Warum Unternehmen eine Wissensdatenbank Software brauchen
In vielen Teams steckt das Wissen in Köpfen, E-Mail-Postfächern und verstreuten Dateien. Die Folge: Dieselben Fragen werden immer wieder beantwortet, neue Mitarbeitende brauchen Wochen für die Einarbeitung, und wenn jemand das Unternehmen verlässt, geht Wissen verloren.
Eine Wissensdatenbank für Unternehmen löst das Problem nur dann, wenn sie auch genutzt wird. Wer eine Software für Wissensdatenbank sucht, braucht deshalb kein weiteres Wissensdatenbank Tool neben CRM, Projekten und E-Mail, sondern eine Lösung, die im Arbeitsalltag wirklich ankommt. Genau daran scheitern separate Tools: Sie sind ein weiterer Ort, den niemand pflegt.
Unusual Suite integriert die Wissensdatenbank deshalb direkt in die Unternehmenssoftware: Wissen wird dort dokumentiert, wo gearbeitet wird, ohne Systemwechsel und ohne doppelte Datenpflege. Wer einmal eine Antwort festhält, macht sie damit dauerhaft für das ganze Team auffindbar.
Wissensdatenbank erstellen: strukturiert mit Wiki-Artikeln
Das Wiki-Modul ist das Herzstück der Wissensdatenbank: Sie erfassen Ihr Wissen in Artikeln, formatieren Inhalte im Editor mit Bildern, Tabellen und Links und ordnen alles in einer hierarchischen Baumstruktur, die sich per Drag and Drop umorganisieren lässt.
- Artikel anlegen, Typ und Labels vergeben
- Inhalte im Editor formatieren, Bilder und Tabellen einfügen
- Artikel in der Baumstruktur ordnen und verschieben
- Änderungen nachverfolgen und ältere Versionen wiederherstellen
- Einzelne Artikel bei Bedarf veröffentlichen, jeder erhält eine eigene öffentliche URL
Artikel lassen sich zudem in weitere Sprachen übersetzen: Mit aktivierten KI-Funktionen wird eine erste Übersetzung automatisch erstellt.
Jetzt kostenlos testen
Mehr als ein Wissensdatenbank Tool: Antworten statt Trefferlisten
Eine Wissensdatenbank nützt wenig, wenn niemand die passende Seite findet. Unusual Suite bietet deshalb zwei Wege zur Antwort. Die Volltextsuche Power-Search durchsucht Wiki-Artikel, Dokumente, E-Mails und alle anderen Module in einer einzigen Abfrage. Sogar Texte in Bildern werden per OCR erfasst.
Der KI-Assistent Power-Chat geht einen Schritt weiter: Er beantwortet Fragen direkt aus Ihren Wiki-Artikeln und Dokumenten, formuliert eine Antwort und liefert die Quellenangabe gleich mit. Die KI antwortet aus Ihren eigenen Inhalten, nicht aus allgemeinem Internet-Wissen. Vorhandene Webseiten müssen Sie übrigens nicht abtippen: Einzelne Seiten oder ganze Websites lassen sich automatisch als Wiki-Artikel importieren.
So wird aus dem Suchen ein Fragen. Ihr Team muss nicht mehr wissen, in welchem Artikel die Antwort steht, sondern stellt einfach die Frage, und bekommt sie in Sekunden mit Beleg.
Jetzt kostenlos testenWissensdatenbank für Unternehmen: intern nutzen oder für Kunden freigeben
Dasselbe Wissen, das Ihr Team intern nutzt, hilft auch Ihren Kunden. Im Service Center, einem eigenen Portal ohne Anmeldung, lesen Kunden Ihre veröffentlichten Artikel und stellen Fragen direkt an Power-Chat, auf Wunsch mit Ihrem Logo und Produktnamen (White-Label).
So entlastet die Wissensdatenbank Ihr Ticketsystem: Standardfragen werden gar nicht erst zum Ticket, weil Kunden die Antwort selbst finden. Und die Antworten, die Ihr Support intern gibt, fließen direkt zurück in die Wissensdatenbank, sodass das Wissen mit jeder Anfrage wächst.
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Weitere Funktionen der All-in-One Software
mit Wissensdatenbank
Projekte
Steuern Sie Kundenprojekte, Aufgaben und Teams zentral. Dokumente und Notizen bleiben mit Projekten verknüpft, und per Power-Links verweisen Sie aus Projekten direkt auf passende Wiki-Artikel. Mehr dazu auf der Seite Projektmanagement Software.
Tätigkeiten
Behalten Sie Aufgaben, Termine und To-dos jederzeit im Blick, mit Prioritäten und klaren Verantwortlichkeiten. So weiß jedes Teammitglied, was zu tun ist.
Dokumente
Verwalten Sie Angebote, Verträge und Anleitungen an einem zentralen Ort. Dokumente werden automatisch mit Projekten und Kontakten verknüpft und fließen in die KI-Antworten von Power-Chat ein.
Mails
Empfangen, verfassen und verwalten Sie E-Mails direkt in Ihrer Unternehmenssoftware. Nachrichten werden automatisch den passenden Projekten oder Kontakten zugeordnet.
