Software für Agenturen

Agentur­software für kleine und mittlere Agenturen

Agen­turen arbeit­en pro­jek­t­getrieben. Kun­denkom­mu­nika­tion, Auf­gaben, Doku­mente, Ressourcen und Abrech­nun­gen entste­hen gle­ichzeit­ig in vie­len Pro­jek­ten. Eine Soft­ware für Agen­turen muss deshalb mehr leis­ten als klas­sis­ches Pro­jek­t­man­age­ment. Sie sollte Kun­den­ver­wal­tung, Tea­mar­beit, Doku­mente, Kom­mu­nika­tion und Abrech­nung in ein­er Plat­tform verbinden. Unusu­al Suite wurde genau für diese Anforderun­gen entwick­elt. Die Agen­tur­soft­ware bün­delt alle zen­tralen Arbeits­bere­iche in einem Sys­tem, von der Pro­jek­t­pla­nung über die Zusam­me­nar­beit im Team bis zur Zeit­er­fas­sung und Rech­nungsstel­lung.

Diese Vorteile erwarten Agen­turen:

  • Pro­jek­te, Kon­tak­te, Auf­gaben und Rech­nungser­stel­lung zen­tral ver­wal­ten
  • Klare Pro­jek­t­pla­nung mit Pro­jek­t­pla­nungswerkzeu­gen z. B. Kan­ban
  • Stun­den nach Pro­jekt und Per­son auswerten
  • Deep-Search und KI-Automa­tisierung mit Pow­er-Search und Pow­er-Chat
  • Zusam­me­nar­beit mit exter­nen Part­nern und Kun­den in einem Sys­tem
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Projekt­management für Agenturen ohne Tool-Chaos

Viele Agen­turen arbeit­en mit ein­er Vielzahl einzel­ner Tools: Pro­jek­t­man­age­ment-Soft­ware, CRM-Sys­teme, Kom­mu­nika­tion­splat­tfor­men und Rech­nung­spro­gramme. Diese frag­men­tierte Tool­land­schaft führt häu­fig zu:

  • unüber­sichtlichen Pro­jek­t­struk­turen
  • mehrfach gepflegten Dat­en
  • fehlen­der Trans­parenz im Pro­jek­t­fortschritt
  • erhöhtem Abstim­mungsaufwand im Team

Eine zen­trale Agen­tur Man­age­ment Soft­ware löst dieses Prob­lem, indem sie alle pro­jek­t­be­zo­ge­nen Infor­ma­tio­nen in einem Sys­tem zusam­men­führt.

In Unusu­al Suite wer­den Pro­jek­te zum zen­tralen Arbeits­bere­ich: Auf­gaben, Doku­mente, Kon­tak­te, E‑Mails und Zeit­er­fas­sung sind direkt miteinan­der verknüpft. Teams kön­nen Tätigkeit­en in ver­schiede­nen Ansicht­en organ­isieren, etwa im Kan­ban-Board, im struk­turi­erten Pow­er-Grid oder in klas­sis­chen Auf­gaben­lis­ten. Auf­gaben lassen sich Team­mit­gliedern zuweisen, mit Fris­ten verse­hen und direkt mit Pro­jek­ten oder Kun­den verknüpfen. Rech­nun­gen kön­nen anschließend per Knopf­druck aus den Pro­jek­ten und Zeit­ein­trä­gen erstellt wer­den.

Wie managen Sie Ihren Agenturalltag? Welche Tools nutzen Sie? Wir organisieren alles über Unusual Suite. Also mit einem einzigen Tool? Ja. Projekte, Kunden, Aufgaben, Zeiterfassung und Rechnungen laufen direkt zusammen.

Agentur Management Software für Planung und Übersicht

Ger­ade bei mehreren par­al­le­len Pro­jek­ten wird die Pla­nung zur Her­aus­forderung. Eine gute Agen­tur Man­age­ment Soft­ware muss deshalb die Aus­las­tung im Team, Auf­gaben und Pro­jek­t­fortschritte trans­par­ent darstellen. Das gilt beson­ders für Wer­beagen­turen, die viele Dead­lines, Pro­jek­t­man­age­ment und CRM par­al­lel steuern müssen.

