Software para presupuestos en vez de plantillas de Word y hojas de cálculo
Casi todos empiezan con una plantilla de presupuesto en Word: cambiar el encabezado, teclear las líneas, buscar los precios en una hoja de cálculo, guardar en PDF y enviar por correo. Funciona mientras una sola persona hace los presupuestos y la lista de precios no se mueve. Se rompe en cuanto cambian los precios, varias personas presupuestan o un cliente acepta seis semanas después.
Entonces empieza la búsqueda: cuál era la última versión, qué descuento se prometió, si ya se facturó. Además del tiempo perdido, a veces hay trabajo que no se llega a facturar porque nadie se dio cuenta de que aquel presupuesto nunca se convirtió en factura.
Un software para presupuestos pone orden. Los productos y los precios están en un solo sitio, cada presupuesto cuelga del cliente correcto, cada cambio queda registrado y el camino a la factura es un clic en lugar de volver a teclearlo todo.
Unusual Suite sigue ese camino: los presupuestos forman parte de un software de gestión empresarial en el que contactos, productos, proyectos y facturas se conectan entre sí.
Crear presupuestos con catálogo de productos, plantillas y descuentos
Un presupuesto nuevo empieza por el destinatario: eliges un contacto o una organización directamente en Unusual Suite y añades número de presupuesto, fecha de validez, una breve introducción, las condiciones de pago y un pie. Las líneas salen del catálogo de productos central que mantienes en el área de configuración: eliges un producto y su precio y su descripción aparecen automáticamente, listos para ajustarlos en ese presupuesto. El total de arriba se actualiza en tiempo real.
Los descuentos se aplican como importe fijo o como porcentaje. Como los precios vienen del catálogo, un cambio de precio surte efecto de inmediato en todos los presupuestos nuevos, sin plantillas que mantener después. Esa es la diferencia real frente a la plantilla de Word: mantienes el precio una vez, no en cada documento.
El aspecto lo decides tú. Usa un diseño estándar o sube tu propia plantilla HTML con la imagen de tu empresa. Las variables insertan el nombre del cliente, las líneas y los importes al componer el presupuesto, así todos se ven igual, sin importar quién los haya escrito, y nadie vuelve a copiar bloques de texto de un documento antiguo.
Qué debe incluir un presupuesto profesional
Un presupuesto es más que una lista de precios: es la base del encargo y, si algo se discute más tarde, el documento al que se remiten ambas partes. Estos datos no deberían faltar nunca:
- Emisor y destinatario: datos completos de ambas empresas, tomados directamente de la ficha de contacto en Unusual Suite
- Número y fecha: hacen que el documento sea inequívoco en las consultas posteriores y en la factura
- Fecha de validez: hasta cuándo mantienes el precio y las condiciones, guardada como campo propio del presupuesto
- Descripción por línea: qué se entrega exactamente, en qué cantidad y a qué precio unitario
- Precios e IVA: precios unitarios, descuentos, total y el impuesto desglosado por separado
- Condiciones de pago y entrega: plazo y condiciones, como campo propio del presupuesto
- Referencia a tus condiciones generales: adjuntas al correo del presupuesto como documento, para que quede constancia de que se enviaron
La fecha de validez es la que más se olvida y la que más cara sale: sin ella puedes quedar vinculado a un precio mucho después de que tus costes hayan cambiado. En Unusual Suite es un campo propio del presupuesto, no una frase que alguien escribe en el texto y olvida la próxima vez.
Del presupuesto a la factura, sin cambiar de programa
Cuando el presupuesto está listo, con Componer presupuesto generas una vista previa y lo envías por correo. Una plantilla de correo da al mensaje el texto adecuado y tus condiciones se adjuntan automáticamente como documento. Si prefieres entregarlo en persona, lo exportas en PDF. Cada cambio queda en la línea de tiempo del presupuesto y el equipo se coordina en el chat integrado, sobre el propio documento.
Cuando el cliente acepta, el icono Crear factura en la parte superior del presupuesto genera la factura y traslada las líneas. Las facturas cumplen el estándar XRechnung 3.0.1, así que están listas para la facturación electrónica obligatoria. No necesitas un programa de facturación aparte: presupuesto y factura nacen en el mismo sitio, con los mismos datos.
En el trabajo por proyectos se va un paso más allá. Si el presupuesto se convierte en proyecto, registras las horas con el control de horas integrado y luego las añades a la factura como líneas: eliges el proyecto, fijas el periodo y el redondeo, y listo. Así, un único software de presupuestos y facturas cubre todo el camino, desde el primer presupuesto hasta el cobro.
Prueba gratis
Controla tus presupuestos, fíltralos y analízalos con IA
Quien presupuesta a menudo no necesita solo un documento bonito, necesita una vista general. En Unusual Suite todos los presupuestos están en un Power-Grid que puedes ordenar, filtrar y configurar con tus propias columnas. De un vistazo ves cuáles siguen abiertos, cuáles caducan pronto y cuáles ya se han facturado.
Para buscar algo concreto está Power-Search: una consulta recorre todas las áreas de la plataforma, desde presupuestos y contactos hasta documentos y facturas. Incluso encuentra el contenido de los PDF y el texto de las imágenes mediante reconocimiento de texto, así que un presupuesto antiguo aparece en segundos.
Power-Chat responde preguntas con IA a partir de tus propios datos e indica la fuente de cada respuesta, por ejemplo cuando le pides un resumen de los presupuestos abiertos de un cliente. Puedes leer más sobre cómo la inteligencia artificial en el CRM ayuda en el día a día.
Funciones del software
de presupuestos
Presupuestos
Crea presupuestos con destinatario, número, fecha de validez, introducción, condiciones de pago y pie, añade líneas desde el catálogo de productos y aplica descuentos como importe o porcentaje.