Support Tickets
Bearbeiten Sie Kundenanfragen strukturiert und nachvollziehbar. Die Wissensdatenbank liefert Ihrem Support-Team die passenden Antworten gleich mit.
Zeiterfassung & Rechnungsstellung
Erfassen Sie projektbezogene Arbeitszeiten und erstellen Sie daraus Rechnungen, ohne Daten zwischen Tools zu übertragen.
Power-Links
Verknüpfen Sie Wissen direkt im Text: Mit dem @-Zeichen verweisen Sie in Artikeln, Notizen und Kommentaren auf Projekte, Kontakte, Dokumente oder andere Wiki-Artikel. Ein Klick führt zum verknüpften Datensatz.
Eine KI-Wissensdatenbank mit voller Datenhoheit
Power-Chat arbeitet nach dem RAG-Prinzip: Wiki-Artikel und Dokumente werden in eine Vektordatenbank überführt, und zur Frage werden die passendsten Inhalte herausgesucht und beantwortet. Die KI erfindet also nichts, sie antwortet aus Ihrem geprüften Wissen, mit Quelle.
Dabei behalten Sie die Kontrolle: Sie können ein eigenes KI-Modell über eine OpenAI-kompatible Schnittstelle anbinden, auch ein selbst gehostetes. Und wenn der Datenschutz es verlangt, lässt sich Unusual Suite im eigenen Haus (On-Premises) betreiben. Ihre Wissensdatenbank verlässt dann nie Ihre Infrastruktur.
Wie künstliche Intelligenz im Arbeitsalltag konkret unterstützt, zeigt auch die Seite zu KI im CRM.
Häufige Fragen zur Wissensdatenbank Software (FAQ)
Eine Wissensdatenbank ist eine zentrale Sammlung des Wissens eines Unternehmens: Anleitungen, Prozesse, Antworten auf häufige Fragen, Produktinformationen. Statt in Köpfen, E-Mails und verstreuten Dateien liegt das Wissen strukturiert an einem Ort und ist für das ganze Team auffindbar.
Klein anfangen, konsequent nutzen: Legen Sie die zehn häufigsten Fragen und Prozesse als Wiki-Artikel an und erweitern Sie die Struktur nach Bedarf. In Unusual Suite ordnen Sie Artikel in einer Baumstruktur, vergeben Labels und verschieben Inhalte per Drag and Drop. Bestehende Webseiten lassen sich automatisch als Artikel importieren.
Eine gute Software für Wissensdatenbank sollte einfach zu pflegen sein, eine starke Suche bieten und sich in den Arbeitsalltag integrieren. Genau hier liegt die Stärke von Unusual Suite: Die Wissensdatenbank ist Teil derselben Plattform wie Projekte, E-Mails, Dokumente und Support, also kein separates Wissensdatenbank Tool, das parallel gepflegt werden muss.
Ja, auf zwei Wegen: Einzelne Wiki-Artikel veröffentlichen Sie per Klick unter einer eigenen öffentlichen URL. Oder Sie nutzen das Service Center, ein Kundenportal mit Ihren veröffentlichten Artikeln und Power-Chat, ohne Anmeldung und auf Wunsch mit Ihrem eigenen Logo.
Der KI-Assistent Power-Chat beantwortet Fragen direkt aus Ihren Wiki-Artikeln und Dokumenten, inklusive Quellenangabe. Ihr Team muss nicht mehr wissen, in welchem Artikel die Antwort steht, es stellt einfach die Frage.
Power-Chat antwortet ausschließlich aus Ihren eigenen Wiki-Artikeln und Dokumenten und nennt zu jeder Antwort die Quelle. Findet sich nichts Passendes, gibt es keine Antwort aus dem allgemeinen Internet-Wissen. Genau das unterscheidet eine RAG-basierte KI-Wissensdatenbank von einem freien Chatbot.
Ja. Einzelne Webseiten oder ganze Websites lassen sich automatisch crawlen und als Wiki-Artikel anlegen, ein Artikel pro Seite. Dokumente wie PDFs oder Word-Dateien werden beim Speichern für die Suche und für die KI-Antworten erschlossen, bei Bildern sogar der enthaltene Text per OCR.
Ja. Nicht veröffentlichte Artikel sind nur intern sichtbar. Über Rechte und Sichtbarkeiten steuern Sie, wer welche Inhalte sehen und bearbeiten darf. So nutzen Sie dieselbe Wissensdatenbank als internes Wiki und geben einzelne Artikel bei Bedarf für Kunden frei.
Ja. Unusual Suite läuft im Browser und lässt sich als App (PWA) auf Windows, macOS, iOS und Android installieren. Für höhere Datenschutzanforderungen ist auch ein On-Premises-Betrieb möglich.
Das Wiki-Modul ist bereits in der kostenlosen Free Edition enthalten. Die Pro Edition kostet 29 Euro pro Nutzer und Monat (jährliche Zahlung) und lässt sich 90 Tage kostenlos testen. Alle Details finden Sie auf der Seite Kosten Unternehmenssoftware.