Ein CRM statt fünf verstreuter Tools.
Warum Freiberufler ein CRM brauchen: Kundendaten bündeln statt verstreuen
Als Freelancer sind Sie Vertrieb, Projektleitung und Buchhaltung in einer Person. Entsprechend liegen Ihre Kundendaten überall: ein paar Mails im Postfach, eine Telefonnummer im Handy, das Angebot in Word, die Rechnung in einem Extra-Tool und der nächste Nachfass-Termin nur im Kopf. Solange Sie zwei Kunden haben, geht das gut. Bei zehn oder fünfzehn wird daraus schnell ein teurer Blindflug, bei dem Anfragen liegen bleiben und Rechnungen zu spät rausgehen.
Ein CRM für Freelancer löst genau das. Statt vieler Insellösungen pflegen Sie eine zentrale Basis für alles, was mit Ihren Kunden zu tun hat. Wichtig dabei: Als Einzelunternehmer brauchen Sie kein überladenes Vertriebssystem mit Dutzenden Pipeline-Stufen, sondern eine Lösung, die Kontakte, Kommunikation und Abrechnung ohne Mehraufwand zusammenhält.
Unusual Suite geht genau diesen Weg: Das CRM ist Teil einer ganzheitlichen Unternehmenssoftware, in der Kontakte, E-Mails, Angebote, Rechnungen und Projekte nahtlos ineinandergreifen. Sie tippen eine Information einmal ein und nutzen sie überall.
Und Sie können sofort loslegen: Das CRM sowie alle weiteren Funktionen sind bereits in der kostenlosen Free Edition enthalten, die für eine Person dauerhaft kostenlos bleibt. Nichts wird erst gegen Aufpreis freigeschaltet.
Kontakte, Historie und Follow-ups im CRM für Einzelunternehmer
Im Kern eines guten CRM stehen Ihre Kontakte. In Unusual Suite legen Sie Personen und Organisationen zentral an, ganz ohne Abtippen:
- Kontakte manuell anlegen oder aus eingefügtem Text erzeugen, etwa eine E-Mail-Signatur einfügen und automatisch in einen Kontakt umwandeln
- Automatisch aus eingehenden E-Mail-Signaturen anlegen, sobald die Signatur-Verarbeitung für ein Postfach aktiviert ist
- Bestehende Kontakte aus Apple iCloud, Google oder Microsoft 365 importieren, die Synchronisation läuft in beide Richtungen
- Kontakte Organisationen und Projekten zuordnen, damit Sie sehen, wer zu welchem Auftrag gehört
Wer allein mehrere Kunden gleichzeitig betreut, hat niemanden, der den Überblick behält. Zu jedem Kunden sehen Sie mit Power-View eine 360-Grad-Übersicht: ein Kachel-Layout, das Notizen, Aktivitäten, E-Mails und Dokumente auf einen Blick zeigt. Eine vollständige Historie hält fest, was zuletzt besprochen wurde, damit Sie auch nach Wochen sofort wieder im Bild sind, selbst wenn zwischendurch mehrere andere Projekte liefen.
Vom Erstkontakt zur bezahlten Rechnung: das CRM für Freelancer ohne Tool-Wechsel
Für Freelancer entscheidet sich der Nutzen eines CRM oft an einer einfachen Frage: Wie schnell wird aus einem Gespräch eine bezahlte Rechnung? In Unusual Suite läuft dieser Weg in einem System. Aus einem Kontakt heraus erstellen Sie ein Angebot, Empfänger und Adresse werden direkt übernommen. Sagt der Kunde zu, machen Sie daraus eine Rechnung, ohne die Daten erneut einzutippen.
Die Rechnungen sind XRechnung-konform, sodass Sie auch öffentliche Auftraggeber bedienen können. Wer tiefer einsteigen will, findet die Details auf der Seite zum Rechnungsprogramm. Für Sie zählt vor allem: Angebot und Rechnung gehören zum selben Kunden wie Mails und Termine, nichts liegt mehr getrennt herum.
