Dokumente

Unusual Suite beinhaltet eine vollständig integrierte Office-Lösung, die von Collabora Online betrieben wird. Sie können damit Dokumente, Tabellen, Präsentationen und Grafiken erstellen, bearbeiten und gemeinsam bearbeiten, ohne die App zu verlassen.

Was Sie erstellen und bearbeiten können

Der integrierte Editor unterstützt eine Vielzahl von Dateitypen in vier Inhaltskategorien.

  • Textdokumente — Berichte, Briefe und andere schriftliche Inhalte. Unterstützte Formate: .odt, .docx, .doc, .rtf, .txt.
  • Tabellen — Datentabellen, Formeln und Analysen. Unterstützte Formate: .ods, .xlsx, .xls, .csv.
  • Präsentationen — Diashows und folienbasierte Inhalte. Unterstützte Formate: .odp, .pptx, .ppt.
  • Grafiken und Diagramme — Flussdiagramme, technische Illustrationen und visuelle Layouts mit vektorbasierten Zeichenwerkzeugen. Unterstützte Formate: .odg, .svg, .pdf, mit Exportoptionen zu .png, .jpg und weiteren.

Es ist keine zusätzliche Software oder keine Plugins erforderlich. Überall, wo die Bearbeitung von Dokumenten oder Grafiken in Unusual Suite unterstützt wird, finden Sie die Option, den Editor direkt zu starten.

Ein Dokument hochladen

Sie können jederzeit ein neues Dokument in Unusual Suite hinzufügen – über das Power-Grid der Dokumente.

  1. Klicken Sie auf das Symbol 'Neues Dokument hinzufügen' .
  2. Ziehen Sie Ihre Datei in das Dialogfeld, oder klicken Sie auf 'Dateien auswählen', um nach ihr zu suchen.
  3. Optional können Sie Unusual Suite erlauben, das Dokument nach Kontaktinformationen zu durchsuchen. Falls welche gefunden werden, kann ein Kontaktdatensatz und eine Aufgabe erstellt werden, um Ihre To-dos zu verfolgen.

Dokumenteigenschaften bearbeiten

Sie können den Dokumenttyp festlegen, eine Beschreibung hinzufügen, Label zuweisen und das Dokument mit anderen Datensätzen verknüpfen.

  1. Bewegen Sie im Power-Grid der Dokumente den Mauszeiger über die Dokumentzeile und klicken Sie auf das Symbol 'Bearbeiten' auf der rechten Seite.
  2. Legen Sie den Dokumenttyp fest und aktualisieren Sie weitere gewünschte Eigenschaften, z. B. die Beschreibung oder Label.
  3. Klicken Sie auf das Symbol 'Speichern' um Ihre Änderungen zu speichern.

Ein Dokument mit bestehenden Datensätzen verknüpfen

Sie können ein Dokument mit Projekten, Kontakten oder Tätigkeiten verknüpfen, damit es im Tab 'Dokumente' des jeweiligen Datensatzes erscheint.

  1. Öffnen Sie die Eigenschaften des Dokuments, indem Sie auf das Symbol 'Bearbeiten' klicken .
  2. Scrollen Sie zum Abschnitt 'Verknüpft' unten im Eigenschaften-Panel.
  3. Wählen Sie den Typ des Datensatzes aus, mit dem Sie verknüpfen möchten, z. B. ein Projekt.
  4. Beginnen Sie, den Namen des Datensatzes einzutippen, und wählen Sie ihn aus der erscheinenden Dropdown-Liste aus.
  5. Klicken Sie auf das Symbol 'Speichern' um Ihre Änderungen zu speichern.

Das Dokument erscheint nun im Tab 'Dokumente' des verknüpften Datensatzes. Um die Verknüpfung zu entfernen, gehen Sie zu diesem Tab und heben Sie die Verknüpfung dort auf.

Vorschau eines Dokuments

Bewegen Sie den Mauszeiger über die Quick-Actions-Leiste auf der rechten Seite einer Dokumentzeile. Eine Vorschau des hochgeladenen Dokuments wird automatisch angezeigt – es muss nicht geöffnet werden.

Dokumentzusammenfassung

Jedes Dokument kann eine KI-generierte Zusammenfassung haben. Wenn ein Dokument hochgeladen wird – entweder manuell oder als E-Mail-Anhang – generiert die KI automatisch eine Zusammenfassung und füllt die Beschreibungseigenschaft aus. Die KI versucht außerdem, den Dokumenttyp zu identifizieren, z. B. 'Info', 'Angebot' oder 'Bestellung'.

Um die Zusammenfassung anzuzeigen, bewegen Sie den Mauszeiger über die Dokumentzeile im Power-Grid der Dokumente und klicken Sie auf das Symbol 'Zusammenfassung anzeigen' in der Schnellaktionsleiste.

