Software für Dienstleister statt fünf Einzeltools
Wer eine Dienstleistung verkauft, jongliert oft mit einer ganzen Reihe von Programmen: ein Tool für Kontakte, ein zweites für Angebote, eine Excel-Liste für Stunden, ein Rechnungsprogramm und irgendwo dazwischen die Projektplanung. Jeder Übergang kostet Zeit, und bei jedem Abtippen schleichen sich Fehler ein. Spätestens beim Monatsabschluss rächt sich das, wenn Stunden zusammengesucht und Rechnungen mühsam aus mehreren Quellen erstellt werden müssen.
Eine Software für Dienstleister löst genau dieses Problem. Statt einzelner Insellösungen arbeiten Sie in einem System, in dem alle Daten zusammenhängen. Wer heute eine Software für Dienstleistungsunternehmen sucht, will selten ein weiteres Einzeltool, sondern eine Bürosoftware für Dienstleister, die den kompletten Ablauf vom Kunden bis zur Rechnung abbildet.
Unusual Suite geht genau diesen Weg: Das Dienstleister-Geschäft ist Teil einer ganzheitlichen Unternehmenssoftware, in der Kontakte, Projekte, Zeiten, E-Mails und Rechnungen zusammenlaufen.
Und Sie können sofort loslegen: Alle Funktionen von Unusual Suite sind bereits in der kostenlosen Free Edition enthalten. Nichts wird erst gegen Aufpreis freigeschaltet.
CRM für Dienstleister: von der Anfrage bis zur Rechnung
Das Dienstleistungsgeschäft folgt fast immer demselben Weg: Eine Anfrage kommt herein, daraus wird ein Angebot, aus dem Angebot ein Projekt, im Projekt entstehen Arbeitsstunden, und am Ende steht die Rechnung. In Unusual Suite läuft dieser ganze Weg in einem System, ohne Medienbruch:
- Anfrage erfassen: Kontakte und Organisationen zentral anlegen, sogar automatisch aus E-Mail-Signaturen
- Angebot erstellen: professionelle Angebote mit Positionen, Rabatten und Zahlungsbedingungen direkt an den Kontakt senden
- Projekt starten: aus dem gewonnenen Auftrag wird ein Projekt mit Aufgaben, Team und Terminen
- Zeiten erfassen: Arbeitszeiten werden im Projektkontext gebucht und sauber dem Kunden zugeordnet
- Rechnung schreiben: erfasste Zeiten werden zu Rechnungspositionen, die Rechnung geht XRechnung-konform raus
Weil alles miteinander verknüpft ist, sehen Sie zu jedem Kunden den vollständigen Verlauf. Das ist der Kern eines guten CRM: Sie wissen jederzeit, welche Angebote offen sind, welche Projekte laufen und welche Rechnungen noch ausstehen.
Jetzt kostenlos testen
Projektmanagement und Zeiterfassung für Dienstleister
Für Dienstleister ist Zeit das eigentliche Produkt. Deshalb wird in Unusual Suite jede Arbeitszeit direkt im Projekt erfasst, per Klick gestartet und gestoppt. Über Produkte hinterlegen Sie Abrechnungsregeln wie Stundensatz, Rundung oder Mindestzeiten, und sehen pro Projekt jederzeit die Summe der abrechenbaren Stunden.
Daraus entsteht die Rechnung praktisch von selbst: Sie wählen Projekt und Zeitraum, und Unusual Suite legt die Rechnungspositionen automatisch an. Diese enge Verzahnung von Zeiterfassung und Abrechnung sorgt dafür, dass keine geleistete Stunde mehr verloren geht.
Auch die Projektarbeit selbst bleibt übersichtlich. Aufgaben und Termine lassen sich als Liste, Kanban-Board oder Kalender anzeigen, mit Team, Notizen und Dokumenten direkt am Projekt. Wer mehrere Kundenaufträge parallel steuert, behält so den Überblick, wie es eine spezialisierte Projektmanagement Software leistet, nur eben ohne separates Tool.
