Software für Angebote statt Vorlagen-Chaos in Word und Excel
Die meisten Betriebe starten mit einer Angebotsvorlage in Word: Kopf austauschen, Positionen abtippen, Preise aus einer Excel-Tabelle heraussuchen, als PDF speichern, per Mail verschicken. Das funktioniert, solange einer allein Angebote schreibt und die Preisliste stabil bleibt. Es kippt in dem Moment, in dem Preise sich ändern, mehrere Leute Angebote schreiben oder ein Kunde nach sechs Wochen zusagt.
Dann beginnt die Sucherei: Welche Version war die letzte, welcher Rabatt wurde zugesagt, wurde daraus schon eine Rechnung? Wer das kennt, verliert nicht nur Zeit, sondern gelegentlich auch Geld, weil eine Leistung schlicht nie abgerechnet wurde.
Eine Software für Angebote räumt damit auf. Produkte und Preise liegen an einer Stelle, jedes Angebot hängt am richtigen Kunden, jede Änderung ist nachvollziehbar, und der Weg zur Rechnung ist ein Klick statt eine Abtipp-Runde.
Unusual Suite geht diesen Weg konsequent: Die Angebotserstellung ist Teil einer ganzheitlichen Unternehmenssoftware, in der Kontakte, Produkte, Angebote, Projekte und Rechnungen zusammenlaufen.
Angebote erstellen mit Produktkatalog, Vorlagen und Rabatten
Ein neues Angebot beginnt beim Empfänger: Sie wählen einen Kontakt oder eine Organisation direkt aus Unusual Suite, dazu kommen Angebotsnummer, Ablaufdatum, eine kurze Einleitung, Zahlungsbedingungen und eine Fußzeile. Die Positionen ziehen Sie aus dem zentralen Produktkatalog, den Sie im Konfigurationsbereich pflegen: Produkt auswählen, Preis und Beschreibung erscheinen automatisch und lassen sich im Angebot noch anpassen. Der Gesamtpreis oben aktualisiert sich in Echtzeit.
Rabatte vergeben Sie wahlweise als festen Betrag oder als Prozentwert. Weil die Preise aus dem Katalog kommen, wirkt eine Preisänderung sofort in allen neuen Angeboten, ohne dass jemand eine Vorlage nachpflegen muss. Genau dieser Punkt ist der Unterschied zur Word-Vorlage: Sie pflegen den Preis einmal, nicht in jedem Dokument neu.
Das Aussehen bestimmen Sie selbst. Nutzen Sie ein Standardlayout oder laden Sie ein eigenes HTML-Layout im Firmendesign hoch. In den Vorlagen sorgen Variablen dafür, dass Kundenname, Positionen und Beträge beim Zusammenstellen automatisch eingesetzt werden. So sieht jedes Angebot gleich aus, egal wer es geschrieben hat, und niemand kopiert mehr Textbausteine aus einem alten Dokument zusammen.
Was in ein professionelles Angebot gehört
Ein Angebot ist mehr als eine Preisliste: Es ist die Grundlage für den späteren Auftrag und im Streitfall das Dokument, auf das sich beide Seiten berufen. Diese Angaben sollten deshalb in kein Angebot fehlen:
- Absender und Empfänger: vollständige Firmendaten auf beiden Seiten, in Unusual Suite direkt aus dem Kontakt übernommen
- Angebotsnummer und Datum: macht das Dokument eindeutig referenzierbar, in Rückfragen und in der späteren Rechnung
- Gültigkeitsdauer: bis wann Sie sich an Preis und Konditionen halten, im Angebot als Ablaufdatum hinterlegt
- Leistungsbeschreibung je Position: was genau geliefert wird, in welcher Menge, zu welchem Einzelpreis
- Preise und Umsatzsteuer: Einzelpreise, Rabatte, Gesamtsumme und der Steuerausweis, sauber getrennt ausgewiesen
- Zahlungs- und Lieferbedingungen: Zahlungsziel und Konditionen, als eigenes Feld im Angebot
- Verweis auf Ihre AGB: als Dokument an die Angebots-E-Mail angehängt, damit die Bedingungen belegbar mitgeschickt wurden
Der Punkt Gültigkeitsdauer wird am häufigsten vergessen und ist der teuerste: Ohne Befristung binden Sie sich unter Umständen länger an einen Preis, als Ihnen lieb ist. In Unusual Suite ist das Ablaufdatum ein festes Feld im Angebot, das Sie beim Anlegen setzen, statt es in den Fließtext zu schreiben und beim nächsten Angebot zu vergessen.
Vom Angebot zur Rechnung, ohne das Programm zu wechseln
Ist das Angebot fertig, erzeugen Sie über Angebot zusammenstellen eine Vorschau und versenden es per E-Mail. Eine E-Mail-Vorlage gibt der Nachricht den passenden Text, Ihre AGB hängen automatisch als Dokument an. Wer das Angebot lieber persönlich übergibt, exportiert es als PDF. Jede Änderung landet in der Timeline des Angebots, und das Team stimmt sich über den eingebauten Chat direkt am Dokument ab.
