El módulo de Facturas te permite crear, personalizar y enviar facturas profesionales a tus clientes. Las facturas de Unusual Suite cumplen con el estándar de factura electrónica XRechnung 3.0.1 (CII).
Qué puedes hacer con Facturas
Crear y enviar facturas personalizadas a tus clientes.
Editar los detalles de la factura como destinatario, dirección, número de factura y fecha de vencimiento.
Añadir una introducción, condiciones de pago y un pie de página.
Seleccionar una plantilla de diseño estándar o subir tu propio diseño personalizado.
Editar los detalles de la factura
Comienza seleccionando el destinatario de tu base de datos de Unusual Suite, ya sea como un Contacto o una Organización. Luego completa los siguientes campos:
Elige la dirección correcta para el destinatario.
Establece un número de factura único.
Define una fecha de vencimiento.
Opcionalmente, añade un mensaje de introducción, condiciones de pago y un pie de página.
Elige un diseño: selecciona una plantilla estándar o sube tu propio diseño basado en HTML.
Si es necesario, adjunta un documento de condiciones de compra que se incluirá en el email enviado con la factura.
Haz clic en 'Guardar' en la esquina superior derecha cuando hayas terminado.
Agregar líneas de detalle
Ve a la pestaña 'Líneas de detalle' y haz clic en el icono 'Agregar' para insertar nuevos elementos. Selecciona un producto y sus propiedades predeterminadas —precio y descripción— aparecen automáticamente. Puedes ajustar cualquiera de estos detalles según sea necesario. Los productos se configuran en el módulo de Configuración. El precio total en la parte superior del Power-Grid se actualiza en tiempo real a medida que agregas elementos.
El icono 'Entradas de horas' en la parte superior de la sección de líneas de detalle te permite agregar el tiempo de trabajo registrado a tu factura. Elige el proyecto donde se registró el tiempo, define el intervalo de tiempo y establece cómo debe redondearse la duración total. Una vez confirmado, Unusual Suite crea automáticamente líneas de detalle a partir de esas entradas de horas y las añade a la factura.
Aplicar un descuento
Puedes aplicar un descuento opcional en la parte superior de la sección de líneas de detalle. Se admiten tanto descuentos fijos como porcentuales. El precio total se actualiza automáticamente cuando se aplica un descuento.
Entender el redondeo de precios
Cada producto en Unusual Suite tiene un precio neto, un tipo de IVA y un precio bruto. Los precios se calculan con las siguientes reglas:
Los precios calculados se redondean a 2 decimales.
Si el precio neto de un producto está definido, el precio bruto se calcula aplicando el tipo de IVA.
Si el precio bruto de un producto está definido, el precio neto se calcula aplicando el tipo de IVA inverso.
Los precios neto y bruto se multiplican individualmente por la cantidad comprada.
El precio neto total y el precio bruto total de todos los artículos comprados se suman. La diferencia entre el total bruto y el total neto es el importe del IVA.
Usar una plantilla de factura personalizada
Las plantillas de factura son documentos HTML que admiten variables que se reemplazan con los datos reales de la factura cuando se elabora la factura. Para registrar una plantilla personalizada:
Sube la plantilla HTML a Unusual Suite.
En el Power-Grid, pasa el ratón sobre el documento y haz clic en el icono 'Editar propiedades del documento' .
Establece el tipo de documento como Plantilla de factura.
Haz clic en 'Guardar' .
Crear o subir condiciones de compra
Las condiciones de compra se adjuntan al email enviado con tu factura. Para crearlas o subirlas:
Ve al módulo de Documentos y haz clic en el icono 'Agregar' .
Selecciona Documento de texto para escribir tus condiciones directamente, o sube un archivo existente.
Guarda el documento, luego haz clic en el icono 'Editar propiedades del documento' y establece el tipo como Condiciones de compra.
Elaborar y enviar una factura
Una vez que tu factura esté lista, haz clic en el icono 'Elaborar factura' para previsualizarla. Luego puedes enviarla por email usando el icono 'Enviar' . El email incluye la factura, el documento X-Invoice y cualquier condición de compra adjunta. También puedes aplicar una plantilla de email al mensaje. También puedes descargar o imprimir la factura: la mayoría de los navegadores te permiten guardarla como PDF desde el diálogo de impresión.
Funciones adicionales
Añade notas a una factura igual que a cualquier otro registro en Unusual Suite.
Chatea con tu equipo sobre una factura usando el chat de equipo integrado.
Consulta la cronología de la factura para hacer un seguimiento de todos los cambios.
Las facturas dependen de una configuración correcta de los productos y de los tipos de documento correctamente asignados. Asegúrate de que tus plantillas estén subidas y de que tus condiciones de compra estén configuradas con el tipo correcto antes de enviar.