XRechnung oder ZUGFeRD: welches Format Sie wann brauchen

XRechnung oder ZUGFeRD: der Unterschied

Der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD liegt nicht im Inhalt. Beide Formate beschreiben dieselben Rechnungsinhalte nach derselben Norm. Rechnungsnummer, Leistungszeitraum, Steuersatz und Bankverbindung stehen in beiden Fällen als klar benannte Datenfelder da, nicht als Fließtext auf einer Seite. Eine Software auf der Empfängerseite liest sie aus und bucht sie zu, ohne dass jemand Beträge abtippt.

Der Unterschied beginnt dort, wo die Rechnung einen Menschen erreicht. Eine XRechnung trägt kein Layout. Es gibt keine Schriftart, kein Logo und keine Seitenaufteilung, und wer die Datei doppelklickt, sieht Datenzeilen. Lesbar wird sie erst mit einem Programm, das sie für die Anzeige aufbereitet. ZUGFeRD geht den umgekehrten Weg und legt genau dieselben Daten in ein ganz normales PDF hinein, das aussieht wie jede andere Rechnung. Der Mensch öffnet das PDF, die Software greift sich den Datensatz im Inneren. Diese Bauweise heißt Hybridformat: eine Datei, zwei Lesarten.

Zwei Zeilen dieser Tabelle werden in den meisten Vergleichen übergangen und sind in der Praxis die teuersten: die zulässige Syntax und die Zeile, was überhaupt als E-Rechnung zählt. Zu beiden weiter unten mehr.

Ein Beispiel: dieselbe Rechnung als XRechnung und als ZUGFeRD

Am schnellsten versteht man den Unterschied an einem Beispiel: eine einzige Rechnung, einmal als XRechnung und einmal als ZUGFeRD, nebeneinandergelegt. Die Rechnungsdaten sind identisch: dieselbe Nummer, dieselben drei Positionen, derselbe Steuersatz, derselbe Gesamtbetrag.

Als XRechnung ist das Ergebnis eine Datei von wenigen Kilobyte. Darin steht jedes Feld mit seinem Namen, etwa die Rechnungsnummer als eigenes Element und der Nettobetrag als eigenes Element, versehen mit der Währung. Ein Mensch, der das öffnet, sieht spitze Klammern. Eine Buchhaltungssoftware, die das öffnet, liest daraus jedes Feld direkt aus. Wie so eine Datei vollständig aussieht und welche Pflichtangaben hineingehören, zeigt ein vollständiges Beispiel auf der Seite zur XRechnung.

Als ZUGFeRD ist das Ergebnis eine PDF-Datei mit Briefkopf, Tabelle und Summenblock, also genau das Dokument, das Ihre Kunden seit Jahren bekommen. Der Unterschied steckt im Anhang: Das PDF liegt als PDF/A-3 vor, und diese Variante darf beliebige Dateien mitführen. Dort liegt dieselbe XML wie eben, unsichtbar, aber mitgeliefert. Wie PDF und XML technisch zusammenkommen und welche der fünf Profile überhaupt zählen, erklärt die Seite zum ZUGFeRD Format.

Daraus folgt eine Regel, die oft falsch gemacht wird: Bei ZUGFeRD gilt im Zweifel der Datensatz, nicht die sichtbare Seite. Weichen PDF und XML voneinander ab, ist die XML maßgeblich. Wer eine solche Rechnung von Hand bucht und dabei auf den Ausdruck schaut, bucht womöglich eine andere Zahl, als er bezahlt.

Nicht jedes ZUGFeRD ist eine E-Rechnung

Hier liegt der Fehler, den fast alle Vergleichstabellen machen. Sie setzen ZUGFeRD mit E-Rechnung gleich und lassen den Leser in dem Glauben, jede Datei mit diesem Namen erfülle die Pflicht. Das stimmt nicht.

ZUGFeRD kennt fünf Profile, also fünf Ausbaustufen desselben Formats. MINIMUM überträgt nur einen Minimalsatz für die Buchung, BASIC WL lässt die Rechnungspositionen weg. Beide gelten in Deutschland nicht als vollständige Rechnung und erfüllen die Anforderungen der Norm nicht. Erst BASIC, EN 16931 und EXTENDED tun das, wobei EN 16931, früher COMFORT genannt, die Stufe für den laufenden Geschäftsverkehr ist. Dazu kommt die Version: Gültig ist ZUGFeRD ab 2.0.1, ältere Fassungen scheiden aus.

