E-Rechnung erstellen: welche Software Sie brauchen und was sie können muss

Kurz­zusammen­fassung

13 Min.

Eine E-Rechnung erstellen heißt seit 2025 mehr, als ein PDF zu verschicken: Verlangt ist ein strukturierter Datensatz nach der Norm EN 16931, den die Buchhaltung des Empfängers automatisch einlesen kann. Technisch ist das kein Hexenwerk, wenn die Software den Standard beherrscht. Entscheidend ist weniger das Format, sondern woher die Rechnungsdaten kommen: Eine Lösung, die Kunden, Projekte und Arbeitszeiten bereits kennt, erstellt Rechnungen ohne doppelte Eingabe. Dieser Ratgeber zeigt, welche Programme eine elektronische Rechnung erzeugen können, worauf es bei der Auswahl ankommt und wie Sie kostenlos anfangen, mit Marktüberblick und Praxisbeispiel.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das die automatische Verarbeitung durch Buchhaltungssysteme ermöglicht. Maßgeblich ist die europäische Norm EN 16931: Sie definiert, welche Rechnungsdaten in welcher Form als maschinenlesbarer Datensatz vorliegen müssen.

Wichtig ist die Abgrenzung, denn nicht alles, was digital verschickt wird, ist eine E-Rechnung. Ein PDF im Mail-Anhang, ein eingescanntes Papierdokument oder ein Word-Dokument zählen nicht dazu: Diese Formate kann ein Mensch lesen, eine Buchhaltungssoftware aber nicht zuverlässig auswerten. Eine echte E-Rechnung ist dagegen ein strukturierter XML-Datensatz nach EN 16931, zum Beispiel im Format XRechnung oder ZUGFeRD. Eine Software zum Rechnungen schreiben muss diesen Datensatz also erzeugen können.

Der praktische Unterschied zeigt sich beim Empfänger: Statt Rechnungsdaten abzutippen oder per Texterkennung zu raten, übernimmt das System Beträge, Steuersätze und Positionen direkt. Das reduziert Erfassungsfehler, beschleunigt Freigaben und verkürzt damit oft auch die Zeit bis zur Zahlung.

Wann Sie eine E-Rechnung erstellen müssen

Empfangen müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen bereits seit dem 1. Januar 2025, ohne Übergangsfrist. Beim Versand läuft die Umstellung gestaffelt: Papier und einfaches PDF sind im B2B-Geschäft mit Zustimmung des Empfängers noch bis Ende 2026 erlaubt, im Jahr 2027 nur noch für Unternehmen mit höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz, und ab 2028 ist die elektronische Rechnung im inländischen B2B-Geschäft ausnahmslos Pflicht. An öffentliche Auftraggeber wird ohnehin seit Längerem elektronisch fakturiert, meist als XRechnung, und auf EU-Ebene folgt ab 2030 der grenzüberschreitende Handel.

Nicht jeder muss ausstellen. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind dauerhaft befreit und dürfen weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen schreiben. Ebenso bleiben Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto, Fahrausweise und Rechnungen an Endverbraucher außen vor. Empfangen können muss dagegen jedes Unternehmen, auch das kleinste, denn diese Pflicht gilt seit 2025 ohne Ausnahme.

Welche Frist für Ihr Unternehmen gilt, wer genau ausgenommen ist, was bei einem Verstoß droht und wie lange Sie elektronische Rechnungen aufbewahren müssen, steht ausführlich auf der Seite zur E-Rechnungspflicht. Unabhängig von den Fristen gilt: Wer heute eine neue Software zum Rechnungen schreiben einführt, sollte E-Rechnungs-Konformität als Pflichtkriterium behandeln, sonst steht der nächste Wechsel schon fest.

XRechnung oder ZUGFeRD: welches Format Ihre Rechnung braucht

Wer eine elektronische Rechnung erstellen will, trifft in Deutschland vor allem auf zwei Formate, und beide erfüllen die EN 16931. XRechnung ist ein reines XML-Format ohne Bildanteil und der Standard der öffentlichen Verwaltung. Zum Lesen braucht es eine Anzeige-Software oder eine mitgelieferte Ansicht. ZUGFeRD kombiniert dagegen ein menschenlesbares PDF mit eingebetteten XML-Daten in einer Datei, sodass der Empfänger beides bekommt: eine Ansicht für Menschen und einen Datensatz für die Software. Daneben gibt es den internationalen Weg über Peppol, ein Netzwerk für den sicheren grenzüberschreitenden Austausch.

