Schluss mit verstreuten Kundendaten
In vielen Unternehmen leben Kundendaten an fünf Orten gleichzeitig: ein paar Adressen in Outlook, eine Excel-Liste mit Telefonnummern, Visitenkarten in der Schublade und der Rest im Kopf einzelner Mitarbeiter. Sobald jemand das Unternehmen verlässt oder im Urlaub ist, fehlt die Hälfte der Informationen. Je kleiner das Team, desto teurer ist dieser Verlust: Oft hängt eine ganze Kundenbeziehung an einer einzigen Person.
Eine Kontaktmanagement-Software löst genau dieses Problem. Statt mehrerer Insellösungen pflegen Sie eine zentrale Kundendatenbank, auf die das ganze Team zugreift, mit klarer Historie, wer wann was geändert hat. Wer heute eine Software für Kundenverwaltung sucht, will selten nur ein digitales Adressbuch, sondern eine Kontaktverwaltung Software, die mit den restlichen Abläufen zusammenarbeitet.
Unusual Suite geht genau diesen Weg: Das Kontaktmanagement ist Teil einer ganzheitlichen Unternehmenssoftware, in der Kontakte, Organisationen, E-Mails, Projekte und Rechnungen nahtlos ineinandergreifen.
Und Sie können sofort loslegen: Das Kontaktmanagement sowie alle weiteren Funktionen von Unusual Suite sind bereits in der kostenlosen Free Edition enthalten. Nichts wird erst gegen Aufpreis freigeschaltet.
Adressverwaltung Software: Kontakte manuell, importiert oder automatisch anlegen
Eine gute Kontaktmanagement-Software nimmt Ihnen die Dateneingabe ab, statt sie zu vermehren. In Unusual Suite entstehen Kontakte auf mehreren Wegen, ganz ohne Abtippen:
- Manuell anlegen oder aus eingefügtem Text erzeugen, etwa eine E-Mail-Signatur einfügen und automatisch in einen Kontakt umwandeln
- Automatisch aus eingehenden E-Mail-Signaturen anlegen, sobald die Signatur-Verarbeitung für ein Postfach aktiviert ist
- Importieren aus Apple iCloud, Google oder Microsoft 365 sowie aus Mailchimp und Mailerlite
- Kontakte Organisationen zuordnen, mit Position und Beschäftigungszeitraum, und mit Projekten verknüpfen
So wird aus losen Adressen schrittweise eine vollständige Adressverwaltung Software, in der jeder Kontakt seinen Platz hat, ohne dass jemand manuell Listen pflegen muss.
Jetzt kostenlos testen
Alles zu einem Kunden an einem Ort: Organisationen, Aktivitäten, Dokumente
Kundenverwaltung bedeutet mehr als einzelne Adressen. In Unusual Suite bündeln Organisationen alle Personen, Projekte, Aktivitäten, E-Mails und Dokumente eines Kunden. Aktivitäten, also Aufgaben und Termine, lassen sich direkt mit Kontakten, Organisationen und Projekten verknüpfen und als Liste, Kanban-Board oder Kalender anzeigen.
Mit Power-View erhalten Sie für jeden Kontakt und jede Organisation eine 360-Grad-Übersicht: ein flexibles Kachel-Layout, das Notizen, Aktivitäten, Dokumente und mehr auf einen Blick zeigt. Vertrieb, Support und Geschäftsführung können sich dabei jeweils ihr eigenes Layout speichern. Eine vollständige Historie hält fest, wer wann welche Daten geändert hat.
