Documentos

Unusual Suite incluye una solución ofimática completamente integrada con Collabora Online, para que puedas crear, editar y colaborar en documentos, hojas de cálculo, presentaciones y gráficos sin salir de la aplicación.

Qué puedes crear y editar

El editor integrado admite una amplia variedad de tipos de archivo en cuatro categorías de contenido.

Documentos de texto — informes, cartas y otro contenido escrito. Formatos admitidos: .odt, .docx, .doc, .rtf, .txt.
Hojas de cálculo — tablas de datos, fórmulas y análisis. Formatos admitidos: .ods, .xlsx, .xls, .csv.
Presentaciones — presentaciones de diapositivas y contenido basado en slides. Formatos admitidos: .odp, .pptx, .ppt.
Gráficos y diagramas — diagramas de flujo, ilustraciones técnicas y composiciones visuales con herramientas de dibujo vectorial. Formatos admitidos: .odg, .svg, .pdf, con opciones de exportación a .png, .jpg y más.

No se requiere software adicional ni plugins. En cualquier lugar de Unusual Suite donde se admita la edición de documentos o gráficos, encontrarás la opción de abrir el editor directamente.

Subir un documento

Puedes añadir un nuevo documento a Unusual Suite en cualquier momento desde el Power-Grid de Documentos.

Haz clic en el icono 'Añadir nuevo documento' .
Arrastra tu archivo al cuadro de diálogo o haz clic en 'Seleccionar archivos' para buscarlo.
Opcionalmente, permite que Unusual Suite analice el documento en busca de información de contacto. Si la encuentra, puede crear un registro de contacto y una tarea para ayudarte a hacer seguimiento de tus pendientes.

Editar propiedades del documento

Puedes establecer el tipo de documento, añadir una descripción, asignar etiquetas y conectar el documento con otros registros.

En el Power-Grid de Documentos , sitúa el cursor sobre la fila del documento y haz clic en el icono 'Editar' a la derecha.
Establece el tipo de documento y actualiza las demás propiedades que desees, como la descripción o las etiquetas.
Haz clic en el icono 'Guardar' para guardar los cambios.

Vincular un documento a registros existentes

Puedes conectar un documento a proyectos, contactos o actividades para que aparezca en la pestaña 'Documentos' del registro correspondiente.

Abre las propiedades del documento haciendo clic en el icono 'Editar' .
Desplázate hasta la sección 'Vinculado' al final del panel de propiedades.
Selecciona el tipo de registro al que quieres vincular el documento, por ejemplo un proyecto.
Empieza a escribir el nombre del registro y selecciónalo de la lista desplegable que aparece.
Haz clic en el icono 'Guardar' para guardar los cambios.

El documento aparece ahora en la pestaña 'Documentos' del registro vinculado. Para eliminar el vínculo, ve a esa pestaña y desvincúlalo desde allí.

Vista previa de un documento

Sitúa el cursor sobre la barra de acciones rápidas en el lado derecho de una fila de documento. Aparecerá automáticamente una vista previa del documento subido, sin necesidad de abrirlo.

Resumen del documento

Cada documento puede tener un resumen generado por IA. Cuando se sube un documento — ya sea manualmente o como adjunto de un correo electrónico — la IA genera automáticamente un resumen y rellena la propiedad de descripción. La IA también intenta identificar el tipo de documento, como 'Info', 'Presupuesto' u 'Orden'.

Para ver el resumen, sitúa el cursor sobre la fila del documento en el Power-Grid de Documentos y haz clic en el icono 'Mostrar resumen' en la barra de acciones rápidas.

Si el documento contiene contactos, organizaciones o actividades, la IA también extrae esos registros. Puedes crear vínculos a ellos e importar los que aún no existan en tu sistema.

Generar el resumen tarda un momento. Si aún no ha aparecido, espera un poco y vuelve a comprobarlo.

Publicar un documento

Publicar un documento crea un enlace compartible que cualquier persona puede usar para verlo y descargarlo, aunque no tenga acceso a Unusual Suite. Esto es útil para compartir documentos con clientes o colegas fuera de tu organización.

En el Power-Grid de Documentos, sitúa el cursor sobre la fila del documento y haz clic en el icono 'Editar' .
Haz clic en el icono 'Más' y selecciona 'Publicar documento'.
Haz clic en el icono 'Copiar al portapapeles' para copiar el enlace.
Pega el enlace y envíaselo al destinatario. Podrá ver y descargar el documento haciendo clic en el enlace.

La columna 'Publicado' en el Power-Grid de Documentos indica si un documento está actualmente publicado.

Dejar de publicar un documento

Cuando dejas de publicar un documento, el enlace existente queda invalidado de inmediato y el documento deja de ser accesible para cualquier persona que lo tenga.

Sitúa el cursor sobre la fila del documento y haz clic en el icono 'Editar' .
Haz clic en el icono 'Más' y selecciona 'Dejar de publicar documento'.

Si publicas el documento de nuevo más tarde, se generará un nuevo enlace. El enlace antiguo no funcionará. Comparte el nuevo enlace con quienes necesiten acceso.

Seguridad de publicación

Cada enlace de documento publicado contiene una clave de 64 caracteres que se genera aleatoriamente al publicar el documento. La clave es única y no se puede adivinar.

Publicar es una operación sensible en términos de seguridad. Solo los usuarios cuyo perfil incluya el privilegio de 'Lectura' y 'Escritura' para la propiedad 'Publicado' en 'Documentos' pueden publicar o dejar de publicar documentos.

Archivos adjuntos de correo como documentos

Los archivos adjuntos de correo electrónico se almacenan automáticamente como documentos en Unusual Suite, por lo que no es necesario subirlos por separado.

Esto es lo que debes saber sobre cómo se relacionan los adjuntos y los documentos entre sí:

Los vínculos y actividades del correo también están disponibles en el documento adjunto.
Añadir nuevos vínculos o actividades al correo también los añade al documento adjunto.
Eliminar vínculos o actividades del correo no los elimina del documento adjunto.
Si ya existe un documento idéntico, un correo entrante hace referencia al documento existente en lugar de crear un duplicado.
Los documentos creados por un correo entrante se eliminan automáticamente cuando se elimina ese correo.

Para abrir el correo electrónico asociado a un documento, busca la columna 'Correo electrónico' en el Power-Grid de Documentos y haz clic en el icono de correo de esa fila.

Tipos de archivo admitidos para adjuntos de correo

Los siguientes tipos de archivo se admiten como documentos de adjuntos de correo electrónico:

DOCX, HTM, HTML, ODT, PDF, PPTX, RTF, TXT, XHTM, XTML

También se admiten estos tipos de archivo de imagen, siempre que el contenido de texto escaneado por OCR tenga más de 100 caracteres:

PNG, JPG, JPEG, BMP, WEBP