Unusu­al Suite bietet dafür unter anderem:

  • Aktiv­itäten­liste pro Nutzer zur Über­sicht über die Aus­las­tung
  • inte­gri­erte Zeit­er­fas­sung direkt inner­halb von Pro­jek­ten
  • pro­jek­t­be­zo­gene Auf­gaben­ver­wal­tung mit Pri­or­itäten und Fris­ten
  • indi­vidu­ell anpass­bare Dash­boards zur Über­sicht über Pro­jek­te und Aktiv­itäten

Das Dash­board zeigt aktuelle Pro­jek­te, wichtige Kenn­zahlen und Unternehmenssta­tis­tiken auf einen Blick und kann indi­vidu­ell kon­fig­uri­ert wer­den. Das ist eine zen­trale Grund­lage für effizientes Agen­tur­man­age­ment.

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Dashboard in der Projektmanagement Software für Agenturen. Projektansicht in Unusual Suite. To Dos in Agentursoftware. To Dos bearbeiten. Kanban Board Ansicht Zeiterfassung in Unusual Suite.

Agentur­software intelligent vernetzt dank KI

Agen­turen arbeit­en täglich mit großen Men­gen an Infor­ma­tio­nen: Brief­in­gs, E‑Mails, Doku­mente, Pro­jek­tup­dates oder Kun­den­dat­en. Genau hier zeigen sich die Stärken ein­er mod­er­nen Agen­tur­soft­ware mit KI-Funk­tio­nen.

Pow­er-Search in Unusu­al Suite durch­sucht Pro­jek­te, Kon­tak­te, Doku­mente oder Auf­gaben inner­halb von Sekun­den.

Der Pow­er-Chat erweit­ert Unusu­al Suite um eine KI-gestützte Dialog­funk­tion, die beson­ders für Agen­turen im Arbeit­sall­t­ag hil­fre­ich ist. Teams kön­nen Fra­gen zur Nutzung der Plat­tform stellen oder gezielt auf Infor­ma­tio­nen aus ihren eige­nen Pro­jek­ten, Doku­menten und Daten­sätzen zugreifen. Anstatt ver­schiedene Bere­iche manuell durch­suchen zu müssen, lassen sich rel­e­vante Inhalte ein­fach über natür­liche Sprache abrufen. Die KI erken­nt dabei auch Zusam­men­hänge zwis­chen unter­schiedlichen Daten­sätzen und stellt diese ver­ständlich dar. Beson­ders in der Kun­denkom­mu­nika­tion vere­in­facht die Kom­bi­na­tion von CRM mit KI den Überblick und die Koor­di­na­tion.

KI Power-Chat in Unusual Suite Power-Search KI Funktion in der Software für Agenturen.

Funktionen der Software für Agenturen im Überblick

Projekte

Projekte

Organ­isieren Sie Kun­den­pro­jek­te, interne Auf­gaben und externe Part­ner in ein­er zen­tralen Pro­jek­t­man­age­ment Soft­ware. Pro­jek­te verbinden Auf­gaben, Doku­mente, E‑Mails, Kon­tak­te und Noti­zen miteinan­der.

Dashboards

Dashboards

Indi­vidu­ell kon­fig­urier­bare Dash­boards zeigen wichtige Kenn­zahlen und Pro­jek­t­in­for­ma­tio­nen auf einen Blick. Agen­turen kön­nen Pro­jek­t­sta­tus, Auf­gaben, Aktiv­itäten oder Unternehmenssta­tis­tiken in über­sichtlichen Kacheln darstellen.

Support-Tickets

Support-Tickets

Ver­wal­ten Sie Sup­por­t­an­fra­gen Ihrer Kun­den zen­tral inner­halb der Agen­tur­soft­ware. Einge­hende Sup­port-E-Mails wer­den automa­tisch als Tick­ets erfasst und kön­nen vom Team struk­turi­ert bear­beit­et wer­den.

Power-Search

Power-Search

Die leis­tungsstarke glob­ale Suche durch­sucht Ihre gesamte Agen­tur Man­age­ment Soft­ware. Pro­jek­te, Doku­mente, Kon­tak­te, E‑Mails oder Noti­zen lassen sich inner­halb von Sekun­den find­en. Auch Inhalte aus verknüpften Daten­sätzen wer­den berück­sichtigt.

Dokumente

Dokumente

Ver­wal­ten Sie Brief­in­gs, Ange­bote, Präsen­ta­tio­nen oder Pro­jek­tun­ter­la­gen zen­tral in Ihrer Soft­ware für Agen­turen. Doku­mente lassen sich direkt mit Pro­jek­ten, Kon­tak­ten, Organ­i­sa­tio­nen oder Auf­gaben verknüpfen und bleiben so im richti­gen Kon­text ver­füg­bar. Die inte­gri­erte Voll­textsuche ermöglicht zusät­zlich das schnelle Auffind­en von Inhal­ten inner­halb von Doku­menten.