Eine Kundendatenbank-Software, die mitwächst: eigene Felder, Labels, Power-Search
Jedes Unternehmen verwaltet andere Informationen. Deshalb lässt sich Unusual Suite an Ihre Kontaktverwaltung anpassen, statt Sie in ein starres Schema zu zwingen:
- Eigene Felder für Kontakte und Organisationen mit Anzeigename, Pflicht/optional und Reihenfolge; Änderungen werden in der Historie protokolliert
- Labels als freie Schlagworte zum Filtern und Sortieren, direkt aus jedem Datensatz vergeben
- Power-Search durchsucht den gesamten Datenbestand in einer Abfrage: Kontakte, E-Mails, Dokumente, Rechnungen und mehr
- Dubletten zusammenführen: doppelte Kontakte oder ein Kontakt, der bereits als Organisation existiert, werden in einem geprüften Schritt vereint
Damit bleibt Ihre Kundendatenbank Software auch dann übersichtlich, wenn die Zahl der Kontakte wächst. Ein Anspruch, an dem einfache Adressbücher schnell scheitern.
Das schützt Sie auch vor der typischen Tool-Falle: erst die Excel-Liste, dann ein günstiges Adressbuch, und sobald Projekte oder Rechnungen dazukommen, steht die nächste Migration an. Unusual Suite erspart Ihnen diesen zweiten Umzug: Sie starten mit dem Kontaktmanagement und ergänzen später E-Mails, Projekte, Zeiterfassung und Rechnungen, im selben System, mit denselben Daten.
Funktionen der Kontaktmanagement-Software
im Überblick
Kontakte
Personen zentral speichern und organisieren: ob manuell angelegt, importiert, aus eingefügtem Text erzeugt oder automatisch aus E-Mail-Signaturen. Jeder Kontakt bündelt Adressen, Telefonnummern, E-Mails, Job und Organisation sowie verknüpfte Projekte und Aktivitäten an einem Ort. Über Power-View sehen Sie zu jedem Kontakt eine 360-Grad-Sicht, eigene Felder ergänzen fehlende Angaben, und die Historie zeigt, wer wann was geändert hat.
Organisationen
Unternehmen und Institutionen verwalten und mit Kontakten, Projekten, Aktivitäten, E-Mails und Dokumenten verknüpfen, inklusive Änderungshistorie.
Aktivitäten & Aufgaben
Aufgaben und Termine direkt mit Kontakten und Organisationen verbinden, mit Wiederholungen, und als Liste, Kanban-Board oder Kalender anzeigen.
E-Mails
E-Mails direkt in der Unternehmenssoftware empfangen, schreiben und verwalten: Die Kundenkommunikation läuft im selben System wie die Kontakte.
Power-Search
Volltextsuche über alle Module hinweg: findet Kontakte, E-Mails, Dokumente und Rechnungen in einer einzigen Abfrage. Bei Kontakten werden Name, Notizen und E-Mail-Adressen durchsucht, sogar Text in Bildern wird per OCR auffindbar. Die Treffer landen in filter- und sortierbaren Power-Grids.
Power-Chat (KI)
Power-Chat beantwortet Fragen aus Ihren eigenen Daten, auch zu ausgewählten Kontakten und Organisationen, inklusive Quellenangabe. So unterstützt künstliche Intelligenz im CRM direkt im Tagesgeschäft.
Eigene Felder & Labels
Die Kundenverwaltung um eigene Datenfelder erweitern und Datensätze mit frei vergebbaren Labels strukturieren und filtern.
Projekte & Zeiterfassung
Kontakte mit Projekten verknüpfen und projektbezogene Arbeitszeiten erfassen: Die integrierte Zeiterfassung liefert die Grundlage für eine spätere Abrechnung.
Erinnerungen & Benachrichtigungen
Erinnerungen und System-Benachrichtigungen halten offene Aufgaben und anstehende Follow-ups sichtbar, damit keine Kundenanfrage liegen bleibt.
Rechte & Sichtbarkeit
Über Berechtigungen steuern Sie, wer welche Kontakte und Organisationen sehen und bearbeiten darf. Das ist wichtig, sobald mehrere Personen mit denselben Kundendaten arbeiten.
Angebote & Rechnungen
Angebote und XRechnung-konforme Rechnungen direkt an Kontakte und Organisationen senden: Das integrierte Rechnungsprogramm übernimmt den Empfänger direkt aus dem Kontaktmanagement.