Sagt der Kunde zu, erzeugen Sie über das Symbol Rechnung erstellen im Kopfbereich des Angebots eine Rechnung, die Positionen wandern direkt mit. Die Rechnungen sind konform zum Standard XRechnung 3.0.1 und damit für die E-Rechnungspflicht gerüstet. Ein separates Rechnungsprogramm brauchen Sie dafür nicht: Angebot und Rechnung entstehen an derselben Stelle, mit denselben Daten.
Bei Projektgeschäft geht es noch einen Schritt weiter. Wird aus dem Angebot ein Projekt, erfassen Sie die Arbeitszeiten über die integrierte Zeiterfassung und übernehmen sie später als Rechnungspositionen: Projekt wählen, Zeitraum festlegen, Rundung setzen, fertig. Damit deckt eine einzige Software für Angebote und Rechnungen den ganzen Weg vom ersten Angebot bis zur bezahlten Rechnung ab.
Jetzt kostenlos testen
Angebote im Blick behalten, filtern und per KI auswerten
Wer regelmäßig Angebote schreibt, braucht nicht nur ein hübsches Dokument, sondern eine Übersicht. In Unusual Suite liegen alle Angebote in einem Power-Grid, das Sie wie eine Tabelle sortieren, filtern und nach Ihren Spalten einrichten. So sehen Sie auf einen Blick, welche Angebote offen sind, welche demnächst ablaufen und welche bereits abgerechnet wurden.
Für die gezielte Suche greift die Power-Search: eine Abfrage durchsucht alle Bereiche der Plattform, von Angeboten und Kontakten bis zu Dokumenten und Rechnungen. Selbst Inhalte aus PDF-Dateien und Text in Bildern werden per Texterkennung gefunden, ein altes Angebot ist damit in Sekunden wieder da.
Der Power-Chat beantwortet Fragen per KI auf Basis Ihrer eigenen Daten und nennt zu jeder Antwort die Quelle, etwa wenn Sie sich die offenen Angebote eines Kunden zusammenfassen lassen. Wie künstliche Intelligenz im CRM darüber hinaus im Alltag unterstützt, lesen Sie auf der verlinkten Seite.
Funktionen der Angebotssoftware
im Überblick
Angebote
Angebote mit Empfänger, Angebotsnummer, Ablaufdatum, Einleitung, Zahlungsbedingungen und Fußzeile anlegen, Positionen aus dem Produktkatalog ziehen und Rabatte als Betrag oder Prozentwert vergeben.
Produktkatalog
Produkte mit Preis und Beschreibung im Konfigurationsbereich pflegen. Beim Erstellen eines Angebots stehen sie als Positionen bereit, Preisänderungen wirken sofort in neuen Angeboten.
Vorlagen & Variablen
Standardlayouts nutzen oder ein eigenes HTML-Layout im Firmendesign hochladen. Variablen setzen Kundenname, Positionen und Beträge beim Zusammenstellen automatisch ein.
Versand als E-Mail oder PDF
Angebot als Vorschau zusammenstellen und direkt per E-Mail versenden oder als PDF exportieren. Ein Dokument mit Ihren Kaufbedingungen hängt auf Wunsch automatisch an.
Rechnungen
Aus einem Angebot oder aus erfassten Projektzeiten entsteht eine Rechnung, konform zur XRechnung 3.0.1. Stornorechnungen sind möglich, der Versand läuft wie beim Angebot. Details zeigt das integrierte Rechnungsprogramm.
Kontakte & Organisationen
Empfänger wählen Sie aus Kontakten und Organisationen. Dieselben Daten nutzt das integrierte CRM, sodass Adressen und Ansprechpartner nur einmal gepflegt werden.
Timeline & Team-Chat
Jede Änderung am Angebot wird in der Timeline festgehalten. Über den eingebauten Chat stimmt sich das Team direkt am Angebot ab, statt in einem separaten Kanal.
Dokumente
AGB und Kaufbedingungen liegen als Dokumente im System und werden an die Angebots-E-Mail angehängt. Die Volltextsuche findet Inhalte auch innerhalb der Dokumente.
Power-Search & Power-Chat
Die globale Suche durchsucht alle Module in einer Abfrage, inklusive Texterkennung in PDFs und Bildern. Der KI-Assistent beantwortet Fragen zu Ihren Angeboten und liefert die Quellen mit.