E‑Mails

E‑Mails

Bear­beit­en Sie Ihre gesamte Kun­denkom­mu­nika­tion direkt inner­halb der Agen­tur­soft­ware. E‑Mails kön­nen emp­fan­gen, versendet und automa­tisch Pro­jek­ten oder Kon­tak­ten zuge­ord­net wer­den. Einge­hende Nachricht­en wer­den analysiert, sodass Kon­tak­t­in­for­ma­tio­nen aus Sig­na­turen erkan­nt und neue Kon­tak­te automa­tisch erstellt wer­den kön­nen.

Tätigkeiten

Tätigkeiten

Pla­nen und koor­dinieren Sie Auf­gaben im Team über eine zen­trale Auf­gaben­ver­wal­tung. Tätigkeit­en kön­nen Pro­jek­ten, Kon­tak­ten, Doku­menten oder E‑Mails zuge­ord­net wer­den. Team­mit­glieder sehen ihre Auf­gabenüber­sicht, kom­men­tieren Auf­gaben direkt im Pro­jek­tkon­text.

Zeiterfassung

Zeit­erfassung

Erfassen Sie Pro­jek­tar­beit­szeit­en direkt inner­halb Ihrer Agen­tur Man­age­ment Soft­ware. Zeit­en kön­nen Auf­gaben oder Pro­jek­ten zuge­ord­net wer­den. Die Auswer­tung zeigt Stun­den nach Pro­jekt und nach Per­son sowie abrechen­bar gegen nicht abrechen­bar, für den gewählten Zeitraum — als PDF-Bericht oder Excel-Export.

Rechnungen

Angebote und Rech­nungen

Schreiben Sie Ange­bote mit Positionen, Rabatten und eigenem Layout. Ist ein Angebot angenommen, wird daraus per Knopf­druck eine Rech­nung mit denselben Positionen. Ebenso entstehen Rech­nun­gen direkt aus erfassten Pro­jek­tzeit­en. Damit verbindet die Soft­ware für Wer­beagen­turen Angebot, Pro­jekt und Rech­nungsstel­lung.

Power-Chat

Power-Chat

Pow­er-Chat ist ein KI-gestützter Assis­tent inner­halb der Agen­tur­soft­ware. Die KI greift auf Inhalte aus Doku­menten, E‑Mails und Wiki-Artikeln zu und beant­wortet Fra­gen direkt auf Basis Ihrer eige­nen Dat­en. Teams find­en Infor­ma­tio­nen schneller.

Wiki

Wiki

Hal­ten Sie Ihr Wis­sen und das Ihres Teams in Wikiein­trä­gen fest.

Use Case: Software für Werbe­agenturen

Wer­beagen­turen arbeit­en oft par­al­lel an mehreren Kam­pag­nen. Brief­in­gs wer­den erstellt, Lay­outs entwick­elt, Kun­den­feed­back eingear­beit­et und Inhalte mehrfach angepasst. Gle­ichzeit­ig laufen Abstim­mungen zwis­chen Beratung, Kreation, Kun­den und exter­nen Part­nern. Ohne klare Struk­tur entste­hen schnell lange E‑Mail-Threads, ver­streute Dateien und unüber­sichtliche Auf­gaben­lis­ten.

Unusu­al Suite ist daher eine ide­ale Soft­ware für Wer­beagen­turen. Kam­pag­nen und Kun­den­pro­jek­te kön­nen zen­tral organ­isiert wer­den. Pro­jek­te bün­deln Brief­in­gs, Auf­gaben, E‑Mails, Doku­mente und Kun­denkon­tak­te in einem gemein­samen Arbeits­bere­ich. Kreativteams sehen offene Auf­gaben und Dead­lines im Pro­jek­tkon­text, während Pro­jek­tleit­er jed­erzeit den aktuellen Stand ein­er Kam­pagne ver­fol­gen kön­nen.

Durch Funk­tio­nen wie zen­trale Doku­menten­ver­wal­tung, inte­gri­erte E‑Mail-Verknüp­fung, Auf­gaben­pla­nung und glob­ale Suche bleiben alle rel­e­van­ten Infor­ma­tio­nen an einem Ort ver­füg­bar. So lassen sich Feed­backschleifen struk­turi­ert­er organ­isieren, Kam­pag­nen effizient koor­dinieren und kreative Pro­jek­te auch bei vie­len par­al­le­len Kun­den­pro­jek­ten über­sichtlich steuern.