Praktisch heißt das: Wer umstellt, fragt seine Software nicht, ob sie ZUGFeRD kann, sondern welche Version und welches Profil sie erzeugt. Ein Programm, das brav MINIMUM ausliefert, produziert formal keine E-Rechnung, obwohl auf der Verpackung ZUGFeRD steht. Bei der XRechnung stellt sich die Frage nicht, dort ist jede Datei, die den Prüfregeln standhält, eine vollständige Rechnung.

Die zweite Zeile, die selten jemand erklärt, ist die Syntax. Die EN 16931 lässt sich in zwei technischen Schreibweisen ausdrücken, UBL und UN/CEFACT CII. Die XRechnung erlaubt beide, ZUGFeRD nur CII. Wer im Haus bereits UBL erzeugt, etwa für den Versand über Peppol, kann diesen Datensatz nicht einfach in ein PDF legen. Er muss vorher übersetzt werden, und das ist ein Arbeitsschritt, den man bei der Planung gern übersieht.

XRechnung oder ZUGFeRD: was ist besser?

Die Frage „was ist besser" führt in die Irre, weil beide Formate dieselbe Norm erfüllen. Auch der Preis taugt nicht zur Entscheidung: Beide Standards sind frei verfügbar und kosten nichts, bezahlt wird allein die Software, die sie erzeugt. Ob ZUGFeRD oder XRechnung die richtige Wahl ist, entscheidet sich an einer ganz anderen Stelle: Wer bekommt die Rechnung, und was kann der damit anfangen? Vier Fälle decken fast alles ab.

Rechnungen an Behörden: so gut wie immer XRechnung

Hier ist die Antwort eindeutig: XRechnung. Öffentliche Auftraggeber nennen das verlangte Format und die Leitweg-ID in den Vergabeunterlagen, und ohne diese Nummer wird die Rechnung abgewiesen, selbst wenn sonst alles stimmt. ZUGFeRD wird im öffentlichen Bereich nur eingeschränkt angenommen. Wer regelmäßig an Behörden stellt, braucht die XRechnung, und zwar nicht als Notlösung, sondern als Standardweg.

Rechnungen an Unternehmen: ZUGFeRD ist bequemer

Zwischen Unternehmen sind beide Formate zulässig, und hier spielt ZUGFeRD seinen Vorteil aus. Der Empfänger bekommt eine Datei, die er wie gewohnt ansehen kann, und seine Software bekommt trotzdem die Daten. Niemand muss erklären, warum die Rechnung plötzlich anders aussieht. Für Kunden, die noch nicht umgestellt haben, ist das der sanftere Weg.

Bleibt die Frage, ob ein bestimmter Kunde die Daten überhaupt einlesen kann. Die beantwortet man einmal und nicht bei jeder Rechnung neu: bei den zwanzig wichtigsten Kunden nachfragen und die Antwort im Kundendatensatz hinterlegen, am besten dort, wo auch die Zahlungsbedingungen stehen. Das kostet einen Vormittag und erledigt die Sache für Jahre. Wer sich das sparen will, verschickt hybrid und lässt die Frage offen, denn genau dafür wurde die Bauweise erfunden.

Rechnungen an Privatkunden: gar keine Pflicht

Hier entfällt die Frage. Rechnungen an Privatpersonen fallen nicht unter die E-Rechnungspflicht, ein lesbares PDF reicht. Dasselbe gilt für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und für Fahrausweise. Wer trotzdem eine E-Rechnung schickt, macht nichts falsch, muss es aber nicht, und ein Privatkunde kann mit einer nackten XML-Datei ohnehin wenig anfangen.

Rechnungen ins Ausland: pro Land klären

Außerhalb Deutschlands kennt kaum jemand die XRechnung, sie ist eine deutsche Ausprägung der Norm. ZUGFeRD hat es immerhin über die Grenze geschafft: In Frankreich heißt derselbe Standard Factur-X, Dateien sind wechselseitig lesbar. Für den Rest Europas gilt die EN 16931 als gemeinsame Grundlage, der Versandweg läuft aber oft über Peppol und dessen eigenes Format. Wer regelmäßig ins Ausland stellt, klärt das pro Land, nicht pauschal.

ZUGFeRD in XRechnung umwandeln: geht das?