Für die Praxis ist der Formatstreit weniger wichtig, als er klingt: Behörden verlangen XRechnung, im B2B-Alltag sind beide Wege zulässig, und moderne Buchhaltungssysteme verarbeiten in aller Regel beide. Wie eine XRechnung im Einzelnen aufgebaut ist und welche Pflichtangaben sie braucht, nimmt Ihnen im Alltag die Software ab. Wichtig ist nur, dass sie das Format sauber erzeugt.

E-Rechnung empfangen und verarbeiten

Bei der Pflicht wird oft nur ans Versenden gedacht, dabei betrifft die erste Stufe das Empfangen: Seit 2025 muss jedes Unternehmen eingehende E-Rechnungen entgegennehmen und verarbeiten können. Formal genügt dafür ein E-Mail-Postfach, denn der maschinenlesbare Datensatz kommt als Anhang. Entscheidend ist, was danach passiert.

Eine eingehende E-Rechnung sollte revisionssicher archiviert, inhaltlich geprüft und für die Buchhaltung erschlossen werden. Hier unterscheiden sich die Lösungen stark: Reine Rechnungsprogramme erzeugen vor allem Ausgangsrechnungen, während Buchhaltungs-Komplettlösungen eingehende Belege automatisch auslesen und verbuchen. Wer viele Eingangsrechnungen hat, sollte die Verarbeitung als eigenes Kriterium behandeln und nicht nur auf das Erstellen schauen. Die Ablage selbst übernimmt ein digitales Dokumentenmanagement, das die Rechnung samt Prüfvermerk und Zahlungsnachweis zusammenhält.

In Unusual Suite werden eingehende Rechnungen als Dokumente abgelegt und durchsuchbar gemacht: Die Volltextsuche Power-Search erfasst sogar den Text in Bild- und PDF-Anhängen per OCR. Die eigentliche steuerliche Verbuchung übernimmt weiterhin Ihre Buchhaltung. Der Schwerpunkt der Plattform liegt auf der Ausgangsseite: dem schnellen Erstellen normkonformer Rechnungen aus den Daten, die ohnehin im System liegen.

E-Rechnung kostenlos erstellen: was geht und wo die Grenzen liegen

Für die erste elektronische Rechnung muss niemand Geld ausgeben. Im Netz stehen kostenlose Generatoren bereit, dazu die Portale der öffentlichen Verwaltung: Sie füllen ein Formular mit Empfänger, Positionen und Steuersätzen aus und bekommen am Ende eine XRechnung als XML-Datei zum Herunterladen. Für eine Handvoll Rechnungen im Jahr, etwa bei einem einzelnen Auftrag für eine Behörde, ist das völlig ausreichend und in einer Viertelstunde erledigt.

Der Haken zeigt sich erst im laufenden Betrieb. Jede Rechnung wird im Formular neu eingetippt, Stammdaten und Rechnungsnummern pflegen Sie nebenher in einer Tabelle, und die fertigen Dateien liegen danach im Download-Ordner statt in einer Ablage, die den Aufbewahrungsfristen genügt. Wiederkehrende Kunden, Teilrechnungen oder eine Stornorechnung werden so schnell zur Fleißarbeit. Kostenlos ist ein Generator also nur, solange man die eigene Arbeitszeit nicht mitrechnet.

Wer regelmäßig fakturiert, fährt mit einer Software besser, die die Daten behält. Auch das muss nichts kosten: Unusual Suite hat eine Free Edition, die dauerhaft gratis ist und alle Funktionen für einen Benutzer enthält, einschließlich der XRechnung-konformen Rechnungsstellung und 250 MB Speicher. Kunden, Produkte und Rechnungsnummern bleiben im System, und die nächste Rechnung entsteht aus vorhandenen Daten statt aus einem leeren Formular.

Wer allein fakturiert, hat damit eine vollwertige Lösung: Einzelunternehmer, Freiberufler und Selbständige schreiben ihre E-Rechnungen dauerhaft kostenlos, und zwar mit allen Funktionen statt mit einer abgespeckten Auswahl. Die einzige Grenze ist die Nutzerzahl. Kommt eine zweite Person dazu, starten Sie das Abo direkt aus dem Konto heraus und arbeiten mit demselben Datenbestand weiter.

E-Rechnung Software auswählen: Worauf achten?