Wenn das Dokument Kontakte, Organisationen oder Tätigkeiten enthält, extrahiert die KI diese Datensätze ebenfalls. Sie können wählen, Verknüpfungen zu ihnen zu erstellen und solche zu importieren, die noch nicht in Ihrem System vorhanden sind.

Die Erstellung der Zusammenfassung dauert einen Moment. Falls sie noch nicht angezeigt wird, warten Sie kurz und prüfen Sie es erneut.

Ein Dokument veröffentlichen

Durch das Veröffentlichen eines Dokuments wird ein teilbarer Link erstellt, den jeder verwenden kann, um das Dokument anzusehen und herunterzuladen – auch ohne Zugang zu Unusual Suite. Dies ist nützlich, um Dokumente mit Kunden oder Kollegen außerhalb Ihrer Organisation zu teilen.

  1. Bewegen Sie im Power-Grid der Dokumente den Mauszeiger über die Dokumentzeile und klicken Sie auf das Symbol 'Bearbeiten' .
  2. Klicken Sie auf das Symbol 'Mehr' und wählen Sie 'Dokument veröffentlichen'.
  3. Klicken Sie auf das Symbol 'In Zwischenablage kopieren' um den Link zu kopieren.
  4. Fügen Sie den Link ein und senden Sie ihn an den Empfänger. Dieser kann das Dokument durch Klicken auf den Link ansehen und herunterladen.

Die Spalte 'Veröffentlicht' im Power-Grid der Dokumente zeigt an, ob ein Dokument derzeit veröffentlicht ist.

Die Veröffentlichung eines Dokuments aufheben

Wenn Sie die Veröffentlichung eines Dokuments aufheben, wird der bestehende Link sofort ungültig und das Dokument ist für niemanden mehr zugänglich, der ihn besitzt.

  1. Bewegen Sie den Mauszeiger über die Dokumentzeile und klicken Sie auf das Symbol 'Bearbeiten' .
  2. Klicken Sie auf das Symbol 'Mehr' und wählen Sie 'Veröffentlichung aufheben'.

Wenn Sie das Dokument später erneut veröffentlichen, wird ein neuer Link generiert. Der alte Link funktioniert nicht mehr. Teilen Sie den neuen Link mit allen, die Zugang benötigen.

Sicherheit beim Veröffentlichen

Jeder Link zu einem veröffentlichten Dokument enthält einen 64-stelligen Schlüssel, der beim Veröffentlichen des Dokuments zufällig generiert wird. Der Schlüssel ist eindeutig und kann nicht erraten werden.

Das Veröffentlichen ist ein sicherheitsrelevanter Vorgang. Nur Benutzer, deren Profil die Berechtigung 'Lesen' und 'Schreiben' für die Eigenschaft 'Veröffentlicht' bei 'Dokumente' enthält, können Dokumente veröffentlichen oder die Veröffentlichung aufheben.

E-Mail-Anhänge als Dokumente

E-Mail-Anhänge werden in Unusual Suite automatisch als Dokumente gespeichert, sodass Sie diese nicht separat hochladen müssen.

Hier erfahren Sie, wie Anhänge und Dokumente miteinander zusammenhängen:

  • Verknüpfungen und Tätigkeiten der E-Mail sind auch im Anhang-Dokument verfügbar.
  • Das Hinzufügen neuer Verknüpfungen oder Tätigkeiten zur E-Mail fügt diese auch dem Anhang-Dokument hinzu.
  • Das Entfernen von Verknüpfungen oder Tätigkeiten aus der E-Mail entfernt diese nicht aus dem Anhang-Dokument.
  • Wenn bereits ein identisches Dokument vorhanden ist, verweist eine eingehende E-Mail auf das bestehende Dokument, anstatt ein Duplikat zu erstellen.
  • Dokumente, die durch eine eingehende E-Mail erstellt wurden, werden automatisch gelöscht, wenn diese E-Mail gelöscht wird.

Um die mit einem Dokument verknüpfte E-Mail zu öffnen, suchen Sie die Spalte 'E-Mail' im Power-Grid der Dokumente und klicken Sie auf das E-Mail-Symbol in der entsprechenden Zeile.

Unterstützte Dateitypen für E-Mail-Anhänge

Die folgenden Dateitypen werden als E-Mail-Anhang-Dokumente unterstützt:

  • DOCX, HTM, HTML, ODT, PDF, PPTX, RTF, TXT, XHTM, XTML

Diese Bilddateitypen werden ebenfalls unterstützt, sofern ihr per OCR gescannter Textinhalt länger als 100 Zeichen ist:

  • PNG, JPG, JPEG, BMP, WEBP