XRechnung: Format und Aufbau verstehen und Rechnungen richtig erstellen

Was ist eine XRechnung?

Die XRechnung ist ein Datenformat für elektronische Rechnungen, das in Deutschland als Standard für Rechnungen an die öffentliche Verwaltung eingeführt wurde. Sie beschreibt jeden Bestandteil einer Rechnung als eigenes Datenfeld: Rechnungsnummer, Leistungszeitraum, Steuersatz, Zahlungsziel, Bankverbindung. Ein Rechnungsprogramm auf der Empfängerseite liest diese Felder aus und ordnet sie automatisch zu.

Wichtig ist die Abgrenzung nach oben und nach unten. E-Rechnung ist der Oberbegriff für jede Rechnung, die in einem strukturierten Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine automatische Verarbeitung erlaubt. Die XRechnung ist eine von mehreren Möglichkeiten, diese Anforderung zu erfüllen. Eine eingescannte Papierrechnung und ein normales PDF sind dagegen keine E-Rechnungen, weil ihr Inhalt für Software nur Bildpunkte oder Text ohne Bedeutung ist.

Weil es sich um ein reines Datenformat handelt, trägt es auch kein Layout. Es gibt keine Schriftart, kein Logo und keine Seitenaufteilung. Genau das ist der Zweck: Der Empfänger entscheidet selbst, ob er die Rechnung in seinem System anzeigt, druckt oder direkt in die Buchhaltung übernimmt. Für Menschen wird sie erst mit einem Betrachtungsprogramm lesbar, dazu unten mehr.

Im Sprachgebrauch tauchen häufig auch die Formen X-Rechnungen oder XRechnungen auf. Gemeint ist immer derselbe Standard. Die offizielle Schreibweise ist XRechnung, in einem Wort und ohne Bindestrich.

Ab wann Sie selbst elektronisch ausstellen müssen und welche Fristen dafür laufen, steht im Ratgeber zur E-Rechnungspflicht.

XRechnung Format: Aufbau, Syntax und Pflichtangaben

Das Format hat zwei Ebenen. Auf der oberen Ebene steht das semantische Datenmodell der EN 16931, also die Liste aller Rechnungsbestandteile mit ihrer Bedeutung. Auf der unteren Ebene steht die Syntax, also die technische Schreibweise dieser Bestandteile in XML. Die XRechnung schreibt das Modell für Deutschland genauer vor, sie ergänzt eigene Regeln und lässt dabei zwei Syntaxen zu.

Die eine ist UBL 2.1, die andere UN/CEFACT CII. Beide sind gleichwertig zulässig, und beide beschreiben denselben Inhalt. Wer eine solche Rechnung erzeugt, muss sich also nicht zwischen zwei Bedeutungen entscheiden, sondern nur zwischen zwei Schreibweisen. Empfänger in der öffentlichen Verwaltung müssen beide verarbeiten können.

Neben den Feldern, die jede Rechnung nach dem Umsatzsteuergesetz braucht, verlangt der Standard fünf Angaben zusätzlich. Genau diese fünf sind der häufigste Grund, warum eine Rechnung beim ersten Versuch abgewiesen wird.

Zu jeder Version des Standards gehört ein Satz Prüfregeln. Ein Prüfwerkzeug meldet damit nicht nur fehlende Felder, sondern auch unlogische Kombinationen, etwa einen Steuerbetrag, der nicht zur Summe der Positionen passt. Der Standard wird regelmäßig weiterentwickelt und in Versionen veröffentlicht, jede mit einem festen Gültigkeitszeitraum. Wer eine Software einsetzt, sollte deshalb wissen, welche Version sie erzeugt.

Wie sieht eine XRechnung aus?

Öffnet man die Datei in einem Texteditor, sieht man XML: verschachtelte Elemente mit sprechenden Namen, dazwischen die Werte. Das ist für Menschen unangenehm zu lesen, aber es ist der eigentliche Rechnungsinhalt. Rechtlich ist diese Datei das Original, nicht ihr Ausdruck.

Damit man die Rechnung trotzdem prüfen kann, gibt es Visualisierungen. Sie legen die Daten in eine gewohnte Rechnungsansicht mit Kopf, Positionen und Summen. Solche Ansichten stecken in vielen Rechnungsprogrammen, in den Portalen der Verwaltung und in kostenlosen Werkzeugen. Wichtig ist nur, den Unterschied im Kopf zu behalten: Die Ansicht ist eine Darstellung, die Daten sind die Rechnung.