Auf Wunsch geben Sie ein Projekt sogar für den Kunden frei: Über einen sicheren Link sieht er Status, Termine und Fortschritt, ohne eigenen Zugang. Das schafft Transparenz, die Dienstleistungskunden zu schätzen wissen.
ERP für Dienstleister? Die schlanke Bürosoftware-Alternative
Viele Dienstleister suchen nach einem ERP, merken aber schnell: Klassische ERP-Systeme sind auf Warenwirtschaft, Lager und Produktion ausgelegt. Genau das brauchen Dienstleistungsunternehmen meist gar nicht. Wer keine Waren verkauft, sondern Leistung, schleppt bei einem vollwertigen ERP viel Ballast mit, den er nie nutzt.
Unusual Suite setzt deshalb dort an, wo es für Dienstleister wirklich zählt: Kunden, Projekte, Zeiten und Rechnungen. Als Bürosoftware für Dienstleister deckt sie den kaufmännischen Alltag ab, ohne die Komplexität eines schweren ERP. Sie ist damit die schlanke Alternative, die schnell eingeführt ist und sofort Nutzen bringt.
Und sie wächst mit: Kundensupport, Dokumente und ein Wiki fürs Team sind bereits Teil desselben Systems, sodass Sie sich den klassischen zweiten Umzug ersparen. Wer dennoch klassische ERP-Funktionen sucht, findet auf unserer Seite zum ERP für kleine Unternehmen einen Vergleich.
Ein weiterer Unterschied zu klassischen ERP-Systemen: Statt undurchsichtiger Lizenzmodelle gibt es feste, planbare Editionen, und weil Unusual Suite im Browser läuft, ist sie ohne langwieriges Einführungsprojekt startklar.
Software für Dienstleister kostenlos starten
Sie müssen für eine professionelle Bürosoftware für Dienstleister nicht in Vorleistung gehen: Unusual Suite ist in der Free Edition für eine Person dauerhaft kostenlos, und das mit allen Funktionen von Anfang an. Wächst Ihr Team, kaufen Sie bei Bedarf die Pro Edition und testen sie vorher 90 Tage kostenlos.
Dabei behalten Sie die Hoheit über Ihre Daten. Über Rechte und Sichtbarkeiten steuern Sie, wer welche Kunden und Projekte sehen darf. Und wenn der Datenschutz es verlangt, lässt sich Unusual Suite auch im eigenen Haus (On-Premises) betreiben. Alle Details zu den Editionen finden Sie auf der Seite Preise.
Und „alle Funktionen" ist hier wörtlich gemeint: Von der Kundenverwaltung über Angebote, Projekte und Zeiterfassung bis zu Rechnungen, Support und KI deckt Unusual Suite den kompletten Alltag eines Dienstleisters ab. Der folgende Überblick zeigt, was im Einzelnen dabei ist:
Funktionen der Software für Dienstleister
im Überblick
CRM: Kunden und Organisationen
Alle Kontakte, Auftraggeber und Ansprechpartner zentral verwalten, mit 360-Grad-Sicht über Power-View und automatischer Kontaktanlage aus E-Mail-Signaturen. Zu jedem Kunden sehen Sie Angebote, Projekte, E-Mails und Rechnungen an einem Ort, inklusive lückenloser Historie, wer wann was geändert hat.
Angebote erstellen
Professionelle Angebote mit Positionen, Rabatten und Zahlungsbedingungen erstellen und direkt per E-Mail oder als PDF an den Kunden senden.
Projektmanagement
Kundenaufträge als Projekte mit Aufgaben, Team und Terminen führen, wahlweise als Liste, Kanban-Board oder Kalender, auf Wunsch per Link für den Kunden freigegeben.
Projektzeiterfassung
Arbeitszeiten projektbezogen per Klick erfassen, mit Abrechnungsregeln wie Stundensatz und Rundung, inklusive Summe der abrechenbaren Stunden pro Projekt.
Rechnungen & XRechnung
XRechnung-konforme Rechnungen erstellen und erfasste Zeiten automatisch als Positionen übernehmen: Das integrierte Rechnungsprogramm schließt den Kreis vom Auftrag bis zur Zahlung.