Angebotssoftware kostenlos nutzen und die Daten behalten
Viele Anbieter locken mit einer kostenlosen Testphase und stellen danach auf ein Abo um. Bei Unusual Suite ist das anders: Die Free Edition ist für eine Person dauerhaft kostenlos und enthält alle Funktionen, also auch Angebote, Produktkatalog, Rechnungen und KI. Nichts wird erst gegen Aufpreis freigeschaltet. Wächst Ihr Team, kaufen Sie bei Bedarf die Pro Edition für 29 Euro pro Nutzer und Monat, die sich vorher 90 Tage kostenlos testen lässt. Alle Konditionen stehen auf der Preisseite.
Dazu kommt ein Punkt, den reine Cloud-Anbieter nicht bieten: Sie behalten die volle Hoheit über Ihre Angebots- und Kundendaten. Standardmäßig läuft Unusual Suite auf Servern in Deutschland — bei Hetzner in Falkenstein, Dokumente und E-Mails im StackIT Object Storage. Auf Wunsch betreiben Sie die Software komplett im eigenen Haus (On-Premises). Dann verlassen Ihre Kalkulationen und Kundenpreise Ihre Infrastruktur nie.
Häufige Fragen zur Software für Angebotserstellung (FAQ)
Eine Software für Angebotserstellung ist ein Programm, mit dem Unternehmen Angebote erstellen, versenden und verwalten. Die Positionen kommen aus einem Produktkatalog statt aus einer Vorlage, der Gesamtpreis wird automatisch berechnet, und das Angebot geht im eigenen Design als E-Mail oder PDF an den Kunden. In Unusual Suite hängt die Angebotserstellung direkt mit Kontakten, Produkten, Projekten und Rechnungen zusammen.
Wichtig sind ein zentraler Produktkatalog mit aktuellen Preisen, anpassbare Vorlagen im eigenen Design, Rabatte als Betrag oder Prozentwert, ein Ablaufdatum, der Versand per E-Mail oder PDF und ein nahtloser Übergang zur Rechnung. Ebenso hilfreich ist eine Übersicht, in der sich alle Angebote sortieren und filtern lassen.
Ja. Unusual Suite ist für eine Person dauerhaft kostenlos, nicht nur für eine befristete Testphase. Die Free Edition enthält alle Funktionen, also auch Angebote, Produktkatalog und Rechnungen. Erst wenn weitere Nutzer dazukommen, wird die Pro Edition fällig.
Ja. Sagt der Kunde zu, erzeugen Sie über das Symbol Rechnung erstellen im Kopfbereich des Angebots eine Rechnung, die Positionen werden übernommen. Die Rechnung kann anschließend als XRechnung-konforme E-Rechnung per E-Mail an den Kunden gehen.
Ja. Neben den Standardlayouts laden Sie ein eigenes HTML-Layout hoch. Variablen setzen Kundenname, Positionen und Beträge beim Zusammenstellen automatisch ein, sodass jedes Angebot einheitlich aussieht, unabhängig davon, wer es geschrieben hat.
Das legen Sie selbst fest, indem Sie im Angebot ein Ablaufdatum setzen. Üblich sind je nach Branche zwei bis vier Wochen. Ohne Befristung riskieren Sie, dass ein Kunde Monate später zu alten Preisen zusagt, deshalb gehört die Gültigkeitsdauer in jedes Angebot.
Reine Angebotstools liegen meist zwischen 10 und 30 Euro pro Nutzer und Monat, je nach Funktionsumfang. Bei Unusual Suite ist die Free Edition für eine Person dauerhaft kostenlos, weil Angebote hier Teil einer kompletten Unternehmenssoftware sind und nicht das Produkt selbst. Die Pro Edition kostet 29 Euro pro Nutzer und Monat und lässt sich 90 Tage kostenlos testen. Alle Details finden Sie auf der Preisseite.
Ja, genau dafür ist Unusual Suite gebaut. Angebot, Rechnung, Kunde und Projekt liegen im selben System, und die Rechnung entsteht aus dem Angebot oder aus erfassten Projektzeiten. Sie brauchen keine Software für Angebote und daneben ein zweites Programm für die Rechnungsstellung, sondern arbeiten in einer Unternehmenssoftware.
Ja. Alle Angebote liegen in einem Power-Grid, das sich sortieren und filtern lässt. Die Power-Search durchsucht zusätzlich alle Module in einer Abfrage und findet per Texterkennung sogar Inhalte in angehängten PDF-Dateien und Bildern.
Die Daten liegen standardmäßig in Deutschland — auf Servern bei Hetzner in Falkenstein und im StackIT Object Storage, beides deutsche Unternehmen, die der DSGVO unterliegen. Jeder Kunde erhält eine eigene, vollständig getrennte Datenbankinstanz. Über das Rollen- und Berechtigungssystem legen Sie fest, wer Angebote, Kontakte und Rechnungen sehen und bearbeiten darf. Wer noch mehr Kontrolle möchte, betreibt Unusual Suite On-Premises im eigenen Haus.