Ihr KI-Assistent für die Kundenpflege
Als Einzelkämpfer haben Sie kein Backoffice, das Ihnen zuarbeitet. Genau hier hilft die eingebaute KI. Power-Chat beantwortet Fragen aus Ihren eigenen Daten, auch zu ausgewählten Kontakten und Projekten, inklusive Quellenangabe. So finden Sie in Sekunden, was Sie sonst in alten Mails suchen würden.
Dazu durchsucht Power-Search den gesamten Bestand in einer einzigen Abfrage: Kontakte, E-Mails, Dokumente und Rechnungen. Sogar Text in Bildern wird per OCR auffindbar. Und wenn eine Mail hereinkommt, erkennt die KI enthaltene Kontakte und Termine und schlägt vor, sie zu übernehmen, ohne dass Sie etwas abtippen.
Wie künstliche Intelligenz im CRM im Alltag konkret unterstützt, lesen Sie auf der verlinkten Seite. Für Freelancer ist der Effekt der wichtigste Punkt: weniger Zeit für Verwaltung, mehr Zeit für bezahlte Arbeit.
Alles, was ein Freelancer braucht
— in einem CRM
Kontakte
Personen zentral speichern: manuell, importiert, aus Text oder automatisch aus E-Mail-Signaturen angelegt, mit 360-Grad-Sicht über Power-View.
Organisationen
Unternehmen Ihrer Auftraggeber verwalten und mit Kontakten, Projekten, Aktivitäten, E-Mails und Dokumenten verknüpfen, inklusive Änderungshistorie.
Aktivitäten & Erinnerungen
Aufgaben und Termine mit Kontakten verbinden, mit Wiederholungen für regelmäßige Follow-ups, und als Liste, Kanban-Board oder Kalender anzeigen. Erinnerungen halten offene Punkte sichtbar.
E-Mails
E-Mails direkt im System empfangen, schreiben und mit dem passenden Kunden verknüpfen. Die Kundenkommunikation liegt dort, wo auch die Kontakte sind.
Angebote & Rechnungen
Angebote und XRechnung-konforme Rechnungen direkt aus einem Kontakt erstellen: Das integrierte Rechnungsprogramm übernimmt den Empfänger automatisch aus dem CRM.
Projekte & Zeiterfassung
Kunden mit Projekten verknüpfen und projektbezogene Arbeitszeiten über die integrierte Zeiterfassung erfassen, als Grundlage für die spätere Abrechnung nach Stunden.
Power-Search
Volltextsuche über alle Module hinweg: findet Kontakte, E-Mails, Dokumente und Rechnungen in einer einzigen Abfrage, sogar Text in Bildern per OCR.
Power-Chat (KI)
Der KI-Assistent beantwortet Fragen aus Ihren eigenen Daten, auch zu ausgewählten Kontakten und Projekten, mit Quellenangabe.
Eigene Felder & Labels
Das CRM um eigene Datenfelder erweitern und Datensätze mit frei vergebbaren Labels strukturieren und filtern, passend zu Ihrer Arbeitsweise.
Mobil & überall
Unusual Suite läuft im Browser und lässt sich als App (PWA) auf Windows, macOS, iOS und Android installieren. So greifen Sie auch unterwegs auf Ihre Kundendaten zu.
Kostenloses CRM für Freelancer, volle Hoheit über Ihre Daten
Gerade als Freelancer oder Freiberufler wollen Sie nicht für jedes Tool ein eigenes Abo abschließen. Deshalb ist das CRM Teil der Free Edition, die für eine Person dauerhaft kostenlos bleibt, mit allen Funktionen: Sie zahlen nichts und haben trotzdem Kontakte, Angebote, Rechnungen und Projekte in einem System.
Wächst Ihr Geschäft und Sie holen Mitarbeiter dazu, kaufen Sie bei Bedarf die Pro Edition (vorher 90 Tage kostenlos testbar), und dasselbe System wächst dann zum CRM für kleine Unternehmen mit, ohne dass Sie Ihre Daten umziehen müssen.