Aufgaben & Aktivitäten
Termine, To-dos und Follow-ups direkt mit Kunden und Projekten verknüpfen, mit Wiederholungen, Erinnerungen und Benachrichtigungen, damit nichts liegen bleibt.
E-Mail-Verwaltung
E-Mail-Konten anbinden und die komplette Kundenkommunikation im selben System verwalten, verknüpft mit Kontakten, Projekten und Organisationen.
Kundensupport mit Ticketsystem
Anfragen über ein Ticketsystem bündeln, automatisch aus eingehenden E-Mails Tickets erzeugen und Kunden über ein Service-Center mit KI-Antworten unterstützen.
Dokumente & Wissensdatenbank
Dokumente direkt im System erstellen und bearbeiten (Collabora Online) und Team-Wissen in einer durchsuchbaren Wissensdatenbank ablegen.
Power-Chat (KI)
Power-Chat beantwortet Fragen aus Ihren eigenen Daten, mit Quellenangabe. So bringt künstliche Intelligenz im CRM direkten Nutzen ins Tagesgeschäft von Dienstleistern.
Power-Search: Volltextsuche
Volltextsuche über alle Module hinweg: findet Kontakte, Projekte, E-Mails, Dokumente und Rechnungen in einer einzigen Abfrage, sogar Text in Bildern per OCR.
Häufige Fragen zur Software für Dienstleister (FAQ)
Eine Software für Dienstleister bündelt die kaufmännischen Abläufe eines Dienstleistungsunternehmens an einem Ort: Kundenverwaltung, Angebote, Projekte, Zeiterfassung und Rechnungen. Der Vorteil gegenüber mehreren Einzeltools: Jede Information ist nur einmal vorhanden und mit den passenden Vorgängen verknüpft, sodass niemand Daten doppelt pflegt.
Unusual Suite ist kein klassisches ERP mit Warenwirtschaft und Lager, sondern bewusst die schlanke Alternative für Dienstleister. Sie deckt genau die Bereiche ab, die Dienstleistungsunternehmen wirklich brauchen: Kunden, Projekte, Zeiten und Rechnungen, ohne den Ballast eines vollwertigen ERP.
Ja. Im Kern ist Unusual Suite ein integriertes CRM, das Kontakte, Organisationen und die komplette Kundenkommunikation verwaltet und zusätzlich Projekte, Zeiten und Rechnungen damit verbindet. Als CRM für Dienstleister sehen Sie zu jedem Kunden den vollständigen Verlauf an einem Ort.
Ja. Zeiten werden immer im Projektkontext erfasst. Für die Rechnung wählen Sie Projekt und Zeitraum, und Unusual Suite legt die Rechnungspositionen automatisch an. So muss niemand Stunden für die Abrechnung abtippen.
Ja. Kontakte lassen sich aus Apple iCloud, Google oder Microsoft 365 sowie aus Mailchimp und Mailerlite importieren. Zusätzlich kann Unusual Suite Kontakte automatisch aus eingehenden E-Mail-Signaturen anlegen.
Ja. Ein Projekt lässt sich über einen sicheren Link öffentlich freigeben. Der Kunde sieht dann Projektname, Status, Termine und Aktivitäten, ohne eigenen Zugang. Das Aufheben der Freigabe macht den Link sofort ungültig.
Ja. Neben Kunden, Projekten und Rechnungen enthält Unusual Suite E-Mails, Dokumente mit integrierter Office-Bearbeitung und eine Wissensdatenbank. Damit deckt die Bürosoftware für Dienstleister den kaufmännischen Alltag in einem System ab.
Ja. Unusual Suite läuft im Browser und lässt sich als App (PWA) auf Windows, macOS, iOS und Android installieren. Für höhere Datenschutzanforderungen ist auch ein On-Premises-Betrieb möglich.
Die Free Edition ist für einen Nutzer dauerhaft kostenlos und enthält bereits alle Funktionen. Die Pro Edition kostet 29 Euro pro Nutzer und Monat (jährliche Zahlung) und lässt sich 90 Tage kostenlos testen. Alle Details finden Sie auf unserer Preisseite.