E-Rechnung Software: Elektronische Rechnungen erstellen, Pflichten und Formate

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das die automatische Verarbeitung durch Buchhaltungssysteme ermöglicht. Maßgeblich ist die europäische Norm EN 16931: Sie definiert, welche Rechnungsdaten in welcher Form als maschinenlesbarer Datensatz vorliegen müssen.

Wichtig ist die Abgrenzung, denn nicht alles, was digital verschickt wird, ist eine E-Rechnung. Ein PDF im Mail-Anhang, ein eingescanntes Papierdokument oder ein Word-Dokument zählen nicht dazu: Diese Formate kann ein Mensch lesen, eine Buchhaltungssoftware aber nicht zuverlässig auswerten. Eine echte E-Rechnung ist dagegen ein strukturierter XML-Datensatz nach EN 16931, zum Beispiel im Format XRechnung oder ZUGFeRD. Eine Software zum Rechnungen schreiben muss diesen Datensatz also erzeugen können.

Der praktische Unterschied zeigt sich beim Empfänger: Statt Rechnungsdaten abzutippen oder per Texterkennung zu raten, übernimmt das System Beträge, Steuersätze und Positionen direkt. Das reduziert Erfassungsfehler, beschleunigt Freigaben und verkürzt damit oft auch die Zeit bis zur Zahlung.

E-Rechnungspflicht: Wer muss ab wann elektronische Rechnungen erstellen?

Die Pflicht kommt in Stufen. Für Unternehmen in Deutschland gilt im Kern:

• Öffentliche Auftraggeber (B2G): Wer Rechnungen an Behörden und öffentliche Einrichtungen stellt, muss bereits seit Längerem elektronische Rechnungen einreichen, in der Regel als XRechnung.
• Seit 1. Januar 2025: Alle inländischen Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können, ohne Übergangsfrist. Ein E-Mail-Postfach reicht dafür formal aus, die Verarbeitung übernimmt die Software.
• Übergangsfristen beim Versand: Papier- und einfache PDF-Rechnungen sind im B2B-Geschäft nur noch übergangsweise und nur mit Zustimmung des Empfängers zulässig: generell bis Ende 2026, im Jahr 2027 nur noch für Unternehmen mit höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz.
• Ab 1. Januar 2028: Die E-Rechnung ist im inländischen B2B-Geschäft der ausnahmslos verpflichtende Standard.
• EU-Ebene (ViDA): Mit dem Paket „VAT in the Digital Age" wird die strukturierte E-Rechnung ab 2030 für grenzüberschreitende B2B-Umsätze in der EU Pflicht. Wer international fakturiert, sollte das mitdenken.

Für Sonderfälle wie Kleinunternehmer, Kleinbetragsrechnungen oder bestimmte steuerfreie Umsätze gelten abweichende Regeln (mehr dazu weiter unten). Die für das eigene Unternehmen geltenden Fristen sollten deshalb mit der Steuerberatung geklärt werden. Unabhängig von den Fristen gilt: Wer heute eine neue Software zum Rechnungen schreiben einführt, sollte E-Rechnungs-Konformität als Pflichtkriterium behandeln, sonst steht der nächste Wechsel schon fest.

XRechnung oder ZUGFeRD Rechnung erstellen: Die Formate im Überblick

Wer eine elektronische Rechnung erstellen will, trifft in Deutschland vor allem auf zwei Formate. Beide erfüllen die EN 16931, unterscheiden sich aber deutlich im Aufbau. Technisch erlaubt die Norm zwei XML-Syntaxen: CII (von UN/CEFACT) und UBL.

1. XRechnung: Das XML-Format der öffentlichen Verwaltung

XRechnung ist ein reines XML-Format ohne Bildanteil und der Standard der öffentlichen Verwaltung in Deutschland. Es kann technisch in CII oder UBL vorliegen und wird von Empfängersystemen direkt maschinell verarbeitet. Zum Lesen für Menschen braucht es eine Anzeige-Software oder eine mitgelieferte Ansicht. Wer Behörden als Kunden hat, kommt an diesem Format nicht vorbei.

