig ist, was nicht enthalten ist: ein ZUGFeRD-PDF erzeugt die Software nicht, einen Anschluss an das Peppol-Netz gibt es nicht, und eingehende Rechnungen werden als Dokument abgelegt und durchsuchbar gemacht, ihre XML-Daten aber nicht ausgelesen. Der Schwerpunkt liegt auf Rechnungen zwischen Unternehmen. Wer regelmäßig an öffentliche Auftraggeber fakturiert, klärt vorab, wie die Leitweg-ID in die Rechnung kommt, denn sie gehört nach § 5 der E-Rechnungsverordnung des Bundes in jede Behördenrechnung.

Fazit: die elektronische Rechnung früh umstellen

Die E-Rechnungspflicht ist kein einzelnes Datum, sondern eine Treppe. Eine Stufe liegt hinter uns, nämlich der Empfang seit Anfang 2025. Zwei liegen vor uns, und welche davon Sie zuerst trifft, entscheidet Ihr Vorjahresumsatz.

Wer erst zum Stichtag umstellt, tut das unter Druck und in der Regel im laufenden Geschäft. Wer vorher eine einzige echte Rechnung elektronisch durch den ganzen Ablauf schickt, findet die Stolperstellen dann, wenn sie nichts kosten. Das ist der eigentliche Rat dieses Ratgebers, und er gilt unabhängig davon, welches Programm Sie am Ende nehmen.