XRechnung o ZUGFeRD: qué formato necesitas y cuándo

XRechnung o ZUGFeRD: la diferencia

La diferencia entre XRechnung y ZUGFeRD no está en el contenido. Los dos formatos describen los mismos datos de factura bajo la misma norma. Número de factura, periodo de prestación, tipo impositivo y datos bancarios figuran como campos con nombre propio, no como texto corrido en una página. El programa del destinatario los lee y los contabiliza sin que nadie teclee importes.

La diferencia empieza donde la factura llega a una persona. Una XRechnung no lleva maquetación. No hay tipografía, ni logotipo, ni distribución de página, y quien abre el archivo ve líneas de datos. Solo se vuelve legible con un programa que la prepare para su visualización. ZUGFeRD hace lo contrario y mete exactamente los mismos datos dentro de un PDF normal y corriente, con el aspecto de cualquier otra factura. La persona abre el PDF y el programa coge el juego de datos del interior. A esa construcción se la llama formato híbrido: un archivo, dos maneras de leerlo.

Dos filas de esta tabla se omiten en casi todas las comparativas y son las que salen caras en la práctica: la sintaxis admitida y la fila sobre qué cuenta como factura electrónica. Las dos se ven más abajo.

Un ejemplo: la misma factura como XRechnung y como ZUGFeRD

La forma más rápida de ver la diferencia es con un ejemplo: una sola factura, una vez como XRechnung y otra como ZUGFeRD, puestas en paralelo. Los datos son idénticos: mismo número, mismas tres líneas, mismo tipo impositivo, mismo total.

Como XRechnung el resultado es un archivo de unos pocos kilobytes. Cada campo figura con su nombre, el número de factura como un elemento propio y el importe neto como otro, con su moneda al lado. Quien lo abre ve corchetes angulares. Un programa de contabilidad que lo abre lee cada campo directamente. Cómo es un archivo completo y qué datos obligatorios lleva se ve en el ejemplo de la página sobre la XRechnung.

Como ZUGFeRD el resultado es un PDF con membrete, tabla y bloque de totales, es decir, justo el documento que tus clientes llevan años recibiendo. La diferencia está en el adjunto: el PDF es un PDF/A-3, y esa variante puede llevar consigo cualquier archivo. Ahí dentro va el mismo XML de antes, invisible pero entregado. Cómo encajan PDF y XML por dentro, y cuáles de los cinco perfiles cuentan de verdad, lo explica la página sobre el formato ZUGFeRD.

De ahí sale una regla que se incumple a menudo: en ZUGFeRD manda el juego de datos, no la página visible. Si el PDF y el XML no coinciden, vale el XML. Quien contabiliza esa factura a mano mirando la impresión puede acabar apuntando una cifra distinta de la que paga.

No todo ZUGFeRD es una factura electrónica

Aquí está el error que cometen casi todas las tablas comparativas. Igualan ZUGFeRD con factura electrónica y hacen creer al lector que cualquier archivo con ese nombre cumple la obligación. No es así.

ZUGFeRD tiene cinco perfiles, cinco niveles del mismo formato. MINIMUM transmite solo un conjunto mínimo para contabilizar y BASIC WL deja fuera las líneas de la factura. Ninguno de los dos cuenta en Alemania como factura completa ni cumple los requisitos de la norma. BASIC, EN 16931 y EXTENDED sí lo hacen, y EN 16931, antes llamado COMFORT, es el nivel para el día a día. A eso se suma la versión: ZUGFeRD vale a partir de la 2.0.1, las anteriores quedan fuera.

En la práctica esto significa que, al cambiar, no le preguntes a tu programa si sabe hacer ZUGFeRD, pregúntale qué versión y qué perfil genera. Un programa que entrega obedientemente MINIMUM no produce formalmente una factura electrónica, por mucho que en la caja ponga ZUGFeRD. Con la XRechnung la duda no aparece, porque cualquier archivo que supere las reglas de validación es una factura completa.

La segunda fila que casi nadie explica es la sintaxis. La EN 16931 se puede expresar en dos notaciones técnicas, UBL y UN/CEFACT CII. XRechnung admite las dos, ZUGFeRD solo CII. Si en tu casa ya se genera UBL, por ejemplo para enviar por Peppol, ese juego de datos no se puede meter sin más en un PDF. Antes hay que traducirlo, y ese es un paso que se olvida con facilidad al planificar.

XRechnung o ZUGFeRD: ¿cuál es mejor?

Preguntar cuál es mejor no lleva a ninguna parte, porque los dos formatos cumplen la misma norma. El precio tampoco ayuda a decidir: las dos normas son de libre acceso y no cuestan nada, solo se paga el programa que las genera. La elección entre ZUGFeRD y XRechnung se decide en otro sitio: ¿quién recibe la factura y qué puede hacer con ella? Cuatro casos cubren casi todo.

Facturas a organismos públicos: casi siempre XRechnung

Aquí la respuesta es inequívoca: XRechnung. Los organismos públicos indican el formato exigido y el Leitweg-ID en el pliego, y sin ese número la factura se rechaza aunque todo lo demás esté bien. ZUGFeRD solo se acepta de forma limitada en el sector público. Quien factura a la Administración con regularidad necesita XRechnung, y no como salida de emergencia sino como camino habitual.