2. ZUGFeRD: Das Hybridformat aus PDF und XML

ZUGFeRD kombiniert ein menschenlesbares PDF mit eingebetteten XML-Daten. Wer eine ZUGFeRD Rechnung erstellen will, erzeugt also beides in einer Datei: eine Ansicht für Menschen und einen Datensatz für die Software. Ab Version 2.x ist das Format in den höheren Profilen EN-16931-konform; das technisch identische französische Pendant heißt Factur-X.

Daneben gibt es den internationalen Weg über Peppol, ein Netzwerk zum sicheren grenzüberschreitenden Austausch, das auf dem UBL-basierten Format Peppol BIS Billing aufsetzt. Für die Praxis wichtiger als der Formatstreit: Beide deutschen Wege sind zulässig, solange die Norm erfüllt ist. Moderne Buchhaltungssysteme verarbeiten in aller Regel beide Formate. Wer vor allem mit Geschäftskunden arbeitet und eine ZUGFeRD Rechnung erstellen möchte, profitiert vom lesbaren PDF-Anteil. Welche Variante eine E-Rechnung Software erzeugt, ist deshalb vor allem eine Frage der Zielgruppe: Behörden verlangen XRechnung, im B2B-Alltag funktionieren beide.

E-Rechnung empfangen und verarbeiten

Bei der Pflicht wird oft nur ans Versenden gedacht, dabei betrifft die erste Stufe das Empfangen: Seit 2025 muss jedes Unternehmen eingehende E-Rechnungen entgegennehmen und verarbeiten können. Formal genügt dafür ein E-Mail-Postfach, denn der maschinenlesbare Datensatz kommt als Anhang. Entscheidend ist, was danach passiert.

Eine eingehende E-Rechnung sollte revisionssicher archiviert, inhaltlich geprüft und für die Buchhaltung erschlossen werden. Hier unterscheiden sich die Lösungen stark: Reine Rechnungsprogramme erzeugen vor allem Ausgangsrechnungen, während Buchhaltungs-Komplettlösungen eingehende Belege automatisch auslesen und verbuchen. Wer viele Eingangsrechnungen hat, sollte die Verarbeitung als eigenes Kriterium behandeln und nicht nur auf das Erstellen schauen.

In Unusual Suite werden eingehende Rechnungen als Dokumente abgelegt und durchsuchbar gemacht: Die Volltextsuche Power-Search erfasst sogar den Text in Bild- und PDF-Anhängen per OCR. Die eigentliche steuerliche Verbuchung übernimmt weiterhin Ihre Buchhaltung. Der Schwerpunkt der Plattform liegt auf der Ausgangsseite: dem schnellen Erstellen normkonformer Rechnungen aus den Daten, die ohnehin im System liegen.

E-Rechnung für Klein­unternehmer und Kleinbetragsrechnungen

Nicht jeder muss E-Rechnungen ausstellen, empfangen aber schon. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind vom Ausstellen dauerhaft befreit und dürfen weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen schreiben. Empfangen können müssen aber auch sie eine E-Rechnung, denn die Empfangspflicht gilt seit 2025 für alle Unternehmen.

Weitere Ausnahmen von der Ausstellungspflicht:

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto (§ 33 UStDV) dürfen weiterhin als sonstige Rechnung ausgestellt werden.
• Fahrausweise (§ 34 UStDV) sind ebenfalls ausgenommen.
• Rechnungen an Endverbraucher (B2C) fallen generell nicht unter die Pflicht.

Wichtig: Diese Ausnahmen betreffen nur das Ausstellen. Sobald ein Geschäftspartner eine E-Rechnung schickt, müssen auch Kleinunternehmer sie annehmen und aufbewahren können. Und freiwillig lohnt sich der Umstieg oft trotzdem, weil das Abtippen entfällt.