Die Frage kommt oft, und die ehrliche Antwort ist: in eine Richtung leichter als in die andere. Aus einer ZUGFeRD-Datei lässt sich die eingebettete XML herausziehen, das kann jeder PDF-Betrachter über die Liste der Anlagen. Diese XML ist aber nicht automatisch eine gültige XRechnung. Die XRechnung ist eine verschärfte Ausprägung der Norm mit eigenen Prüfregeln, und sie verlangt Angaben, die ZUGFeRD nicht fordert, allen voran die Käuferreferenz, bei Behörden die Leitweg-ID. Fehlt sie, scheitert die Datei an der Prüfung, obwohl die Zahlen stimmen.

Umgekehrt ist es aufwendiger. Wer eine XRechnung in ZUGFeRD umwandeln will, muss ein PDF erzeugen, die Daten nach CII übersetzen, falls sie als UBL vorliegen, und beides zu einem PDF/A-3 zusammensetzen. Das ist kein Vorgang für den Schreibtisch, sondern Aufgabe der Software.

Der praktische Rat lautet deshalb: Wandeln Sie nicht um, stellen Sie richtig aus. Eine Rechnung zweimal durch ein Werkzeug zu schicken, kostet Zeit und erzeugt eine Fehlerquelle, die vorher nicht da war. Wenn Ihr Programm beide Formate erzeugen kann, wählen Sie das passende beim Erstellen. Wenn es nur eines kann, ist das ein Grund, das Programm zu prüfen, nicht die Rechnung.

Was Unusual Suite verschickt

Kurz gesagt: eine XRechnung, verpackt wie ein ZUGFeRD. Das klingt nach einem Widerspruch, ist aber keiner, sobald man Format und Verpackung auseinanderhält.

Das Format ist das, was im Datensatz steht, also XRechnung oder ZUGFeRD. Die Verpackung ist die Frage, ob dieser Datensatz nackt verschickt wird oder in einem lesbaren PDF steckt. Bei ZUGFeRD ist beides zugleich geregelt, Format und PDF-Verpackung gehören zum Standard. Bei der XRechnung ist nur das Format festgelegt, die Datei geht normalerweise nackt hinaus.

Unusual Suite kombiniert die beiden Seiten: Der Datensatz ist eine XRechnung, und sie wird in ein lesbares PDF eingebettet und zusätzlich separat beigelegt. Der Empfänger bekommt also eine ganz normale Rechnung zum Ansehen und die Daten zum Einlesen, so wie bei ZUGFeRD, nur dass im Inneren eine XRechnung liegt. Gegenüber Behörden ist das genau das verlangte Format, zwischen Unternehmen ist es ebenso zulässig. Das Wort ZUGFeRD trägt die Datei nicht, weil dafür auch die Verpackung dem ZUGFeRD-Standard folgen müsste.

Die Rechnungen entstehen dabei aus bereits erfassten Daten. Positionen kommen aus erfassten Arbeitszeiten samt Projekt, Abrechnungsregel und Zeitraum, Pflichtangaben wie Anschrift, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und Zahlungsangaben zieht das System aus dem Firmen- und Kundendatensatz. Gedacht ist das für Dienstleister, die nach Aufwand abrechnen.

Eine Grenze gehört dazu. Eingehende Rechnungen landen als Dokument im System und sind über die Volltextsuche samt Texterkennung auffindbar, ihre XML-Daten werden aber nicht ausgelesen. Wer vor allem Rechnungen empfängt und automatisch verbuchen will, braucht dafür ein anderes Werkzeug. Beim Vergleich von Programmen lohnt es deshalb, Ausstellen und Empfangen getrennt zu prüfen. Welche Kriterien bei der Auswahl sonst noch zählen, zeigt der Überblick über E-Rechnung Software.

Fazit: der Empfänger entscheidet, nicht das Format

XRechnung oder ZUGFeRD ist keine Glaubensfrage. Beide erfüllen dieselbe Norm, beide sind zulässig, und wer eines von beiden sauber ausstellt, hat seine Pflicht erfüllt. Entscheidend ist, wer die Rechnung bekommt: An Behörden führt der Weg über die XRechnung samt Leitweg-ID, zwischen Unternehmen ist der hybride Weg der bequemere, solange nicht alle umgestellt haben.

Wichtiger als die Wahl ist eine Frage an die eigene Software: Welche Version und welches Profil erzeugt sie. Ein ZUGFeRD im Profil MINIMUM ist keine E-Rechnung, auch wenn der Name es verspricht. Wann Sie überhaupt umstellen müssen, hängt an den Fristen der E-Rechnungspflicht, und die laufen je nach Umsatz unterschiedlich.