Facturas a empresas: ZUGFeRD es más cómodo

Entre empresas los dos formatos son válidos, y aquí ZUGFeRD saca su ventaja. El destinatario recibe un archivo que puede mirar como siempre y su programa sigue recibiendo los datos. Nadie tiene que explicar por qué la factura cambia de aspecto de golpe. Para clientes que aún no han dado el paso, es el camino más suave.

Queda la pregunta de si un cliente concreto puede leer los datos. Se responde una vez y no en cada factura: pregunta a tus veinte clientes más importantes y guarda la respuesta en su ficha, a ser posible donde están también las condiciones de pago. Cuesta una mañana y resuelve el asunto durante años. Si prefieres ahorrártelo, envía en híbrido y deja la pregunta abierta, porque para eso se inventó.

Facturas a particulares: ninguna obligación

Aquí la pregunta desaparece. Las facturas a particulares no entran en la obligación alemana, basta un PDF legible. Lo mismo vale para facturas de importe reducido hasta 250 euros y para los títulos de transporte. Enviar igualmente una factura electrónica no rompe nada, pero no hace falta, y un particular poco puede hacer con un XML desnudo.

Facturas al extranjero: aclarar país por país

Fuera de Alemania casi nadie conoce la XRechnung, es una variante alemana de la norma. ZUGFeRD al menos ha cruzado la frontera: en Francia la misma norma se llama Factur-X y los archivos se leen mutuamente. Para el resto de Europa la EN 16931 es la base común, pero el envío suele ir por Peppol y su propio formato. Quien factura al extranjero con regularidad lo aclara país por país, no de una vez.

Convertir ZUGFeRD en XRechnung: ¿se puede?

La pregunta sale a menudo y la respuesta honesta es que un sentido es más fácil que el otro. Del archivo ZUGFeRD se puede extraer el XML incrustado, cosa que hace cualquier visor de PDF desde la lista de adjuntos. Pero ese XML no es automáticamente una XRechnung válida. La XRechnung es una variante más estricta de la norma, con reglas de validación propias, y pide datos que ZUGFeRD no exige, sobre todo la referencia del comprador y, ante la Administración, el Leitweg-ID. Si faltan, el archivo no pasa la validación aunque las cifras estén bien.

Al revés cuesta más. Quien quiere convertir una XRechnung en ZUGFeRD tiene que generar un PDF, traducir los datos a CII si están en UBL y montar las dos cosas en un PDF/A-3. Eso no es trabajo de escritorio, es trabajo del programa.

Por eso el consejo práctico es: no conviertas, emite bien desde el principio. Pasar una factura dos veces por una herramienta cuesta tiempo y crea una fuente de error que antes no existía. Si tu programa puede generar los dos formatos, elige el adecuado al crear la factura. Si solo sabe uno, eso es motivo para revisar el programa, no la factura.

Qué envía Unusual Suite

En corto: una XRechnung empaquetada como un ZUGFeRD. Suena a contradicción, pero deja de serlo en cuanto se separan el formato y el envoltorio.

El formato es lo que dice el juego de datos, es decir, XRechnung o ZUGFeRD. El envoltorio es si ese juego de datos viaja desnudo o dentro de un PDF legible. ZUGFeRD resuelve las dos cosas a la vez, el formato y el envoltorio en PDF forman parte de la norma. La XRechnung fija solo el formato, y el archivo suele salir desnudo.

Unusual Suite combina los dos lados: el juego de datos es una XRechnung, y sale incrustada en un PDF legible y adjunta además como archivo aparte. El destinatario recibe una factura normal para mirar y los datos para leer, igual que con ZUGFeRD, solo que dentro hay una XRechnung. Ante los organismos públicos ese es justo el formato exigido, y entre empresas es igual de válido. El archivo no lleva el nombre ZUGFeRD, porque para eso el envoltorio también tendría que seguir la norma ZUGFeRD.

Las facturas salen de datos ya registrados. Las líneas vienen de horas imputadas con su proyecto, su regla de facturación y su periodo, y los datos obligatorios como dirección, NIF-IVA y condiciones de pago los toma el sistema de las fichas de empresa y de cliente. Está pensado para empresas de servicios que facturan por esfuerzo.

Hay un límite que toca nombrar. Las facturas recibidas se archivan como documentos y se encuentran con la búsqueda de texto completo con reconocimiento de texto, pero sus datos XML no se extraen. Quien sobre todo recibe facturas y quiere contabilizarlas de forma automática necesita otra herramienta para eso. Al comparar programas conviene por tanto mirar por separado la emisión y la recepción. Qué otros criterios pesan en esa elección lo recoge la visión general sobre software de facturación electrónica.

Conclusión: decide el destinatario, no el formato

XRechnung o ZUGFeRD no es cuestión de fe. Los dos cumplen la misma norma, los dos son válidos, y quien emite bien cualquiera de ellos ha cumplido. Lo que importa es quién recibe la factura: ante la Administración el camino pasa por la XRechnung con su Leitweg-ID, y entre empresas la vía híbrida es la más cómoda mientras no hayan cambiado todos.

Más importante que la elección es una pregunta a tu propio programa: qué versión y qué perfil genera. Un ZUGFeRD en el perfil MINIMUM no es una factura electrónica, por mucho que el nombre lo prometa. Cuándo tienes que cambiar depende de los plazos de la obligación alemana, y esos corren distinto según la facturación.