E-Rechnung Software auswählen: Worauf achten?

Bei der Auswahl entscheidet weniger die Funktionsliste als die Frage, wie gut die Lösung zum eigenen Rechnungsprozess passt. Diese Kriterien helfen bei der Bewertung:

• Formatkonformität: Erzeugt die Software E-Rechnungen nach EN 16931 (XRechnung oder ZUGFeRD)? Das ist das K.-o.-Kriterium.
• Datenquelle: Woher kommen Kundendaten, Leistungen und Arbeitszeiten? Müssen sie manuell eingetippt werden, oder liegen sie bereits im System?
• Versandweg: Lässt sich die Rechnung direkt aus der Software per E-Mail versenden, inklusive des strukturierten Datensatzes?
• Korrekturen: Sind Stornorechnungen und Anpassungen sauber abgebildet?
• Layout und Vorlagen: Lassen sich Rechnungen an das eigene Corporate Design anpassen, ohne die Formatkonformität zu verlieren?
• Berechtigungen: Wer darf Rechnungen erstellen, bearbeiten, freigeben? Gerade in wachsenden Teams wichtig.
• Kostenmodell: Bezahlt wird meist pro Nutzer und Monat. Wer mehrere Einzeltools durch eine Plattform ersetzt, sollte die Gesamtkosten vergleichen, nicht nur den Einzelpreis.

Marktüberblick: Welche Arten von E-Rechnung Software gibt es?

Software, mit der sich elektronische Rechnungen erstellen lassen, ist keine einheitliche Produktkategorie. Grob lassen sich vier Gruppen unterscheiden:

Transparenzhinweis: Dieser Artikel wird von der Unusual Software GmbH veröffentlicht, einem der hier genannten Anbieter. Wir haben uns bemüht, alle Tools fair und objektiv darzustellen. Informationen zu Drittanbietern basieren auf öffentlich zugänglichen Quellen (Stand: Juni 2026).

Kategorie	Beispiele	Stärken	Grenzen
Buchhaltungs-Komplettlösungen	Lexware Office, sevDesk, BuchhaltungsButler	Durchgängige Finanzbuchhaltung mit Belegerfassung und DATEV-Schnittstelle	Projektmanagement, CRM und Zeiterfassung nur in Grundzügen oder als Add-on
Reine Rechnungsprogramme	easybill, FastBill	Schnell eingerichtet, schlank, auf Angebote und Rechnungen spezialisiert	Kunden, Leistungen und Zeiten müssen zugeliefert oder manuell gepflegt werden
Portale und Generatoren	Web-Formulare, Behördenportale	Kostenlos, für gelegentliche Rechnungen an Behörden ausreichend	Für den laufenden Geschäftsbetrieb auf Dauer zu manuell
All-in-One Business-Plattformen	Odoo, Unusual Suite	Gemeinsamer Datenbestand: Die Rechnung entsteht aus CRM, Projekten und Zeiterfassung	Weniger tiefe Anbindung an Steuerberater-Ökosysteme (z. B. DATEV) als spezialisierte Buchhaltungslösungen

Buchhaltungs-Komplettlösungen

BeispieleLexware Office, sevDesk, BuchhaltungsButler

StärkenDurchgängige Finanzbuchhaltung mit Belegerfassung und DATEV-Schnittstelle

GrenzenProjektmanagement, CRM und Zeiterfassung nur in Grundzügen oder als Add-on

Reine Rechnungs­programme

Beispieleeasybill, FastBill

StärkenSchnell eingerichtet, schlank, auf Angebote und Rechnungen spezialisiert

GrenzenKunden, Leistungen und Zeiten müssen zugeliefert oder manuell gepflegt werden

Portale und Generatoren

BeispieleWeb-Formulare, Behördenportale

StärkenKostenlos, für gelegentliche Rechnungen an Behörden ausreichend

GrenzenFür den laufenden Geschäftsbetrieb auf Dauer zu manuell

All-in-One Business-Plattformen

BeispieleOdoo, Unusual Suite

StärkenGemeinsamer Datenbestand: Die Rechnung entsteht aus CRM, Projekten und Zeiterfassung