Wer Rechnungen an Kunden schickt, die noch nichts mit dem Format anfangen können, verschickt in der Praxis oft beides. Die XML-Datei als Anhang für die Verarbeitung und eine lesbare Fassung für den Menschen, der sie freigibt. Für die Aufbewahrung zählt die strukturierte Datei.

XRechnung oder ZUGFeRD: der Unterschied

Beide Formate erfüllen die Norm EN 16931, sie lösen die Aufgabe aber unterschiedlich. Die XRechnung ist eine reine Datendatei. ZUGFeRD ist ein Hybridformat: ein PDF, in das dieselben Daten als XML eingebettet sind. Der Mensch sieht das PDF, die Software liest das XML im Inneren.

Wer beides bedienen muss, entscheidet nicht nach Geschmack, sondern nach Empfänger. Öffentliche Auftraggeber nennen Format und Leitweg-ID in den Vergabeunterlagen, Unternehmen legen sich auf das fest, was ihre Buchhaltung verarbeiten kann.

Wie Sie eine XRechnung erstellen

Es gibt drei Wege, und sie unterscheiden sich vor allem im Aufwand pro Rechnung. Der erste ist die Erfassung im Portal. Bund und Länder stellen Eingabemasken bereit, in denen Sie eine Rechnung Feld für Feld eintippen. Das kostet nichts und lohnt sich für wenige Rechnungen im Jahr. Bei jeder weiteren Rechnung tippen Sie alles erneut.

Der zweite Weg ist die Umwandlung bestehender Rechnungen über einen Konverter. Das klingt bequem, hat aber einen Haken: Aus einem PDF lassen sich Daten nur erraten, nicht auslesen. Was am Ende in den Feldern steht, muss trotzdem jemand prüfen. Als Dauerlösung ist das der teuerste Weg, weil die Fehlersuche bleibt.

Der dritte Weg ist ein Rechnungsprogramm, das das Format direkt ausgibt. Sie erfassen die Rechnung wie gewohnt, die Software erzeugt die strukturierte Datei und verschickt sie. Das ist der einzige Weg, der mit der Anzahl der Rechnungen nicht teurer wird, und er hat einen zweiten Vorteil: Die Daten kommen aus dem System, in dem sie ohnehin entstehen.

Vor dem ersten echten Versand gehört in jedem Fall eine Prüfung dazu, und dafür müssen Sie nichts kaufen. Das offizielle Werkzeug ist der KoSIT-Validator, den dieselbe Stelle herausgibt, die auch den Standard pflegt. Er ist frei verfügbar und prüft eine Datei gegen die Regeln der geltenden Version, läuft allerdings lokal auf dem eigenen Rechner. Bequemer sind Online-Prüfer, bei denen Sie die XML-Datei einfach hochladen und sofort eine Fehlerliste bekommen. Und die Rechnungsportale des Bundes prüfen jede eingereichte Rechnung ohnehin selbst, bevor sie sie annehmen. Wird eine Rechnung dort abgewiesen, liegt es fast immer an einer fehlenden Käuferreferenz, an unvollständigen Zahlungsangaben oder an Summen, die nicht aufgehen.

Die fünf häufigsten Fehler bei der ersten XRechnung

Die Käuferreferenz fehlt

Das ist der häufigste Grund für eine abgewiesene Rechnung. Bei öffentlichen Auftraggebern ist die Käuferreferenz die Leitweg-ID, und sie steht nicht im Anschreiben, sondern in einem dafür vorgesehenen Feld. Wer sie in den Betreff oder in den Fußtext schreibt, hat sie aus Sicht der Prüfregeln nicht angegeben.

Die Zahlungsangaben stehen im Fließtext

In einer Papierrechnung reicht der Satz „Zahlbar innerhalb von 14 Tagen auf das unten genannte Konto“. In der XRechnung sind Zahlungsziel, IBAN und Zahlungsart eigene Datenfelder. Ein Satz im Fußtext ist für die Software unsichtbar, und die Rechnung fällt durch.

Die Summen gehen nicht auf

Weil jede Position ihren eigenen Steuersatz trägt, müssen Positionssummen, Steuerbeträge und Endbetrag exakt zusammenpassen. Kleine Rundungsunterschiede fallen in einem PDF niemandem auf, in der Prüfung dagegen sofort. Programme, die je Position runden, und Programme, die auf den Gesamtbetrag runden, kommen hier zu unterschiedlichen Ergebnissen.

Der Leistungszeitraum fehlt

Er ist bei Dienstleistungen Pflicht und wird oft vergessen, weil er auf der gewohnten Rechnungsvorlage nur als Nebensatz stand. Wer Positionen aus erfassten Zeiten erzeugt, hat ihn automatisch dabei.