Catálogo de productos
Mantén los productos con precio y descripción en el área de configuración. Están listos como líneas cada vez que creas un presupuesto y los cambios de precio se aplican de inmediato.
Plantillas y variables
Usa un diseño estándar o sube tu propia plantilla HTML. Las variables insertan el nombre del cliente, las líneas y los importes al componer el presupuesto.
Envío por correo o PDF
Compón el presupuesto como vista previa y envíalo por correo o expórtalo en PDF. Un documento con tus condiciones puede adjuntarse automáticamente.
Facturas
La factura nace de un presupuesto o de las horas registradas, conforme a XRechnung 3.0.1. Admite facturas rectificativas y el envío funciona igual que en los presupuestos. Los detalles están en el programa de facturación.
Contactos y organizaciones
Eliges el destinatario entre contactos y organizaciones. Esos mismos datos alimentan el CRM integrado, así que las direcciones se mantienen una sola vez.
Línea de tiempo y chat
Cada cambio en el presupuesto queda en su línea de tiempo. El chat integrado permite al equipo coordinarse sobre el propio presupuesto, sin salir a otro canal.
Documentos
Las condiciones generales se guardan como documentos y se adjuntan al correo del presupuesto. La búsqueda de texto completo también encuentra lo que hay dentro de esos documentos.
Power-Search y Power-Chat
La búsqueda global recorre todos los módulos en una consulta, con reconocimiento de texto en PDF e imágenes. El asistente de IA responde sobre tus presupuestos y aporta las fuentes.
Software de presupuestos gratis, y tus datos siguen siendo tuyos
Muchas herramientas ofrecen una prueba gratuita y después te pasan a una suscripción. En Unusual Suite es distinto: la Free Edition es gratis para siempre para una persona e incluye todas las funciones, también presupuestos, catálogo de productos, facturas e IA. No hay nada reservado para un plan de pago. Cuando el equipo crece, compras la Pro Edition por 29 euros por usuario y mes, con 90 días de prueba gratuita antes. Todas las condiciones están en la página de precios.
A eso se suma algo que los proveedores solo en la nube no ofrecen: mantienes la soberanía sobre tus datos de presupuestos y clientes. Por defecto Unusual Suite funciona en servidores en Alemania: en Hetzner en Falkenstein, con los documentos y correos en StackIT Object Storage, ambas empresas alemanas sujetas al RGPD. Cada cliente recibe su propia instancia de base de datos, totalmente separada. Si tus normas lo exigen, puedes ejecutar el software íntegramente en tus propios servidores (on-premises), de modo que tus cálculos y tus precios nunca salen de tu infraestructura.
Preguntas frecuentes sobre el software de presupuestos
Un software de presupuestos es un programa con el que las empresas crean, envían y gestionan presupuestos. Las líneas salen de un catálogo de productos en lugar de una plantilla, el total se calcula automáticamente y el presupuesto llega al cliente con tu propio diseño, por correo o en PDF. En Unusual Suite, los presupuestos están conectados con contactos, productos, proyectos y facturas.
Lo esencial es un catálogo de productos central con precios actualizados, plantillas personalizables con tu diseño, descuentos como importe o porcentaje, una fecha de validez, el envío por correo o PDF y un paso fluido hacia la factura. Igual de importante es una vista general en la que ordenar y filtrar todos los presupuestos.
Sí. Unusual Suite es gratis para siempre para una persona, no solo durante un periodo de prueba. La Free Edition incluye todas las funciones, también presupuestos, catálogo de productos y facturas. La Pro Edition solo entra en juego cuando se suman más usuarios.
Sí. Cuando el cliente acepta, el icono Crear factura en la parte superior del presupuesto genera una factura y traslada las líneas. La factura puede enviarse después por correo como factura electrónica conforme a XRechnung.
Sí. Además de los diseños estándar puedes subir tu propia plantilla HTML. Las variables insertan el nombre del cliente, las líneas y los importes al componer el presupuesto, así todos se ven igual, sin importar quién los escriba.
Lo decides tú al fijar la fecha de validez en el presupuesto. Lo habitual son de dos a cuatro semanas según el sector. Sin un límite corres el riesgo de que un cliente acepte meses después a precios que ya no cubren tus costes, por eso todo presupuesto debería llevarla.
Las herramientas dedicadas suelen costar entre 10 y 30 euros por usuario y mes, según el alcance. En Unusual Suite la Free Edition es gratis para siempre para una persona, porque aquí los presupuestos forman parte de un software empresarial completo y no son el producto en sí. La Pro Edition cuesta 29 euros por usuario y mes y se puede probar gratis durante 90 días. Todos los detalles están en la página de precios.
Sí, para eso está pensado Unusual Suite. Presupuesto, factura, cliente y proyecto viven en el mismo sistema, y la factura nace del presupuesto o de las horas registradas en el proyecto. No necesitas un software de presupuestos y además un segundo programa para facturar, trabajas en un software de gestión empresarial.
Sí. Todos los presupuestos están en un Power-Grid que se puede ordenar y filtrar. Además, Power-Search recorre todos los módulos en una sola consulta y encuentra contenido dentro de los PDF y las imágenes adjuntas mediante reconocimiento de texto.
Los datos se alojan por defecto en Alemania: en servidores de Hetzner en Falkenstein y en StackIT Object Storage, ambas empresas alemanas sujetas al RGPD. Cada cliente recibe su propia instancia de base de datos, totalmente separada. Con el sistema de roles y permisos defines quién puede ver y editar presupuestos, contactos y facturas. Quien quiera más control puede ejecutar Unusual Suite en sus propios servidores.