GrenzenWeniger tiefe Anbindung an Steuerberater-Ökosysteme (z. B. DATEV) als spezialisierte Buchhaltungslösungen

Welche Kategorie passt, hängt vom Schwerpunkt ab: Wer primär eine vollständige Finanzbuchhaltung braucht, greift zur Buchhaltungslösung. Wer Rechnungen aus Projekten und Arbeitszeiten erstellt, profitiert von einer integrierten Plattform, in der Zeiterfassung und Rechnungsstellung zusammengehören.

Praxisbeispiel: E-Rechnung erstellen in Unusual Suite

Wie eine integrierte Lösung den Ablauf verändert, zeigt das Beispiel von Unusual Suite. Rechnungen sind dort konform zum Standard XRechnung 3.0.1 (CII), und der Weg zur fertigen E-Rechnung sieht so aus:

• Empfänger wählen: Der Rechnungsempfänger kommt direkt aus den Kontakten oder Organisationen, inklusive Adresse.
• Details festlegen: Rechnungsnummer, Fälligkeitsdatum, optional Einleitungstext, Zahlungsbedingungen und Fußzeile.
• Positionen übernehmen: Produkte aus dem Katalog einfügen oder erfasste Arbeitszeiten automatisch als Positionen übernehmen: Projekt und Zeitraum wählen, Rundung festlegen, fertig. Rabatte sind als Betrag oder prozentual möglich.
• Prüfen: Die Vorschau zeigt die fertig zusammengestellte Rechnung. Netto, Brutto und Umsatzsteuer werden automatisch nach festen Rundungsregeln berechnet.
• Versenden: Der Versand erfolgt per E-Mail direkt aus der Software. Der Empfänger erhält die Rechnung zusammen mit dem maschinenlesbaren X-Invoice-Dokument, optional mit angehängten AGB.

Das Erscheinungsbild entsteht dabei aus Vorlagen: Sie wählen eine fertige Standard-Vorlage oder hinterlegen einmalig ein eigenes HTML-Design im Corporate Design, das sich für jede weitere Rechnung wiederverwenden lässt. So sieht jede E-Rechnung einheitlich aus, ohne sie jedes Mal neu zu gestalten.

Wiederkehrende Angaben wie Firmenname, Adresse, Logo oder IBAN setzt die Software über Variablen automatisch ein, sodass Sie sie nicht bei jeder Rechnung neu eintippen. Auch die Begleit-E-Mail zum Versand lässt sich als Vorlage speichern. Stornorechnungen sind ebenfalls vorgesehen. Wie ein Rechnungsprogramm diesen Ablauf im Alltag abbildet, zeigt die verlinkte Seite im Detail.

Fazit: E-Rechnung Software rechtzeitig und integriert einführen

Die E-Rechnungspflicht kommt nicht überraschend, sondern mit Ansage und klaren Fristen. Unternehmen, die jetzt umstellen, vermeiden Zeitdruck und nutzen den eigentlichen Vorteil des Formats: automatische Verarbeitung statt Abtippen, auf beiden Seiten der Rechnung.

Bei der Auswahl der Software lohnt der Blick über das Format hinaus. EN-16931-Konformität ist Pflicht, den Unterschied im Alltag macht aber die Datenquelle: Eine elektronische Rechnung zu erstellen dauert Minuten, wenn Kunden, Leistungen und Zeiten bereits im System liegen, und deutlich länger, wenn sie aus drei Tools zusammengesucht werden müssen.

Wer ohnehin mehrere Einzellösungen für CRM, Projekte und Abrechnung betreibt, sollte die E-Rechnungspflicht deshalb als Anlass nehmen, den gesamten Prozess zu prüfen, statt nur ein weiteres Tool zu ergänzen.