Aufbewahrt wird der Ausdruck statt der Datei

Nicht der Ausdruck und nicht die lesbare Ansicht sind die Rechnung, sondern die strukturierte Datei. Sie muss unverändert aufbewahrt werden, und sie gehört in das System, in dem sie wiederzufinden ist. Ein Ordner mit ausgedruckten Ansichten erfüllt diese Anforderung nicht.

Welches Programm für die XRechnung?

Die Frage lässt sich nicht mit einem Namen beantworten, aber mit fünf Prüffragen. Sie trennen Programme, die das Format wirklich beherrschen, von solchen, die nur ein PDF mit dem Wort E-Rechnung im Namen erzeugen.

1. Erzeugt die Software eine echte XML-Datei? Sie sollten diese Datei sehen und herunterladen können. Wer nur ein PDF bekommt, hat keine XRechnung in der Hand.
2. Wird die Version des Standards gepflegt? Der Standard wird regelmäßig fortgeschrieben, und jede Version gilt nur eine Zeit lang. Fragen Sie, welche Version das Programm heute erzeugt.
3. Gibt es ein Feld für die Käuferreferenz? Diese Frage zählt vor allem, wenn öffentliche Auftraggeber zu Ihren Kunden gehören. Dort heißt die Käuferreferenz Leitweg-ID und gehört nach § 5 der E-Rechnungsverordnung des Bundes in jede Rechnung.
4. Wie kommt die Rechnung zum Empfänger? Verschickt das Programm sie direkt per Mail mit der Datei im Anhang, oder exportieren Sie eine Datei, die Sie anschließend selbst weiterleiten?
5. Woher kommen die Rechnungsdaten? Das ist die Frage mit dem größten Hebel im Alltag. Entstehen die Positionen aus Projekten und erfassten Zeiten, entfällt der halbe Aufwand, weil niemand Stunden aus einer Tabelle in ein Rechnungsformular überträgt.

Erst danach kommen Preis und Vertragsform. Eine Software, die zwar günstig ist, aber statt einer strukturierten Datei nur ein PDF ausgibt, kostet Sie bei der ersten abgewiesenen Rechnung mehr als die Ersparnis. Das gilt genauso für eine Unternehmenssoftware, die alles kann, deren Rechnungsmodul aber nur PDF ausgibt.

Praxisbeispiel: XRechnung mit Unusual Suite

Unusual Suite ist keine reine Rechnungssoftware, sondern eine Unternehmenssoftware, in der Kontakte, Projekte, Dokumente, Zeiten und Rechnungen im selben System liegen. Für die XRechnung ist das aus einem Grund interessant: Die Rechnung entsteht dort, wo die Leistung dokumentiert wurde.

Konkret wählen Sie im Rechnungsentwurf ein Projekt und einen Zeitraum, legen die Rundung fest, und die Projektzeiterfassung wird zu Rechnungspositionen. Nichts wird abgetippt, und die Positionen bleiben mit dem Projekt verbunden. Genau dieser Schritt ist bei Dienstleistern der eigentliche Zeitfresser in der Rechnungsstellung.

Ebenso wichtig ist, was die Software nicht leistet. Ein ZUGFeRD-PDF erzeugt sie nicht, einen Anschluss an das Peppol-Netz gibt es nicht, und ein Prüfwerkzeug für fremde Rechnungen ist nicht enthalten. Eingehende Rechnungen landen als Dokument im System und sind über die Volltextsuche mit Texterkennung auffindbar, ihre XML-Daten werden aber nicht ausgelesen. Wer eine reine Eingangsverarbeitung sucht, braucht ein anderes Werkzeug. Der Schwerpunkt liegt auf Rechnungen zwischen Unternehmen. Wer regelmäßig an öffentliche Auftraggeber fakturiert, klärt vorab, wie die Leitweg-ID in die Rechnung kommt.

Fazit: XRechnung als Format verstehen, dann das Werkzeug wählen

Die XRechnung ist kein zusätzliches Formular, sondern eine andere Art, dieselbe Rechnung zu übermitteln: als strukturierte Daten statt als Bild. Wer das verstanden hat, trifft die übrigen Entscheidungen leicht. Das Format richtet sich nach dem Empfänger, die Pflichtangaben stehen fest, und die Prüfregeln sind öffentlich nachlesbar.

Der Rest ist Handwerk: die Pflichtfelder vollständig füllen, vor dem ersten Versand einmal prüfen und die strukturierte Datei aufbewahren statt des Ausdrucks. Sinnvoll ist, den Ablauf einmal mit einer echten Rechnung zu testen, bevor der erste öffentliche Auftraggeber darauf wartet.