Bei der Auswahl entscheidet weniger die Funktionsliste als die Frage, wie gut die Lösung zum eigenen Rechnungsprozess passt. Diese Kriterien helfen bei der Bewertung:

• Formatkonformität: Erzeugt die Software E-Rechnungen nach EN 16931 (XRechnung oder ZUGFeRD)? Das ist das K.-o.-Kriterium.
• Datenquelle: Woher kommen Kundendaten, Leistungen und Arbeitszeiten? Müssen sie manuell eingetippt werden, oder liegen sie bereits im System?
• Versandweg: Lässt sich die Rechnung direkt aus der Software per E-Mail versenden, inklusive des strukturierten Datensatzes?
• Korrekturen: Sind Stornorechnungen und Anpassungen sauber abgebildet?
• Layout und Vorlagen: Lassen sich Rechnungen an das eigene Corporate Design anpassen, ohne die Formatkonformität zu verlieren?
• Berechtigungen: Wer darf Rechnungen erstellen, bearbeiten, freigeben? Gerade in wachsenden Teams wichtig.
• Kostenmodell: Bezahlt wird meist pro Nutzer und Monat. Wer mehrere Einzeltools durch eine Plattform ersetzt, sollte die Gesamtkosten vergleichen, nicht nur den Einzelpreis.

Welche Kategorie passt, hängt vom Schwerpunkt ab: Wer primär eine vollständige Finanzbuchhaltung braucht, greift zur Buchhaltungslösung. Wer Rechnungen aus Projekten und Arbeitszeiten erstellt, profitiert von einer integrierten Plattform, in der Zeiterfassung und Rechnungsstellung zusammengehören.

Praxisbeispiel: E-Rechnung erstellen in Unusual Suite

Wie eine integrierte Lösung den Ablauf verändert, zeigt das Beispiel von Unusual Suite. Rechnungen sind dort konform zum Standard XRechnung 3.0.1 (CII), und der Weg zur fertigen E-Rechnung sieht so aus:

• Empfänger wählen: Der Rechnungsempfänger kommt direkt aus den Kontakten oder Organisationen, inklusive Adresse.
• Details festlegen: Rechnungsnummer, Fälligkeitsdatum, optional Einleitungstext, Zahlungsbedingungen und Fußzeile.
• Positionen übernehmen: Produkte aus dem Katalog einfügen oder erfasste Arbeitszeiten automatisch als Positionen übernehmen: Projekt und Zeitraum wählen, Rundung festlegen, fertig. Rabatte sind als Betrag oder prozentual möglich.
• Prüfen: Die Vorschau zeigt die fertig zusammengestellte Rechnung. Netto, Brutto und Umsatzsteuer werden automatisch nach festen Rundungsregeln berechnet.
• Versenden: Der Versand erfolgt per E-Mail direkt aus der Software. Der Empfänger erhält die Rechnung zusammen mit dem maschinenlesbaren X-Invoice-Dokument, optional mit angehängten AGB.

Das Erscheinungsbild entsteht dabei aus Vorlagen: Sie wählen eine fertige Standard-Vorlage oder hinterlegen einmalig ein eigenes HTML-Design im Corporate Design, das sich für jede weitere Rechnung wiederverwenden lässt. So sieht jede E-Rechnung einheitlich aus, ohne sie jedes Mal neu zu gestalten.

Wiederkehrende Angaben wie Firmenname, Adresse, Logo oder IBAN setzt die Software über Variablen automatisch ein, sodass Sie sie nicht bei jeder Rechnung neu eintippen. Auch die Begleit-E-Mail zum Versand lässt sich als Vorlage speichern. Stornorechnungen sind ebenfalls vorgesehen. Wie ein Rechnungsprogramm diesen Ablauf im Alltag abbildet, zeigt die verlinkte Seite im Detail.

Fazit: E-Rechnung Software rechtzeitig und integriert einführen

Die E-Rechnungspflicht kommt nicht überraschend, sondern mit Ansage und klaren Fristen. Unternehmen, die jetzt umstellen, vermeiden Zeitdruck und nutzen den eigentlichen Vorteil des Formats: automatische Verarbeitung statt Abtippen, auf beiden Seiten der Rechnung.

Bei der Auswahl der Software lohnt der Blick über das Format hinaus. EN-16931-Konformität ist Pflicht, den Unterschied im Alltag macht aber die Datenquelle: Eine elektronische Rechnung zu erstellen dauert Minuten, wenn Kunden, Leistungen und Zeiten bereits im System liegen, und deutlich länger, wenn sie aus drei Tools zusammengesucht werden müssen.

Wer ohnehin mehrere Einzellösungen für CRM, Projekte und Abrechnung betreibt, sollte die E-Rechnungspflicht deshalb als Anlass nehmen, den gesamten Prozess zu prüfen, statt nur ein weiteres Tool zu ergänzen.