Das Rechnungsmodul ermöglicht es Ihnen, professionelle Rechnungen für Ihre Kunden zu erstellen, anzupassen und zu versenden. Unusual Suite-Rechnungen entsprechen dem XRechnung 3.0.1 (CII)-Standard für elektronische Rechnungen.
Was Sie mit Rechnungen tun können
Personalisierte Rechnungen für Ihre Kunden erstellen und versenden.
Rechnungsdetails wie Empfänger, Adresse, Rechnungsnummer und Fälligkeitsdatum bearbeiten.
Eine Einleitung, Zahlungsbedingungen und eine Fußzeile hinzufügen.
Eine Standard-Layoutvorlage auswählen oder ein eigenes benutzerdefiniertes Design hochladen.
Rechnungsdetails bearbeiten
Wählen Sie zunächst den Empfänger aus Ihrer Unusual Suite-Datenbank aus, entweder als Kontakt oder als Organisation. Füllen Sie dann die folgenden Felder aus:
Wählen Sie die korrekte Adresse für den Empfänger.
Legen Sie eine eindeutige Rechnungsnummer fest.
Definieren Sie ein Fälligkeitsdatum.
Fügen Sie optional eine Einleitungsnachricht, Zahlungsbedingungen und eine Fußzeile hinzu.
Wählen Sie ein Layout — wählen Sie eine Standard-Vorlage oder laden Sie Ihr eigenes HTML-basiertes Design hoch.
Falls nötig, fügen Sie ein Dokument mit Kaufbedingungen bei, das der mit der Rechnung gesendeten E-Mail beigelegt wird.
Klicken Sie auf 'Speichern' in der oberen rechten Ecke, wenn Sie fertig sind.
Positionen hinzufügen
Wechseln Sie zum Tab 'Positionen' und klicken Sie auf das Symbol 'Hinzufügen' , um neue Einträge einzufügen. Wählen Sie ein Produkt aus, und seine Standardeigenschaften — Preis und Beschreibung — werden automatisch angezeigt. Sie können diese Details nach Bedarf anpassen. Produkte werden im Konfiguration-Modul konfiguriert. Der Gesamtpreis oben im Power-Grid wird in Echtzeit aktualisiert, wenn Sie Einträge hinzufügen.
Das Symbol 'Zeiterfassungseinträge' oben im Bereich der Positionen ermöglicht es Ihnen, erfasste Arbeitszeit zu Ihrer Rechnung hinzuzufügen. Wählen Sie das Projekt, in dem die Zeit erfasst wurde, definieren Sie den Zeitraum und legen Sie fest, wie die Gesamtdauer gerundet werden soll. Nach der Bestätigung erstellt Unusual Suite automatisch Positionen aus diesen Zeiterfassungseinträgen und fügt sie der Rechnung hinzu.
Einen Rabatt anwenden
Sie können oben im Bereich der Positionen einen optionalen Rabatt anwenden. Sowohl feste als auch prozentuale Rabatte werden unterstützt. Der Gesamtpreis wird automatisch aktualisiert, wenn ein Rabatt angewendet wird.
Preisrundung verstehen
Jedes Produkt in Unusual Suite hat einen Nettopreis, einen MwSt-Satz und einen Bruttopreis. Preise werden nach folgenden Regeln berechnet:
Berechnete Preise werden auf 2 Dezimalstellen gerundet.
Wenn der Nettopreis eines Produkts definiert ist, wird der Bruttopreis durch Anwendung des MwSt-Satzes berechnet.
Wenn der Bruttopreis eines Produkts definiert ist, wird der Nettopreis durch Anwendung des umgekehrten MwSt-Satzes berechnet.
Netto- und Bruttopreise werden jeweils mit der gekauften Menge multipliziert.
Der Gesamt-Nettopreis und der Gesamt-Bruttopreis aller gekauften Artikel werden addiert. Die Differenz zwischen dem Gesamt-Brutto und dem Gesamt-Netto ergibt den MwSt-Betrag.
Eine benutzerdefinierte Rechnungsvorlage verwenden
Rechnungsvorlagen sind HTML-Dokumente, die Variablen unterstützen, die beim Erstellen der Rechnung durch tatsächliche Rechnungsdaten ersetzt werden. So registrieren Sie eine benutzerdefinierte Vorlage:
Laden Sie die HTML-Vorlage in Unusual Suite hoch.
Fahren Sie im Power-Grid mit der Maus über das Dokument und klicken Sie auf das Symbol 'Dokumenteigenschaften bearbeiten' .
Setzen Sie den Dokumenttyp auf Rechnungsvorlage.
Klicken Sie auf 'Speichern' .
Kaufbedingungen erstellen oder hochladen
Kaufbedingungen werden der mit Ihrer Rechnung gesendeten E-Mail beigefügt. So erstellen oder laden Sie sie hoch:
Öffnen Sie das Dokumente-Modul und klicken Sie auf das Symbol 'Hinzufügen' .
Wählen Sie Textdokument, um Ihre Bedingungen direkt zu verfassen, oder laden Sie eine vorhandene Datei hoch.
Speichern Sie das Dokument und klicken Sie dann auf das Symbol 'Dokumenteigenschaften bearbeiten' und setzen Sie den Typ auf Kaufbedingungen.
Eine Rechnung verfassen und versenden
Sobald Ihre Rechnung fertig ist, klicken Sie auf das Symbol 'Rechnung verfassen' , um eine Vorschau anzuzeigen. Sie können sie dann per E-Mail über das Symbol 'Senden' versenden. Die E-Mail enthält die Rechnung, das X-Rechnungsdokument und alle beigefügten Kaufbedingungen. Sie können auch eine E-Mail-Vorlage auf die Nachricht anwenden. Sie können die Rechnung auch herunterladen oder drucken — die meisten Browser ermöglichen es Ihnen, sie über den Druckdialog als PDF zu speichern.
Weitere Funktionen
Fügen Sie Notizen zu einer Rechnung hinzu, genau wie bei jedem anderen Datensatz in Unusual Suite.
Kommunizieren Sie mit Ihrem Team über eine Rechnung über den integrierten Team-Chat.
Zeigen Sie die Timeline der Rechnung an, um alle Änderungen nachzuverfolgen.
Suchen Sie nach Rechnungen und interagieren Sie mit ihnen über Power-Search und Power-Chat.
Rechnungen sind auf eine korrekte Produktkonfiguration und ordnungsgemäß zugewiesene Dokumenttypen angewiesen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Vorlagen hochgeladen und Ihre Kaufbedingungen vor dem Versand auf den richtigen Typ gesetzt sind.