Unusual Suite admite entornos multiusuario en los que las personas comparten datos pero tienen diferentes niveles de acceso. Dos mecanismos controlan lo que cada usuario puede ver y hacer: los cargos (qué registros puede gestionar un usuario) y los perfiles (qué tipos de datos y campos puede leer o modificar un usuario).
Los cargos reflejan la jerarquía de tu equipo. Puedes asignar a un usuario uno o varios cargos, y un cargo puede depender de otro. Un cargo hereda los derechos de todos los cargos que dependen de él; la herencia fluye hacia abajo en la cadena.
Registros como contactos, organizaciones, proyectos y actividades pueden tener un propietario. Quién puede gestionar un registro depende de si hay un propietario asignado:
Los cargos te dan una visión vertical de tus datos: determinan a qué registros de un tipo puedes acceder.
El usuario A tiene el cargo CTO. El usuario B tiene el cargo Ingeniero de software. El cargo Ingeniero de software depende de CTO. El usuario A es propietario de la actividad Almuerzo con cliente; el usuario B es propietario de la actividad Informe de estado del proyecto.
El usuario A puede ver y gestionar ambas actividades, porque Ingeniero de software depende de CTO. El usuario B solo puede ver y gestionar Informe de estado del proyecto, porque el cargo del usuario B no está por encima del cargo del usuario A en la jerarquía.
Los perfiles controlan lo que puedes hacer con cada tipo de registro: si puedes leerlo, editarlo o añadirlo, o eliminarlo. También pueden controlar el acceso a nivel de campo: por ejemplo, el campo Valor del proyecto en un proyecto puede ser editable para un perfil y de solo lectura para otro. Un usuario puede tener asignado uno o varios perfiles, y sus derechos activos son la unión de todos los perfiles asignados.
Los perfiles te dan una visión horizontal de tus datos: determinan en qué campos y tipos de registro puedes actuar.
El perfil Ventas puede leer y escribir el campo Valor del proyecto en los proyectos. El perfil Ingeniería solo puede leer ese campo. El usuario A tiene el perfil Ventas; el usuario B tiene el perfil Ingeniería. Ambos usuarios pueden leer el proyecto P1. El usuario A establece Valor del proyecto en P1 en 99 $. El usuario B puede ver ese valor pero no puede cambiarlo.
Algunos tipos de datos siguen reglas de propiedad más estrictas. Las entradas de horas solo pueden ser gestionadas por su propietario y por los usuarios cuyo cargo esté por encima del cargo del propietario.
Las cuentas de correo funcionan así: si una cuenta de correo tiene propietario, el propietario y cualquier usuario con el perfil Administrador pueden gestionarla. Si no hay propietario asignado, solo los usuarios con el perfil Administrador pueden gestionarla.
No puedes eliminar usuarios, ya que los datos históricos deben mantenerse coherentes. En su lugar, puedes desactivarlos. Al desactivar un usuario, se eliminan todos sus cargos y perfiles. Los registros activos de su propiedad se transfieren a otro usuario, que debes seleccionar antes de iniciar el proceso.
Los registros activos incluyen: proyectos en un estado no terminal, incidencias en un estado no terminal, tickets en un estado no terminal, actividades no completadas, y todos los contactos y organizaciones.
Los correos no compartidos y las cuentas de correo del usuario desactivado se eliminan. Una vez desactivado, el usuario no puede ser asignado como propietario de ningún registro.
La transferencia de propiedad de registros activos puede activar workflows. Considera desactivar temporalmente los workflows relevantes antes de desactivar al usuario.
Solo los usuarios con el perfil Administrador pueden gestionar los campos personalizados.