Jede Kundeninteraktion im Blick: Aktivitäten, Erinnerungen und Historie
Kundenpflege lebt davon, dass nichts liegen bleibt. In Unusual Suite halten Sie zu jedem Kontakt Aufgaben und Termine als Aktivitäten fest, mit Wiederholungen für regelmäßige Follow-ups, und sehen sie wahlweise als Liste, Kanban-Board oder im Kalender. Erinnerungen und Benachrichtigungen sorgen dafür, dass ein Rückruf oder eine Nachfass-Aktion nicht im Alltag untergeht.
Jede Änderung an einem Kontakt landet in der Historie: Sie sehen jederzeit, wer wann welche Daten angepasst hat. So bleibt nachvollziehbar, was zuletzt mit einem Kunden besprochen wurde, auch wenn mehrere Personen im selben Datensatz arbeiten. Genau diese lückenlose Nachverfolgung unterscheidet eine echte Software für Kundenverwaltung von einer simplen Adressliste. Und sie sorgt dafür, dass Kundenbeziehungen, Notizen und Absprachen im Unternehmen bleiben, auch wenn jemand das Team verlässt.
Häufige Fragen zur Kontaktmanagement-Software (FAQ)
Eine Kontaktmanagement-Software speichert und organisiert alle Daten zu Ihren Kunden, Interessenten und Partnern an einem zentralen Ort. Sie ersetzt verstreute Excel-Listen und Adressbücher durch eine gemeinsame Kundendatenbank, auf die das ganze Team zugreift, mit Verknüpfungen zu E-Mails, Aktivitäten und Projekten.
Die Begriffe überschneiden sich stark. Kontaktverwaltung Software konzentriert sich auf das Pflegen von Kontakten und Organisationen, ein CRM bildet zusätzlich Vertriebs- und Kundenprozesse ab. In Unusual Suite ist beides verbunden: Das Kontaktmanagement ist Teil eines integrierten CRM.
Ja. Im Kern ist jede Kundenverwaltung auch eine Adressverwaltung: Unusual Suite speichert Adressen und Kontaktdaten zu Personen und Organisationen, ergänzt sie aber um Historie, Aktivitäten und Verknüpfungen zu Projekten und Rechnungen. Damit ersetzt die Adressverwaltung Software verstreute Excel-Listen durch eine zentrale, gepflegte Datenbasis.
Ja. Kontakte lassen sich aus Apple iCloud, Google oder Microsoft 365 sowie aus Mailchimp und Mailerlite importieren. Zusätzlich können Sie Kontakte aus eingefügtem Text, etwa einer E-Mail-Signatur, automatisch anlegen. Und die Synchronisation funktioniert in beide Richtungen: Kontakte und Termine lassen sich auch zurück zu Google und Microsoft 365 übertragen.
Ja. Sobald die Verarbeitung von E-Mail-Signaturen für ein Postfach aktiviert ist, erstellt Unusual Suite aus eingehenden E-Mails automatisch Kontakte und Organisationen. So wächst Ihre Kundendatenbank im Arbeitsalltag mit.
Doppelte Kontakte oder ein Kontakt, der bereits als Organisation existiert, lassen sich zusammenführen. Das Merge-Werkzeug zeigt den kombinierten Datensatz an, und Sie entscheiden, welche Angaben erhalten bleiben.
Ja. Für die wichtigsten Datentypen lassen sich eigene Felder mit Anzeigename, Reihenfolge und Pflicht-Kennzeichnung anlegen. Sie funktionieren wie normale Systemfelder; die Konfiguration übernehmen Nutzer mit Administrator-Rechten.
Ja. Unusual Suite läuft im Browser und lässt sich als App (PWA) auf Windows, macOS, iOS und Android installieren. Für höhere Datenschutzanforderungen ist auch ein On-Premises-Betrieb möglich.
Die Free Edition ist für einen Nutzer dauerhaft kostenlos und enthält bereits alle Funktionen. Die Pro Edition kostet 29 Euro pro Nutzer und Monat (jährliche Zahlung) und lässt sich 90 Tage kostenlos testen. Alle Details finden Sie auf unserer Preisseite.