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Software für Werbeagenturen Icon - Mikrofon und Laptop

FAQ: Software für Agenturen

Eine Agen­tur­soft­ware — auch Agen­tur­pro­gramm oder Agen­tur­man­age­ment-Soft­ware genannt — ist eine zen­trale Plat­tform, mit der Agen­turen ihre Pro­jek­te, Kun­den, Auf­gaben und Ressourcen organ­isieren. Sie kom­biniert Funk­tio­nen wie Pro­jek­t­man­age­ment, Doku­menten­ver­wal­tung, Kom­mu­nika­tion und Zeit­er­fas­sung in einem Sys­tem. Mit Unusu­al Suite erhal­ten Agen­turen genau diese zen­trale Arbeit­sumge­bung: Pro­jek­te, Kon­tak­te, E‑Mails, Auf­gaben und Doku­mente sind miteinan­der verknüpft und jed­erzeit auffind­bar. Dadurch entste­hen klare Pro­jek­t­struk­turen und Teams behal­ten den Überblick über laufende Kun­den­pro­jek­te.

Eine gute Soft­ware für Wer­beagen­turen sollte Pro­jek­t­pla­nung, Auf­gaben­ver­wal­tung, Kun­den­man­age­ment und Teamkom­mu­nika­tion in ein­er Umge­bung bün­deln. Zusät­zlich sind Funk­tio­nen wie Pla­nung, Doku­menten­ver­wal­tung und Zeit­er­fas­sung entschei­dend. Unusu­al Suite kom­biniert diese Funk­tio­nen: Pro­jek­te enthal­ten Auf­gaben, Doku­mente, E‑Mails und Kon­tak­te. Teams kön­nen Tätigkeit­en pla­nen, Pro­jek­te struk­turi­eren und Arbeit­szeit­en direkt pro­jek­t­be­zo­gen erfassen.

Für kleine Agen­turen zählt, dass ein Sys­tem ohne Ein­führungspro­jekt läuft. Unusu­al Suite ist in der Free Edi­tion für einen Nutzer dauer­haft kosten­los und ent­hält alle Funk­tio­nen; die Pro Edi­tion kostet 29 Euro pro Nutzer und Monat bei jährlich­er Zahlung und lässt sich 90 Tage kosten­los testen. Entschei­dend ist der Zuschnitt: Pro­jek­te, Kon­tak­te, Zeit­en, Ange­bote und Rech­nun­gen liegen von Anfang an im sel­ben Sys­tem — es müssen keine Mod­ule dazugekauft und keine Schnittstellen gebaut wer­den.

Ohne die Dat­en noch ein­mal zu tip­pen. Das Ange­bot entste­ht aus Pro­duk­ten mit Posi­tio­nen, Rabat­ten und eigen­em Lay­out; sein Sta­tus wech­selt selbst auf abge­laufen, wenn die Frist ver­stre­icht. Wird es angenom­men, erzeugt ein Klick daraus eine Rech­nung mit dem­sel­ben Kun­den, densel­ben Posi­tio­nen und Sum­men. Die Arbeit dazu läuft im Pro­jekt, wo Zeit­en auf Auf­gaben gebucht wer­den. Beim Abrech­nen holen Sie diese Zeit­en als Rech­nungspo­si­tio­nen dazu, mit wählbar­er Run­dung.

Der sichere Umgang mit Dat­en hat in Unusu­al Suite ober­ste Pri­or­ität, beson­ders für Agen­turen, die täglich mit ver­traulichen Kun­den­in­for­ma­tio­nen arbeit­en. Sämtliche Dat­en wer­den in Deutsch­land gespe­ichert — auf Servern bei Hetzner in Falken­stein und im StackIT Object Storage, beides deutsche Unter­nehmen, die der DSGVO unter­liegen. Für jeden Kun­den wird eine eigene, voll­ständig getren­nte Daten­bank­in­stanz bere­it­gestellt, sodass keine Über­schnei­dun­gen oder Ver­mis­chun­gen mit Dat­en ander­er Nutzer entste­hen kön­nen.

Der Zugriff auf Infor­ma­tio­nen wird über ein fein abges­timmtes Rollen- und Berech­ti­gungssys­tem geregelt. Admin­is­tra­toren kön­nen exakt definieren, welche Benutzer Pro­jek­te, Kon­tak­te, Doku­mente oder Tick­ets ein­se­hen oder bear­beit­en dür­fen. Sen­si­ble Infor­ma­tio­nen wie Pass­wörter wer­den selb­stver­ständlich ver­schlüs­selt gespe­ichert.

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