Dabei behalten Sie die volle Kontrolle über die Daten Ihrer Kunden. Standardmäßig läuft die Software in der Cloud; wenn Ihr Datenschutz mehr verlangt, betreiben Sie sie auch komplett im eigenen Haus (On-Premises), auf Ihrem eigenen Server. Dann verlassen Ihre Kundendaten nie Ihre Infrastruktur: Der Server gleicht nur die Lizenz ab und überträgt dabei keine Kundendaten an den Anbieter. Genau diese Datenhoheit bieten viele rein US-amerikanische Freelancer-Tools nicht.
Häufige Fragen zum CRM für Freelancer (FAQ)
Ein CRM für Freelancer ist eine Software, die alle Informationen zu Ihren Kunden und Interessenten an einem Ort bündelt: Kontaktdaten, E-Mails, Termine, Notizen und idealerweise auch Angebote und Rechnungen. Anders als ein großes Vertriebssystem für Konzerne ist es schlank und auf eine Person zugeschnitten, damit Sie ohne Verwaltungsaufwand den Überblick behalten.
Solange Sie nur ein, zwei Kunden betreuen, reichen Notizen und das Postfach. Sobald es mehr werden, häufen sich verpasste Follow-ups, doppelte Nachfragen und verspätete Rechnungen. Als grobe Faustregel lohnt sich ein CRM ab etwa zehn bis fünfzehn aktiven Kundenbeziehungen, weil der Überblick dann von Hand nicht mehr zuverlässig gelingt.
Die Free Edition ist für eine Person dauerhaft kostenlos und enthält bereits alle Funktionen, also Kontakte, Angebote, Rechnungen, Projekte und KI. Die Pro Edition kostet 29 Euro pro Nutzer und Monat (jährliche Zahlung) und lohnt sich erst, wenn Ihr Team wächst. Sie lässt sich vorher 90 Tage kostenlos testen. Alle Details finden Sie auf der Seite Kosten Unternehmenssoftware.
Ja. Für Einzelunternehmer ist Unusual Suite dauerhaft kostenlos, nicht nur als befristete Testversion. Die Free Edition gilt für einen Nutzer und schaltet alle Funktionen frei, ohne dass zentrale Features hinter einer Bezahlschranke verschwinden.
Ja. Aus einem Kundenkontakt heraus erstellen Sie Angebote und daraus Rechnungen, Empfänger und Adresse werden automatisch übernommen. Die Rechnungen sind XRechnung-konform. Damit deckt Unusual Suite den kompletten Weg vom Erstkontakt bis zur bezahlten Rechnung in einem System ab.
Zu jedem Kontakt legen Sie Aktivitäten mit Datum und Erinnerung an, auf Wunsch als Wiederholung für regelmäßige Nachfass-Aktionen. Diese Aktivitäten sehen Sie als Liste, Kanban-Board oder im Kalender, und Erinnerungen melden sich rechtzeitig, damit kein Termin untergeht.
Ja. Kontakte lassen sich aus Apple iCloud, Google oder Microsoft 365 importieren, ebenso aus Mailchimp und Mailerlite. Zusätzlich können Sie Kontakte aus eingefügtem Text wie einer E-Mail-Signatur automatisch anlegen. Die Synchronisation funktioniert in beide Richtungen.
Ja. Unusual Suite läuft im Browser und lässt sich als App (PWA) auf Windows, macOS, iOS und Android installieren. So greifen Sie auch beim Kunden vor Ort oder unterwegs auf Ihre Kundendaten zu.
Sie behalten die Kontrolle über Ihre Daten. Neben dem Betrieb in der Cloud lässt sich Unusual Suite auch On-Premises im eigenen Haus betreiben, sodass Ihre Kundendaten Ihre Infrastruktur nie verlassen. Das ist ein Vorteil gegenüber vielen reinen US-Anbietern.
Ein Freelancer braucht keine vielstufige Vertriebs-Automatisierung für ganze Teams, sondern eine schlanke Lösung für eine Person: Kontakte, Kommunikation, Angebote und Rechnungen ohne Einrichtungsaufwand. Unusual Suite startet genau hier und wächst bei Bedarf zum CRM für kleine Unternehmen mit, wenn Sie Mitarbeiter dazunehmen.